建筑工程档案安全管理办法

建筑工程档案安全管理办法一、总则建筑工程档案是工程建设全周期的真实记录，承载着质量追溯、责任认定及行业发展的核心信息。为强化档案安全管理，保障其完整性、准确性与可用性，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法规，结合建筑工程管理实践，制定本办法。本办法适用于各类新建、改建、扩建及拆除类建筑工程的档案安全管理，涵盖工程前期准备、施工建设、竣工验收及后期运维阶段形成的文字、图纸、声像、电子等各类档案。档案安全管理遵循“预防为主、分级负责、全程管控、科学规范”原则，兼顾利用效率与保密要求，确保档案实体与信息安全。二、管理职责（一）建设单位作为工程档案安全管理第一责任主体，统筹各参建单位档案管理工作：制定项目档案安全细则，明确各阶段安全要求；协调施工、监理等单位，保障档案收集、整理的及时性与规范性；落实档案保管场所建设或租赁，配备防火、防潮等安全设施；组织档案专项验收，确保质量符合安全管理要求。（二）施工单位负责施工阶段档案的形成与初验：建立档案管理小组，指定专人负责安全工作；按规范收集施工日志、隐蔽工程记录等档案，确保内容真实、签署完整；分类整理档案，电子档案采用防篡改介质存储并定期备份；配合检查，及时整改安全隐患。（三）监理单位对档案真实性、完整性承担监督责任：审核施工单位档案资料，签署监理意见并留存记录；监督档案形成合规性，制止违规操作并要求整改；参与档案验收，提供监理档案及审核材料。（四）档案管理部门履行行业监管职责：指导参建单位建立安全制度，提供专业技术支持；定期开展安全检查，通报隐患并跟踪整改；接收合格档案，纳入馆藏管理并提供利用服务；组织安全培训与应急演练，提升管理水平。三、档案收集与整理（一）收集范围涵盖工程全周期档案：前期：立项批复、规划许可、勘察设计文件、招投标资料等；施工：施工方案、技术交底、检验批验收记录、变更签证、竣工图等；验收：竣工验收报告、消防环保验收文件、质量检测报告等；运维：使用说明书、维护记录、改造方案等（若有）。电子档案同步收集原始数据、元数据及软件环境说明，确保长期可读。（二）整理规范1.分类与编号：按工程阶段、专业类别（如建筑、结构、给排水）分类，采用唯一性编号（如“JS-____”），避免重复混淆。2.立卷要求：纸质档案去除金属物，无酸纸装订，案卷封面标注工程名称、卷内文件清单；电子档案转换为通用格式（PDF、TIFF等），与纸质档案建立对应关系。3.质量审核：档案形成单位自查内容准确性、签署完备性，监理单位复核后报建设单位终审。四、安全保管（一）保管场所要求档案库房独立设置，远离易燃、易爆、潮湿区域，具备“六防”（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防磁）功能；温度14-24℃、相对湿度45%-60%，配备恒温恒湿设备；安装门禁、监控、消防报警系统，库房内禁止吸烟、使用明火，定期检查电路。（二）防护措施1.实体防护：纸质档案存放于防磁防潮柜，重要档案双层封装；电子档案存储于专用服务器或云平台，设置访问权限，定期杀毒修复漏洞。2.备份机制：电子档案至少保存2份，1份异地备份（距原库房≥50公里），备份周期≤3个月；纸质档案每5年数字化备份，确保灾备安全。3.定期检查：每月检查库房环境及设施，每半年抽查档案完好性，发现霉变、破损、数据丢失立即处置。五、利用与保密（一）利用管理内部利用填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批；外部利用（审计、司法调取）需提供单位介绍信及经办人身份证明，由建设单位或档案管理部门审核。利用过程严禁涂改、抽取、损毁档案，电子档案利用通过专用终端，禁止拷贝原始数据。（二）保密管理划分档案密级（绝密、机密、秘密），涉密档案单独保管，借阅需分管领导审批，利用时全程监控；电子涉密档案加密存储，传输使用VPN或专线，禁止接入互联网；档案管理人员离岗时，移交全部档案及权限，签订保密承诺书。六、应急处置（一）预案制定建设单位联合参建单位制定《档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、数据丢失等突发情况处置流程，报档案管理部门备案。（二）应急演练每年度组织一次应急演练，模拟档案受损场景，检验响应速度、设施可靠性及方案有效性，演练后总结改进。（三）灾难恢复灾害发生后立即启动预案：实体档案：抢救受水浸、烟熏档案，采用冷冻干燥、消毒等技术修复；电子档案：启用异地备份数据，修复受损系统，评估数据完整性并补充缺失部分。七、监督检查（一）检查主体建设单位每季度自查，档案管理部门每年抽查，重点工程纳入专项检查。（二）检查内容管理制度执行：职责分工、流程规范、人员培训等；档案质量：内容完整性、格式规范性、签署有效性；安全措施：库房环境、设施运行、备份机制、保密管理等。（三）整改与问责对问题下达《整改通知书》，限期15个工作日整改；逾期