行政文件归档管理制度文档管理规范版

行政文件归档管理制度文档管理规范版一、适用范围与实施背景本规范适用于公司、事业单位及社会团体等各类组织（以下简称“单位”）的行政文件归档管理工作，涵盖行政活动中形成的各类具有保存价值的纸质文件、电子文件及声像资料。旨在规范文件的收集、整理、归档、保管及利用流程，保证行政文件的完整性、系统性和安全性，为单位决策、历史追溯及合规管理提供有效支持。本规范自发布之日起正式实施，由单位行政管理部门负责监督执行。二、行政文件归档管理全流程操作指引（一）文件形成与收集阶段文件形成责任划分各部门在开展行政活动（如会议纪要、请示报告、规章制度、合同协议、人事档案、财务凭证等）时，需指定专人（如部门文秘或负责人）作为文件形成的直接责任人，保证文件内容真实、格式规范、要素齐全（含标题、文号、形成日期、发文部门、主送/抄送单位等）。涉及多部门联合办理的文件，由主办部门牵头协调，保证文件内容一致，并由主办部门负责人审核签字后形成正式文本。文件收集范围及时限收集范围：包括但不限于单位内部发文、外来收文（如上级单位来文、平行单位函件、下级单位请示）、会议材料、检查记录、审计报告、合同文本、员工名册、培训资料等具有查考利用价值的文件。收集时限：纸质文件：应在文件办理完毕后3个工作日内，由部门责任人整理后移交至档案管理部门；电子文件：应在形成后24小时内至单位指定的电子档案管理系统，并同步标注文件元数据（如形成部门、文件类型、密级等）。（二）文件整理与分类阶段文件分类原则按年度-问题分类法，结合单位组织架构，将文件划分为综合管理、人事劳资、财务资产、后勤保障、审计监察等大类，每个大类下再按具体问题细分（如“综合管理”类下分会议纪要、请示报告等子类）。电子文件需按分类建立文件夹结构，层级不超过3级（例：2024年/综合管理/会议纪要/2024年第一次行政会议纪要.docx）。文件排序与编页纸质文件：按文号形成时间先后排序；无文号的文件按内容逻辑顺序排序，并在文件右上角用铅笔编写页码（单件文件编总页码，案卷内文件编件内页码）。电子文件：按“部门-日期-文号”规则重命名文件名（例：行政部-20240315-行办001-关于XX会议的通知.docx），保证检索便捷。价值鉴定与保管期限划分由档案管理部门会同业务部门对文件进行价值鉴定，根据《文件归档范围和档案保管期限表》划分保管期限，分为永久、30年、10年三类。永久保存：单位发展规划、年度总结、重要会议纪要、人事任免、重大合同、审计报告等；30年保存：一般性规章制度、财务月报、后勤管理合同、员工培训记录等；10年保存：临时通知、一般性请示报告、会议签到表等。（三）文件归档与移交阶段归档质量检查档案管理部门接收文件前，需检查以下内容：文件是否完整（正件、附件、审批手续齐全）；格式是否规范（字迹清晰、用纸统一、电子文件无病毒）；分类、排序、页码编写是否正确；保管期限划分是否准确。对不符合要求的文件，退回原部门整改，整改后重新提交。归档手续办理纸质文件：填写《文件归档移交清单》（详见模板一），一式两份，移交部门与档案管理部门各执一份，双方经办人签字确认后完成移交。电子文件：通过电子档案管理系统文件，系统自动归档凭证，移交人确认后归档流程完结。（四）档案保管与维护阶段实体档案保管纸质档案存入符合国家标准的档案柜，库房保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，定期检查（每季度至少1次）。档案柜内张贴标签，标注档案类别、年度、起止文号，便于查找。电子档案保管电子档案存储于单位专用服务器或云存储平台，定期进行数据备份（本地备份每周1次，异地备份每月1次），备份数据需加密并定期验证可读性。严禁在非指定设备上处理或存储电子档案，定期对电子档案进行病毒查杀（每月1次）。（五）档案利用与借阅阶段借阅权限管理档案分为公开、内部、秘密三个密级，不同密级文件对应不同借阅权限：公开文件：各部门员工可自行在电子档案系统查阅；内部文件：需经本部门负责人*审批；秘密文件：需经分管行政负责人*审批，并限定借阅范围。借阅流程规范纸质文件借阅：填写《档案借阅申请表》（详见模板二），经审批后到档案管理部门办理借阅手续，借阅期限不超过5个工作日，逾期需办理续借手续。电子文件查阅：通过系统在线申请，审批通过后可在线浏览或（文件需添加水印，标注借阅人信息及日期）。保密与归还要求借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文件内容，不得擅自复制或外传。借阅完毕后，应在3个工作日内归还档案，档案管理部门检查文件完整性无误后，注销借阅记录。（六）档案鉴定与销毁阶段到期鉴定程序档案保管期限届满前3个月，由档案管理部门牵头，组织行政、业务、审计等部门组成鉴定小组，对到期档案进行价值重新鉴定。销毁流程管理对确无保存价值的档案，由鉴定小组编制《档案销毁清册》（详见模板三），经单位主要负责人*审批后，由2名以上监督人员在指定地点监销（纸质档案需送至指定造纸厂销毁，电子档案需彻底删除并销毁存储介质）。《档案销毁清册》需永久保存，以备查考。三、常用管理工具模板模板一：文件归档移交清单序号文件标题文号形成日期页数保管期限移交部门移交人接收人接收日期备注12024年行政工作计划行办0012024-01-058永久行政部张*李*2024-01-082关于XX会议的纪要行办0022024-01-10530年行政部张*李*2024-01-11……………模板二：档案借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期归还日期王*财务部2024-03-152024-03-20借阅档案信息文件标题文号密级借阅用途备注2023年度财务审计报告审计001秘密年度总结编制需加盖档案证明章审批意见部门负责人签字：*日期：2024-03-15档案管理部门意见：*日期：2024-03-15模板三：档案销毁清册序号档案名称档号归档日期保管期限销毁原因鉴定小组意见审批人销毁日期监销人备注12018年后勤物资采购清单后勤-2018-0052018-12-2010年保管期限已满无保存价值赵*2024-03-01钱、孙22019年临时会议通知综合-2019-0322019-06-1510年保管期限已满无保存价值赵*2024-03-01钱、孙……………四、执行过程中的关键要点提示责任到人，避免推诿：各部门需明确文件归档责任人，档案管理部门应定期开展业务培训（每半年1次），提升全员归档意识与操作规范性。电子文件同步管理：纸质文件归档时，需同步检查对应电子文件是否已归档，保证“双轨制”管理下档案的一致性，避免电子文件遗漏或丢失。保密文件严格管控：秘密及以上密级文件需单独存放，借阅时实行“专人专档”管理，借阅过程需全程记录，严禁带离办公区域。定期检查与动态更新：档案管理部门每年度需对档案保管情况进行全面检查