行政工作处理及文件归档管理手册

行政事务处理及文件归档管理手册本手册旨在规范组织内行政事务处理流程及文件归档管理工作，保证行政工作高效有序、文件资料安全完整，为日常运营提供标准化指引。手册适用于组织内全体行政人员及相关业务岗位，涵盖会议管理、办公用品申领、印章使用、文件分类归档、档案借阅等核心环节，所有操作需遵循“规范、高效、保密、可追溯”原则。第一部分行政事务处理模块一：会议组织与管理一、适用范围与典型应用场景本模块适用于组织内各类会议的组织、召开及后续管理，包括但不限于部门例会、跨部门协调会、专题研讨会、外部接待会等。典型应用场景：周例会安排项目进度同步、季度工作总结会部署重点任务、客户对接会明确合作细节等。二、标准化操作流程（一）会前准备阶段会议发起：由需求部门（或会议主持人）填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及预计时长，提前2个工作日提交至行政部审核。资源协调：行政部根据申请表协调会议场地（如会议室、设备投影仪、麦克风等）、安排茶歇（如需），并提前1天确认场地及设备可用性。通知发布：行政部通过内部通讯工具（如企业OA系统）向参会人员发送会议通知，包含会议基本信息及需提前准备的资料（如PPT、议题清单）。（二）会中执行阶段签到与资料分发：会议开始前10分钟，行政人员负责参会人员签到（纸质或电子签到表），分发会议资料（如议程表、背景材料等）。设备与流程保障：会议期间，行政人员全程在场，负责保障投影、音响等设备正常运行，按议程提醒主持人控制各环节时长，保证会议按计划推进。会议记录：指定记录人（通常为会议发起部门人员或行政人员）实时记录会议要点，包括讨论决议、待办事项（明确责任人与完成时限）、争议点等，形成《会议纪要》初稿。（三）会后整理阶段纪要与决议确认：会议结束后1个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经会议主持人审核无误后，发送至参会人员及相关部门确认；如有修改，需在2个工作日内完成定稿。资料归档：行政人员收集会议签到表、《会议纪要》定稿、参会资料等，按“年度-会议类型-日期”分类存档（电子档同步至OA系统归档模块）。待办事项跟踪：行政部根据《会议纪要》中的待办事项，每周通过OA系统向责任部门/人员跟踪进度，保证决议落地。三、常用表单模板表1-1：会议申请表会议主题会议时间（年/月/日时分）会议地点参会人员会议议程预计时长需协调资源申请人1.□会议室□投影仪2.□麦克风□茶歇3.审核意见（行政部）审批人（签字）日期表1-2：会议纪要会议名称会议时间会议地点主持人记录人会议议程讨论内容决议事项责任部门/人完成时限1.议题一2.议题二其他事项分发范围四、执行要点与风险提示要点：会议通知需提前24小时发布（紧急会议除外）；《会议纪要》需明确“做什么、谁来做、何时完成”；重要会议（如涉及决策、外部合作）需全程录音（需提前告知参会人员）。风险提示：避免会议超时（可设置计时提醒）；未经允许不得擅自录音录像；涉密会议需在保密会议室召开，会后资料按涉密文件管理。模块二：办公用品申领与管理一、适用范围与典型应用场景本模块适用于组织内办公用品（含办公用纸、文具、耗材、清洁用品等）的申领、采购、发放及库存管理，适用于全体员工日常办公物资需求场景。二、标准化操作流程（一）申领与审批需求提交：员工通过OA系统“办公用品申领”模块填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、用途及申领部门，提交至部门负责人审批。审批与汇总：部门负责人确认申领合理性后，审批通过；行政部每周五汇总各部门申领需求，核对库存，形成《办公用品采购清单》。（二）采购与入库供应商选择：行政部根据采购清单，从合格供应商名录中选择供应商（至少比价2家），保证价格合理、质量合格。验收入库：物品送达后，行政部与采购员共同核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后填写《办公用品入库单》（一式两份，行政部留存一份，财务部一份），更新库存台账。（三）发放与库存管理发放流程：员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取，行政人员核对单据信息后发放，并在申领单上签字确认；批量发放（如部门共享物资）需在《部门物资领用登记表》中记录。库存盘点：行政部每月末进行一次库存盘点，核对实物与台账是否一致，对临近保质期的物品（如墨盒、胶水）提前预警，对积压物品分析原因并调整采购计划。