湖南口口巧食品有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司概况.........................................................1

2财务付款审批流程优化设计的重要性和目的...........................2

3公司财务付款审批流程的现状和问题.................................3

3.1公司采购付款审批流程的现状..................................3

3.2公司采购付款审批流程存在的问题..............................4

3.2.1缺少对供应商的调查和评估...............................4

3.2.2付款时间过长，影响采购效率.............................4

3.2.3付款过程缺乏监督，错付货款严重.........................5

3.3费用报销付款审批流程的现状..................................5

3.4费用报销审批流程存在的问题..................................6

3.4.1费用报销标准不明确.....................................6

3.4.2报销流程复杂耗时，报销制度过于依赖人工.................6

3.4.3费用报销单据审核不严格.................................7

4财务付款审批流程优化设计.........................................7

4.1采购付款审批流程的优化设计..................................7

4.1.1加强对供应商的调查和评估...............................8

4.1.2改进付款流程，实现人工与AI相结合的付款审批............9

4.1.3完善付款监督机制......................................10

4.2费用报销付款审批流程的优化设计.............................10

4.2.1制定各项费用的报销标准，健全费用报销制度..............10

4.2.2优化费用报销流程......................................10

4.2.3加强单据管理，规范单据审核............................11

5总结............................................................12

参考资料............................................................13

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湖南口口巧食品有限责任公司

财务付款审批流程优化设计

1公司概况

湖南口口巧食品有限公司于2021年04月20日在长沙市成立，注册资本为

200万元，是一家小微企业，现址位于浏阳经济技术开发区金阳大道以北、健

康大道以西的湖南全冠实业有限公司厂房三。湖南口口巧食品有限公司经营范

围包括预包装食品、糕点、面包、熟食、进口食品的销售，以及一些干果、坚

果、散装食品的销售。同时，这家公司还批发糕点、糖和糖果，利用网络平台

进行销售以及代理各类商品和技术的进出口，当然不包括官方禁止进出口的商

品。该公司主要领导有执行董事蒋雪莲，经理蒋雪莲和监事梁斌。公司组织结

构主要包括行政人力，财务部，市场部和技术部。组织结构较为简单，公司管

理机制需要加强。

图1.1湖南口口巧食品有限公司组织结构图

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2财务付款审批流程优化设计的重要性和目的

财务付款审批流程在企业中占据十分重要的位置，无论是大企业还是小企

业，财务付款审批流程都是必不可少的，它不仅会影响一家企业的资金运动，

还会影响企业内部的各个部门，像采购、生产、销售等，若财务付款审批流程

没有得到完善，可能会导致企业的资金超出预算，资金控制失控，使用效率不

高，同时还会导致生产部门的生产活动停滞和采购部门的采购业务付款缓慢。

因此，我们要优化财务付款审批流程，以致提高资金使用效率，避免资金

的流失，降低企业的经营成本，减少不必要的成本支出，增强内部控制，提升

企业竞争力和持续发展力。

图2.1财务付款审批流程的影响过程图

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3公司财务付款审批流程的现状和问题

