销售合同审核流程标准化工具风险控制与合同履行版

销售合同审核流程标准化工具风险控制与合同履行版一、适用场景与价值定位本工具适用于各类企业销售部门、法务部门及合同管理岗位，旨在规范销售合同从发起、审核到履行的全流程管理，重点解决合同条款模糊、风险点遗漏、履行跟踪缺失等问题。适用于但不限于以下场景：企业与客户签订常规销售合同（如产品买卖、服务提供）；涉及金额较大、条款复杂的销售合同专项审核；合同履行过程中的进度监控、风险预警及纠纷应对；中小企业缺乏标准化合同流程时的体系建设参考。通过本工具，可实现合同审核“流程标准化、风险可控化、履行可视化”，降低合同纠纷率，保障企业合法权益，提升销售业务效率。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与前置准备发起主体：由销售代表（或客户经理）根据客户需求发起合同审批，填写《合同审批单》（见模板1），并同步收集以下基础材料：客户主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人身份证明等，需核实原件）；客户需求确认文件（如订单、报价单、技术规格书等）；历史合作记录（如有，需附合同履行情况说明）。材料完整性自查：销售代表*需保证材料齐全、信息准确（如客户名称、统一社会信用代码、合同金额等关键信息与证明文件一致），避免因材料缺失导致审核延误。（二）多维度审核流程1.初步审核（销售部门负责人*）审核重点：合同内容与客户需求的一致性、销售政策合规性（如价格体系、折扣权限）、交货/服务周期可行性。输出成果：若审核通过，签署意见后流转至法务部门；若需修改，注明修改意见并退回销售代表*调整。2.法务审核（法务专员*）审核重点：主体资格：客户是否具备签约能力（如分支机构需附授权委托书）；条款合法性：付款方式、违约责任、争议解决条款等是否符合法律法规及企业内部规定；权利义务对等性：是否存在“霸王条款”（如客户单方解除权、企业免责条款模糊等）；风险规避：知识产权、保密条款、不可抗力等约定是否明确。输出成果：通过《合同条款风险检查表》（见模板2）逐项标注风险等级（高/中/低），提出修改建议；重大风险需同步至业务部门负责人*沟通确认。3.财务审核（财务经理*）审核重点：收支条款：付款节点、金额、账户信息是否准确（如避免个人账户收款）；税费承担：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、税率是否符合税务规定；信用风险：客户信用评级、历史回款记录，必要时要求提供担保或预付款；成本利润：合同价格是否覆盖成本及合理利润，避免低价竞争风险。输出成果：审核通过后签署意见；若涉及财务风险（如客户信用不足），需暂停审批并启动风险应对程序。4.业务部门确认（销售总监*）审核重点：综合前述审核意见，结合业务目标（如市场份额、战略客户合作），评估合同条款的可执行性与商业合理性。输出成果：最终确认合同文本，签署审批意见后流转至总经理*（或授权审批人）完成最终审批。（三）合同签订与归档最终审批：总经理*（或授权人）根据审批流程结果签署《合同审批单》，确认合同生效。文本固化：使用企业标准合同模板（如需修改需经法务专员*最终确认），打印一式多份（双方各执X份，企业归档X份），加盖企业合同专用章及骑缝章。归档管理：销售代表*在合同签订后3个工作日内将合同原件、审批单、客户证明材料等扫描存档至企业合同管理系统，并归档纸质文件，保证“一事一档、可追溯”。（四）合同履行跟踪与风险监控履行计划制定：合同签订后，销售代表牵头制定《合同履行跟踪表》（见模板3），明确关键节点（如预付款到账、交货期、验收时间、质保期起算等），责任到人（如物流负责发货、技术*负责验收）。进度监控：每周更新履行进度，对延迟节点（如客户未按时付款、生产延期）及时预警；客户提出变更需求时，需签订《合同补充协议》（参照原合同审核流程），避免口头约定。风险应对：履行中发觉客户违约（如拖欠货款超过30天），由销售代表协同财务部门发送《催款函》，必要时启动法律程序；企业自身履约困难（如供应链中断），需提前10日通知客户并协商解决方案，避免承担违约责任。三、核心工具表格模板模板1：合同审批单合同基本信息合同编号SC-YYYYMMDD-X（示例：SC-20240520-001）客户名称统一社会信用代码签约主体（我方）[企业全称]合同类型□产品买卖□服务提供□其他_________合同金额（元）大写：_________________________小写：_________________________合同履行期限自_年_月_日至_年_月_日主要条款摘要1.付款方式：_________________________2.交货/服务地点：___________3.违约责任：_________________________附件清单□客户资质证明□订单/报价单□技术协议□其他_________审核流程审核部门/人审核意见签署日期销售部门初审销售代表*销售部门负责人审核销售经理*法务审核法务专员*财务审核财务经理*业务部门终审销售总监*最终审批总经理*备注：审核通过后，由法务专员加盖合同章，销售代表负责文本传递与归档。模板2：合同条款风险检查表审核条款检查内容风险等级（高/中/低）问题描述修改建议主体资格条款客户是否提供最新营业执照？法定代表人/授权代表身份是否有效？付款条款付款节点是否明确（如“预付款30%”“验收后付70%）？账户是否为企业对公账户？交付/服务条款交货地点、时间、验收标准是否具体？是否存在“尽快”“约X月”等模糊表述？违约责任条款双方违约责任是否对等？企业违约责任是否过重（如“逾期付款按日千分之五支付违约金”）？争议解决条款约定诉讼/仲裁是否明确？管辖法院/仲裁机构是否为企业所在地？保密条款保密范围、期限、违约责任是否清晰？不可抗力条款定义是否涵盖常见风险（如自然灾害、政策变化）？通知义务与免责条件是否明确？审核人：法务专员*审核日期：____年_月_日模板3：合同履行跟踪表合同编号SC-20240520-001客户名称科技有限公司履行阶段关键节点计划日期实际日期签约准备合同签订2024-05-202024-05-20预付款收取预付款到账2024-05-252024-05-26生产/服务产品生产完成2024-06-102024-06-12交付物流发货2024-06-152024-06-15验收客户签收验收2024-06-20待完成尾款收取尾款支付2024-06-30待完成更新人：销售代表*更新日期：____年_月_日下次更新时间：每周五四、风险控制要点与注意事项（一）审核阶段风险控制主体资格风险：务必核实客户营业执照、授权委托书等文件原件，避免与“三无企业”或超范围经营主体签约；对分支机构签约，需要求提供总公司授权书并加盖分支机构公章。条款表述风险：禁止使用“大概”“尽量”等模糊词汇，付款、交付、验收等条款需量化（如“交货时间为2024年6月15日前，以签收日期为准”）；违约责任需明确计算方式（如“逾期付款按日万分之六支付违约金”）。权限合规风险：销售代表不得超越权限承诺价格、付款条件等特殊条款，超权限事项需经销售总监及以上领导书面确认。（二）履行阶段风险控制进度跟踪风险：建立“周更新、月复盘”机制，对延迟节点需分析原因并制定补救措施（如延期交货需提前通知客户并协商违约金减免）。证据留存风险：履行过程中的重要沟通（如邮件、会议纪要）需书面化归档，客户签收单、验收报告等需加盖公章，避免口头约定导致纠纷时举证困难。变更管理风险：客户需求变更必须签订《合同补充协议》，明确变更内容、费用、履行期限等，严禁通过“订单备注”“聊天记录”等方式修改合同核心条款。（三）其他注意事项合同文本需使用企业最新标准模板，非标模板需经法务专员*