三、常用表单模板表2-1：办公用品申领单申领部门申领人申领日期用途物品名称规格申领数量审批人（部门）领取人签字发放人签字库存余量表2-2：办公用品库存台账日期物品名称规格入库数量出库数量结余数量管理员四、执行要点与风险提示要点：申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则；低值易耗品（如笔、本）按月申领，耐用品（如计算器、订书机）以旧换新；库存台账需实时更新，保证账实相符。风险提示：避免超量申领导致库存积压；严禁将办公用品私自带出办公区域（特殊情况需部门负责人审批）；采购需遵守组织廉洁规定，禁止收受回扣。模块三：印章使用与审批一、适用范围与典型应用场景本模块适用于组织内各类印章（包括公章、财务专用章、合同专用章、部门章等）的使用申请、审批、登记及保管管理，适用于对外发文、合同签订、证明开具等需加盖印章的场景。二、标准化操作流程（一）使用申请提交申请：申请人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途、用印部门及申请人，并附用印文件电子版（或纸质版），提前1个工作日提交至印章保管部门（通常为行政部）。（二）审批与核验分级审批：日常行政文件（如通知、函件）：部门负责人审批→行政部负责人审批；合同、协议类文件：部门负责人审批→分管领导审批→行政部负责人审批；涉及重大事项（如资产处置、法律文件）：总经理审批→行政部负责人审批。文件核验：审批人及印章保管人需核验用印文件内容是否与申请用途一致，文件内容是否合规（如合同条款是否完整、有无法律风险），确认无误后方可盖章。（三）用印与登记规范用印：印章保管人核对审批通过后的《印章使用申请表》与用印文件，确认无误后在指定位置加盖印章，要求“骑年盖月”、清晰端正，不得在空白纸张、空白合同上用印。登记备案：用印后，印章保管人填写《印章使用登记表》，记录用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人、保管人签字，同时扫描用印文件电子版存档（与《印章使用申请表》一并归档）。（四）印章保管公章、财务专用章等重要印章由行政部专人保管（双人保管，即“保管人+监督人”），保险柜存放，钥匙由保管人与监督人分别保管；部门章由各部门负责人保管，用印需在行政部备案；印章保管人离职时，需办理交接手续，填写《印章交接清单》，由行政部负责人监交。三、常用表单模板表3-1：印章使用申请表用印文件名称文件份数用途用印部门申请人审批意见（部门）审批人（签字）日期审批意见（行政部）审批人（签字）日期审批意见（分管领导）审批人（签字）日期表3-2：印章使用登记表用印日期文件名称份数申请人审批人用印位置保管人签字四、执行要点与风险提示要点：用印文件需经最终审批人签字确认；严禁在未审批文件、空白文件上用印；印章保管人需定期检查印章是否完好，如有损坏需及时报行政部更换。风险提示：用印文件内容需与审批内容一致，不得擅自修改；用印后的文件需妥善保管，遗失需及时报告并采取补救措施；严禁外借印章（特殊情况需总经理审批，并由行政部派员监印）。第二部分文件归档管理模块一：文件分类与编号规则一、适用范围与分类标准本模块适用于组织内各类行政文件、业务文件、合同、档案的分类及编号管理，保证文件系统化、可检索。分类标准按年度：以文件形成年度为第一分类（如2024年）；按部门：以文件形成部门为第二分类（如行政部、财务部、市场部）；按文件类型：以文件性质为第三分类（如“01-综合管理类”“02-合同协议类”“03-会议纪要类”“04-证照资质类”）。二、文件编号方法文件编号统一为“-”分隔的六位编码：年度（后两位）-部门代码-文件类型代码-流水号。部门代码：行政部（01）、财务部（02）、市场部（03）、人力资源部（04）等；文件类型代码：综合管理类（01）、合同协议类（02）、会议纪要类（03）、证照资质类（04）等；流水号：按文件形成顺序三位数编码（如001、002）。示例：2024年行政部形成的第5份综合管理类文件，编号为“24-01-01-005”。三、分类示例年度部门文件类型文件名称示例编号示例2024行政部综合管理类《办公用品管理制度》24-01-01-0012024市场部合同协议类《XX项目合作协议》24-03-02-0152023人力资源部会议纪要类《2023年度招聘工作总结会纪要》23-04-03-0082024财务部证照资质类《营业执照（副本）》24-02-04-002模块二：文件归档全流程管理一、标准化操作流程（一）文件收集归档范围：包括但不限于行政发文、收文、会议纪要、合同、证照、工作报告、审批单、重要函件等具有保存价值的文件。