培训学校报销制度

PAGE培训学校报销制度一、总则1.目的本报销制度旨在规范培训学校的费用报销流程，确保各项费用支出合理、合规，提高财务管理效率，保障学校的正常运营。2.适用范围本制度适用于培训学校全体教职员工、兼职教师以及因业务需要参与学校活动的相关人员。3.基本原则（1）遵循国家法律法规和相关财务制度，确保报销行为合法合规。（2）严格执行预算管理，各项费用支出应在预算范围内进行。（3）坚持真实性、合理性、相关性原则，报销凭证必须真实反映经济业务内容，支出应与学校业务相关。（4）实行审批责任制，各级审批人员对报销事项的真实性、合法性负责。二、费用报销范围及标准1.差旅费（1）定义：教职员工因学校业务需要到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（2）交通费用乘坐飞机：经济舱凭证实报销，但需提前经学校领导批准。乘坐火车：按实际发生的硬座、硬卧票价报销；如因特殊情况乘坐软卧，需经学校领导特批。乘坐长途汽车：凭据报销，但应选择正规客运公司车票。市内交通：根据出差实际情况，按合理标准报销市内交通费，如乘坐公交、地铁等费用凭证实报销，出租车费用需注明事由并经审批。（3）住宿费用按照学校规定的住宿标准执行，根据出差地区的不同分为不同档次，一般一线城市[X]元/晚，二线城市[X]元/晚，三线及以下城市[X]元/晚。需提供正规酒店发票，发票上应注明住宿日期、房间数量等信息。（4）餐饮费用按照学校规定的出差补贴标准执行，一般为早餐[X]元/人，午餐和晚餐各[X]元/人。如有招待客户等特殊情况，需提前说明并经审批，招待费用单独核算，按相关规定报销。2.业务招待费（1）定义：学校为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的费用。（2）招待费应严格控制在学校预算范围内，招待标准根据业务性质和客户级别而定。一般情况下，招待客户的餐费标准为每人每餐[X]元，如需宴请重要客户，应提前填写招待申请单，注明招待事由、人数、预计费用等，经学校领导批准后方可安排。（3）招待费报销时需提供正规发票、消费清单，发票上应注明招待日期、招待对象等信息。同时，应将招待申请单作为附件一并报销。3.办公费（1）定义：学校日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材、水电费、通讯费等费用。（2）文具、纸张等办公用品应根据实际需求采购，实行集中采购与分散采购相结合的方式。采购后凭发票及入库清单报销，入库清单应注明物品名称、规格、数量、单价等信息。（3）电脑耗材如墨盒、硒鼓等，应根据使用情况合理采购，报销时需提供购买发票及详细清单。（4）水电费、通讯费等凭正规发票报销，发票上应注明使用单位名称、月份等信息。水电费按学校实际使用量分摊到各部门，通讯费根据学校制定的补贴标准报销，超出部分原则上由个人承担。4.教学费用（1）教材费：根据教学计划和学生人数采购教材，凭发票及教材清单报销，教材清单应注明教材名称、版本、数量、单价等信息。（2）教具费：用于购买教学所需的教具、模型等，凭发票及入库清单报销，入库清单应详细记录教具的名称、规格、数量、单价等信息。（3）教师课酬：根据教师授课的课时、课程难度等因素确定课酬标准，每月按时发放。教师应提供授课记录等相关证明，经审核后报销。（4）培训场地租赁费用：因教学需要租赁外部场地的，凭租赁合同及发票报销，合同应明确租赁期限、租金标准等内容。5.宣传推广费（1）定义：学校为提升知名度、招生等进行的广告宣传、市场推广等费用。（2）广告宣传费用应提前制定预算，经学校领导批准后实施。报销时需提供广告合同、发票、宣传资料等相关证明，宣传资料应包括广告内容、投放渠道、投放时间等信息。（3）市场推广活动费用，如举办讲座、参加展会等，凭活动策划方案、费用清单、发票等报销，活动策划方案应详细说明活动目的、内容、时间、地点、参与人员等信息。6.设备购置及维护费（1）设备购置：学校因教学、办公等需要购置的固定资产及低值易耗品，应按照学校固定资产管理制度进行采购和审批。购置设备凭发票、采购合同、验收报告等报销，验收报告应注明设备名称、规格、数量、质量等验收情况。（2）设备维护费：设备日常维护、维修费用凭发票及维修清单报销，维修清单应注明维修设备名称、故障原因、维修内容、维修费用等信息。