3.1公司采购付款审批流程的现状

采购付款审批流程内容：首先采购部发生采购业务，由采购员进行物料采

购,然后采购员要核对发票并填制报销单和付款申请单，提出付款申请，提出付

款申请后财务部要审核付款申请单，审核通过后交予总经理审批，审批过后再

由财务部的出纳进行付款并登记入账，最后核销发票，整个采购付款审批流程

到此结束。

图3.1采购付款审批流程图

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3.2公司采购付款审批流程存在的问题

3.2.1缺少对供应商的调查和评估

对供应商进行调查和评估的目的是为了选择能与企业建立供应关系的潜在

供应商，同时能判断他们是否能满足企业的要求和期望。通过对供应商的调查

和评估可以了解供应商的实力、信誉、技术水平和服务水平等，从而能更快更

准的找到优质供应商建立合作关系。

湖南口口巧食品有限公司的供应商方面的资源较少，因此对供应商的调查

和评估不够到位，时常在没有充分了解供应商时，与之建立合作关系，导致在

采购业务中供应商对订单、交货、质量投诉等反应不够及时、迅速，对退货、

挑选、问题答复等方面不够积极。有时，供应商还会出现交货不积极，找些借

口说因货物不足无法按时交货，导致湖南口口巧有限公司的采购业务停滞，甚

至会影响到公司的生产活动和销售活动，由于原料供应的不及时使得库存商品

不断减少。

3.2.2付款时间过长，影响采购效率

湖南口口巧食品有限公司的财务付款审批流程的按级审批的，先由采购员

填写审批申请单，再传递到财务部门审核，待财务部审核通过后交予总经理审

核，审核通过后才能由出纳付款。该审批流程中阶梯式的传递过程会花费大量

的时间，传递都是由下一级的传给上一级，这就表示一级审核完成后要跑到上

一级处将审批单交之审核，因此，当上级领导不在时，审核就会暂停，直到上

级领导收到审批单时才能继续审核。同时，财务部门的审核和支付也会花费大

量的时间，财务部门的审核内容繁多、审核要求严格，支付手续繁琐等都会花

费大量时间，从而影响采购业务，导致采购不能及时地进行订单的交付和完成。

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图3.2财务部付款审核要点图

3.2.3付款过程缺乏监督，错付货款严重

湖南口口巧食品有限公司在采购付款审批流程中待总经理审核通过后，财

务部的出纳即可付款，在出纳付款过程缺乏监督，整个付款过程皆由出纳一人

完成。在此过程中，由于没有监督，常出现错付货款现象，有些是付款金额错

误，有些是付款对象错误，错付货款的结果是非常严重的，错付货款可能会引

起供应商的不满，降低本公司声誉，使公司潜在供应商减少。

付款过程中缺乏监督还会增加欺诈风险，导致欺诈行为的发生，如虚增发

票、伪造单据等。同时，缺乏监督还会造成资金管理不善，没有人监督，资金

被用到了何处都不知道，资金被挪用、资金流失等问题都可能出现。

3.3费用报销付款审批流程的现状

费用报销包括业务招待费、差旅费和办公费等，费用报销付款审批流程包

括：首先费用的产生，由员工根据实际发生的费用填写费用报销单，后将费用

报销单交给部门经理审核，部门经理审核过后交给财务部审核，未审核通过则

打回，审核通过交给总经理签字，当总经理签字后才能由财务部报销打款。

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图3.3费用报销付款审批流程图

3.4费用报销审批流程存在的问题

3.4.1费用报销标准不明确

费用报销是企业日常经营的一个重要环节，也是员工的待遇和福利的一部

分，在费用报销流程中会遇到各种的费用报销如：差旅费、业务招待费、水电

费、办公费等。在费用报销过程中，如果没有给出明确的报销标准，费用发生

时，员工难以确定该项费用是否可以报销以及可以报销多少。

湖南口口巧食品有限公司日常业务中会发生各种费用，一般常见的费用（差

旅费、业务招待费等）可能会有一定的报销标准，但其他的费用却没有报销标

准，以至于公司员工连哪些费用可以报销都不清楚，没有充分享受这一部分的

福利。往往只有些金额大的费用才会向公司报销，而数额小的费用都自行承担

了，这导致员工们对处理需要发生费用的业务不积极。

3.4.2报销流程复杂耗时，报销制度过于依赖人工

湖南口口巧食品有限公司的费用报销流程是需要各个上级审批的，需要经

过上级审核通过后才能报销付款。通常为当费用发生由员工填写费用报销单，

再交予部门经理审核，部门经理审核过交予财务部审，财务部审核后交予总经

理审，最后财务部报销打款。

在这个报销流程中不仅复杂耗时还缺乏灵活性，这一级传递给另一级审核

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流程制度耗用时间长，人为的传递时间使用效率不高，同时，费用报销流程中