收集责任：各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门文件收集，每月最后一个工作日将本月形成的文件（纸质+电子）整理后提交至行政部归档专员。（二）文件整理核对与筛选：行政部归档专员核对提交文件是否齐全、内容是否完整（如审批手续是否完备、有无签字盖章），剔除无保存价值的临时性文件（如草稿、普通通知）。排序与装订：按文件形成时间顺序排序，使用不锈钢夹或线装方式装订（左侧装订，保证页面平整），避免使用金属钉（易锈蚀）；对超规格文件（如图纸）进行折叠，折叠后尺寸以A4纸为准。（三）编号与登记编号与标签：按“文件分类与编号规则”为文件编号，打印标签粘贴在文件首页右上角（纸质文件）或电子文件命名栏（电子文件）。登记台账：填写《文件归档登记表》，记录文件编号、名称、形成日期、页数、部门、归档人、归档日期，保证“账实一致”。（四）入库与保管存放要求：纸质文件存入专用档案柜（按年度-部门-类型顺序排列），档案柜标注“年度-部门-文件类型”标识；电子文件至OA系统“档案管理模块”，按编号分类存储，设置读取权限（仅授权人员可访问）。环境管理：档案室需保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防潮、防盗设备（如灭火器、温湿度计、防盗门），定期检查（每季度一次）。二、常用表单模板表4-1：文件归档登记表归档日期文件编号文件名称形成日期页数部门归档人档案柜位置三、执行要点与风险提示要点：文件需在形成后1个月内完成归档；电子文件需与纸质文件同步归档，保证内容一致；涉密文件需单独存放（加密柜），按涉密文件管理规定管理。风险提示：避免文件涂改（如需修改需在修改处签字确认）；归档文件不得擅自拆封、抽取；档案室严禁吸烟、存放易燃易爆物品，定期检查消防设施。模块三：档案借阅与利用一、适用范围与借阅条件本模块适用于组织内员工因工作需要借阅档案的管理，适用于查阅历史文件、核对合同信息、参考工作总结等场景。借阅条件：借阅人需为组织正式员工，填写《档案借阅申请表》；涉密档案需经部门负责人及分管领导审批；借阅目的需与工作相关，不得用于私人用途。二、标准化操作流程（一）借阅申请提交申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明档案编号、名称、借阅用途、借阅期限（最长不超过15个工作日），提交至部门负责人审批。（二）审批与登记审批流程：普通档案（如会议纪要、管理制度）：部门负责人审批→行政部负责人审批；涉密档案（如合同、财务数据）：部门负责人审批→分管领导审批→行政部负责人审批。借阅登记：审批通过后，档案管理员核对档案信息，在《档案借阅登记表》中记录借阅日期、借阅人、档案编号、归还期限，借阅人签字确认。（三）档案交接与使用交接检查：档案管理员取出档案，与借阅人共同检查档案是否完好（如无缺页、无涂改），确认无误后交付借阅人。使用规范：借阅人仅可在指定区域（如档案室阅览区）查阅档案，不得涂改、勾画、抽取、撕毁、复制（如需复制需经行政部负责人审批）；涉密档案不得带出档案室（特殊情况需经总经理审批，并由专人陪同）。（四）归还与检查按时归还：借阅期限届满前，借阅人需归还档案；如需续借，需提前3个工作日提交《档案续借申请表》，经审批后方可延长（最长续借一次，期限不超过7个工作日）。检查与归位：档案管理员检查归还档案是否完好，如有损坏或遗失，需按《档案管理规定》处理（如赔偿、通报批评）；确认无误后，在《档案借阅登记表》中记录归还日期，将档案归位至原存放位置。三、常用表单模板表5-1：档案借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还期限档案编号档案名称借阅用途审批人（部门）审批意见（行政部）审批人（签字）日期表5-2：档案借阅登记表借阅日期档案编号档案名称借阅人归还期限归还日期管理员四、执行要点与风险提示要点：借阅档案需“谁借阅、谁负责”，归还时需当面检查；涉密档案借阅需严格执行“知悉范围最小化”原则；档案管理员需定期统计借阅记录，分析高频借阅档案，优化归档分类。风险提示：严禁擅自复制、摘抄涉密档案；借阅期间档案丢失需立即报告，并承担相应责任；档案归还时如发觉损坏，需根据情节