培训资料归档管理制度

PAGE培训资料归档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司培训资料的管理，确保培训资料的完整性、准确性和可追溯性，提高培训工作的质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训活动所产生的资料归档管理，包括但不限于培训计划、培训教材、培训记录、考核资料等。（三）管理原则1.真实性原则：归档资料应如实反映培训活动的实际情况，确保资料的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖培训活动全过程的各类资料，保证资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行归档管理，确保资料的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及公司机密和员工个人隐私的培训资料，严格保密，防止信息泄露。二、培训资料分类与归档要求（一）培训计划1.年度培训计划：应明确培训目标、培训对象、培训内容、培训时间、培训师资等信息，由人力资源部门制定，经公司领导审批后实施。2.月度培训计划：根据年度培训计划分解制定，详细列出当月的培训安排，确保培训活动有序进行。3.临时培训计划：因特殊需求临时组织的培训，应及时填写临时培训计划申请表，说明培训原因、培训内容、培训时间、培训对象等，经相关领导批准后实施，并及时归档。（二）培训教材1.内部编写教材：由公司内部培训师或相关部门编写的培训教材，应注明编写人员、编写时间、适用对象等信息，并进行审核和修订，确保教材内容准确、实用。2.外部引进教材：采购或获取的外部培训教材，应保留教材的版权页、目录、前言等信息，同时对教材内容进行筛选和整理，确保与公司培训需求相符。3.电子教材：包括PPT、视频、音频等电子形式的培训资料，应进行分类存储，并注明资料名称、来源、适用对象等信息，确保电子教材的可访问性和可读性。（三）培训记录1.培训签到表：记录培训学员的姓名、部门、职务、签到时间等信息，确保培训学员的真实性和参与度。2.培训课程记录：详细记录培训课程的内容、授课方式、培训时间、培训地点等信息，可采用文字记录、录音、录像等方式进行记录。3.培训互动记录：包括学员提问、讨论、案例分析等互动环节的记录，反映培训过程中学员的参与情况和学习效果。4.培训考核记录：记录学员的考核成绩、考核方式、考核时间等信息，作为学员培训效果评估的重要依据。（四）考核资料1.考核试卷：包括理论考试试卷、实践操作考核试卷等，应注明考核科目、考核时间、考核对象等信息，并进行密封保存。2.考核评分表：记录学员的考核成绩、评分标准、评分人等信息，确保考核结果的公正性和客观性。3.补考记录：对考核不合格学员的补考情况进行记录，包括补考时间、补考成绩等信息。三、培训资料归档流程（一）资料收集1.培训活动结束后，培训组织部门应及时收集相关培训资料，确保资料的完整性和准确性。2.培训资料收集人员应认真核对资料的内容和格式，对不符合要求的资料及时进行补充和修正。（二）资料整理1.对收集到的培训资料进行分类整理，按照培训计划、培训教材、培训记录、考核资料等类别进行归档。2.对每一类资料进行编号和标注，确保资料的唯一性和可识别性。3.对资料中的重复内容进行清理，避免资料的冗余和混乱。（三）资料审核1.培训组织部门负责人对整理好的培训资料进行审核，确保资料的真实性、完整性和规范性。2.审核过程中如发现问题，应及时与资料收集人员沟通，要求其进行整改和完善。（四）资料归档1.审核通过的培训资料应及时归档，按照档案管理的要求进行存储。2.培训资料应存放在专门的档案柜或电子存储设备中，并建立相应的索引和目录，方便查询和使用。（五）资料保管1.档案管理人员应定期对培训资料进行检查和维护，确保资料的安全和完整。2.对纸质资料应注意防潮、防虫、防火等，对电子资料应定期进行备份，防止数据丢失。四、培训资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅培训资料，应填写《培训资料查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.公司外部人员查阅培训资料，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，按照公司相关规定进行查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《培训资料查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，查阅人员将申请表交至档案管理部门。3.档案管理人员根据申请表提供相应的培训资料，并做好查阅记录。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将资料归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅培训资料，应填写《培训资料借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《培训资料借阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，借阅人员将申请表交至档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人审批通过后，档案管理人员根据申请表提供相应的培训资料，并办理借阅手续。4.借阅人员借阅完毕后，应及时将资料归还档案管理部门，并在借阅记录上签字确认。（五）归还要求1.借阅人员应按照规定的借阅期限归还培训资料，如有特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门申请。2.归还的培训资料应保持完好无损，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的赔偿责任。五、培训资料保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密和员工个人隐私的培训资料进行保密管理。2.未经公司领导批准，任何人不得擅自将培训资料带出公司或泄露给外部人员。3.在查阅和借阅培训资料时，档案管理人员应监督查阅和借阅人员的行为，防止资料被不当使用或泄露。（二）销毁条件1.培训资料超过保存期限或已失去保存价值的，可进行销毁处理。2.因公司业务调整或其他原因，不再需要保存的培训资料，可进行销毁处理。（三）销毁流程1.档案管理部门提出培训资料销毁申请，填写《培训资料销毁申请表》，注明销毁原因、销毁资料名称、数量等信息。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审核后，报公司领导批准。3.经公司领导批准后，档案管理部门组织实施培训资料销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息。4.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。六、培训资料管理的监督与检查（一）监督部门公司人力资源部门负责对培训资料归档管理制度的执行情况进行监督和检查。（二）检查内容1.培训资料的收集、整理、归档情况是否符合要求。2.培训资料的查阅、借阅手续是否齐全。3.培训资料的保密措施是否落实到位。4.培训资料的销毁流程是否规范。（三）检查频率人力资源部门定期对培训资料管理情况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，并根据检查结果提出改进意见和建议。（四）违规处理1.对违反培训资料归档管理制度规定的行为，