涉及的费用类型比较复杂，导致每种费用在报销时并没有明确的科目种类及需

要提供的原始工具，若报销过程中某一环节人员变动，则会影响报销的一贯性，

导致前后数据不一样。

图3.4费用报销要点图

3.4.3费用报销单据审核不严格

费用报销单据是非常重要的，如果缺少单据可能会导致报销金额无法准确

核算，无法证明报销的内容和真实性以及使财务核算困难，因此，缺少必要单

据时，很有可能无法报销。

湖南口口巧食品有限公司对于费用报销中单据的审核过于疏忽，并没有提

醒员工在费用发生时注意原始单据的保存，因此在费用报销流程中时常会遇到

员工来报销费用时不能提供必要的原始单据，使费用报销人员感到困难，不知

道该不该给不能提供单据得到员工报销，原则上没有提供必要的单据是不能够

报销的，但是湖南口口巧食品有限公司会酌情的报销，减少与员工之间的冲突，

避免一些麻烦。事实上，这是不对的，这样的行为会造成违法违规，产生诸多

的风险。

4财务付款审批流程优化设计

4.1采购付款审批流程的优化设计

湖南口口巧食品有限公司的采购付款审批流程的优化设计为，在采购业务

前增加对供应商的调查和了解，在付款流程中引入电子化付款和审批，在审核

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人员方面，增加员工培训，提高员工工作能力。

4.1.1加强对供应商的调查和评估

供应商对于企业的采购业务活动是非常重要的，采购业务能否完成供应商

是决定性因素，因此，要加强对供应商的调查和评估。

调查范围应包括基本信息、产品质量、价格合理性以及交货时间，基本信

息是指供应商的名称、地址、联系方式、公司的规模等，产品质量是对供应商

提供的产品进行评估，看是否满足公司的要求，价格合理性是考虑供应商有无

乱报价行为，同时要考虑产品价格与市场价格竞争力，交货时间是考察他的交

货周期，生产力水平，确保能按时交货。评估内容应为评估供应商的信誉、生

产能力、可靠性等。

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图4.1供应商调查表

4.1.2改进付款流程，实现人工与AI相结合的付款审批

在大数据飞速发展的今天，科技越来越发达，在社会中电子机器人的运用

也越来越广泛，财务工作中也出现了财务机器人，减少了人工成本。在财务付

款审批流程中耗时长，我们可以引入自动化审批流程和电子支付平台，自动化

审批流程就是利用工作流程引擎或自动化工具，根据预设的规则和流程，实现

自动化的付款审批流程，就像常用的财务软件OA一样，电子支付平台则是与银

行或第三方支付平台合作，实现电子支付。把繁琐耗时的工作交给财务机器人

去完成，能减少许多人工成本还能提高时间利用率，不用人为的传递审批单。

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4.1.3完善付款监督机制

湖南口口巧食品有限公司应加强内部监督，建立内部审计机制，对付款过

程进行定期检查和评估，对每笔付款业务进行核对检查，以确保付款的正确性

和透明度。在出纳付款过程中应安排人员监督，避免错付货款，同时，公司可

以加强信息化建设，建立电子化的付款审批流程和支付流程，减少认为的错误

和欺诈行为的发生。此外，公司还应加强对员工的培训和教育，提高员工的职

业道德和业务素质，以降低欺诈风险和资金管理不善的风险。

4.2费用报销付款审批流程的优化设计

湖南口口巧食品有限公司的费用报销付款审批流程较为复杂，优化该流程

首先需要一个统一的报销标准，其次需要优化报销流程，最后需要制定一个单

据管理制度，避免单据的流失以至费用报销不通过。

4.2.1制定各项费用的报销标准，健全费用报销制度

首先要确定费用报销的范围，明确哪些费用是可以报销的，哪些是不可以

报销的，一般可以报销的费用常包括差旅费、业务招待费、水电费、办公费等，

不同的企业应有属于自己的费用报销范围，根据企业会发生的费用来定。然后

要制定一个报销标准，就是什么费用报销多少，一般根据企业自身实际情况和

行业标准来设定各类费用的报销标准。不同的费用有不同的标准，在标准之内

的费用公司报销，在有报销标准的前提下，员工在面临费用报销的情况时可以

有制度可依，不会再不知道什么该报什么不该报销以及可以报多少了。

4.2.2优化费用报销流程

在今天快速发展的商业环境中，费用报销作为企业日常运营中的重要部分，

其对企业的影响不容忽视。优化费用报销流程可以提高工作效率、降低成本、

还能减少一些认为的失误。

优化流程首先可以简化报销申请单的填写和审批流程，减少审批单的传递，

审批不在于审批人员多，而在于审批质量高，制定统一的报销制度，各类费用

都有属于自己的一个规范的报销流程，不再出现由于人员变动而造成的前后数

据不一致。建立报销系统，通过线上报销系统，实现报销申请、审批和支付等

流程的自动化处理，实现移动化办公，使审批人员可以在任何地点、任何时间

进行审批。

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图4.2费用报销流程优化设计图

4.2.3加强单据管理，规范单据审核

企业费用报销范围较广，费用种类多，以至于费用的原始单据多，每类费

用报销都需要提供原始单据，没有原始单据无法证明费用的发生的实际情况，

因此企业应注重单据的管理，要提醒员工在费用发生时保存好单据。常见单据

如图4.2

实现电子化单据管理，引入电子化单据管理系统，让员工在费用发生时将

单据录入进系统，可方便后期查找、审核单据，电子化系统不仅解决了费用报

销时的单据问题，还有存储单据的作用，可以避免单据的流失，提高的单据管

理效率。

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