对于大型设备的维修，需提供维修方案及审批文件。三、报销流程1.费用报销申请（1）教职员工及相关人员在费用发生后，应及时填写费用报销单。报销单应详细注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并确保内容真实、完整。（2）对于涉及多个项目或部门的费用，应分别填写报销单，并注明费用分摊情况。2.部门负责人审批（1）报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核。审核内容包括费用是否与业务相关、是否符合学校规定的标准和预算等。（2）部门负责人如认为报销事项存在疑问或不符合规定，应要求报销人作出解释或补充相关资料，审核通过后在报销单上签字批准。3.财务审核（1）财务部门收到报销单后，对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核。审核内容包括发票是否真实有效、内容是否齐全、审批手续是否完备等。（2）财务人员如发现报销凭证存在问题，应及时与报销人沟通，要求其更正或补充相关资料。审核通过后在报销单上签字。4.学校领导审批（1）根据学校财务审批权限规定，超过一定金额的报销事项需经学校领导审批。学校领导对报销事项的必要性、合理性进行最终审核。（2）领导审批通过后在报销单上签字，同意报销的，报销单进入报销支付流程；不同意报销的，应注明原因并退回报销人。5.报销支付（1）财务部门根据领导审批后的报销单，按照学校财务支付流程进行报销支付。对于符合报销规定的费用，通过银行转账等方式支付给报销人。（2）对于现金报销的情况，应严格按照现金管理规定执行，确保现金支付的安全和规范。四、报销凭证要求1.发票（1）所有报销费用必须取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。（2）发票应加盖销售方发票专用章，发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票。（3）对于增值税专用发票，报销人应确保发票认证期限内进行认证，并在报销时提供认证结果通知书。2.其他凭证（1）除发票外，根据业务需要还可能涉及其他凭证，如收据、车票、机票、合同、协议、清单等。这些凭证应真实、完整、有效，能够证明经济业务的发生。（2）车票、机票等应注明出行日期、起止地点、乘坐人等信息；合同、协议应明确双方权利义务、交易内容、金额等条款；清单应详细记录所购物品或服务的明细。五、报销时间规定1.教职员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，原则上不予报销，但因特殊原因经学校领导批准的除外。2.财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审核通过的报销单及时提交学校领导审批。3.学校领导应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批工作，审批通过的报销单由财务部门及时安排报销支付。六、特殊情况报销规定1.预借差旅费（1）因业务需要提前出差的人员，可填写预借差旅费申请单，注明预借金额、出差事由、预计返回日期等信息，经部门负责人、财务审核、学校领导批准后，财务部门预借差旅费给申请人。（2）出差人员返回学校后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续，结清预借差旅费。多退少补。2.零星采购（1）对于金额较小的零星采购，如办公用品、教学用品等，可由采购人员先行垫付资金，采购完成后凭发票及采购清单报销。（2）零星采购报销时应注明采购日期、采购内容、采购金额等信息，并经部门负责人审核签字。3.临时发生的费用（1）因学校业务临时发生的费用，如应急维修、临时聘请人员等，报销人应及时填写报销单，并提供相关证明材料，按照报销流程进行审批报销。（2）对于临时发生的大额费用，应提前向学校领导汇报，经批准后实施，并在费用发生后及时办理报销手续。七、报销监督与检查1.学校财务部门定期对报销情况进行检查，检查内容包括报销凭证的真实性、合法性、合规性，报销流程的执行情况，费用支出的合理性等。2.对于发现的违规报销行为，财务部门应及时进行纠正，并根据情节轻重对相关责任人进行批评教育、责令