应急培训机构档案管理制度

PAGE应急培训机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强应急培训机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在应急培训工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本应急培训机构全体员工及与培训相关的各类活动所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映应急培训工作的实际情况。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密。4.服务利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，为应急培训工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中管理本机构的各类档案，进行分类、编号、整理、装订和存储。3.负责档案的收集、归档、保管、查阅、借阅、统计和鉴定销毁等工作。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门在应急培训工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档，并定期移交档案管理部门。2.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。5.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。6.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.应急培训教学计划、大纲、教材、教案等教学文件。2.培训学员报名登记表、成绩单、证书发放记录等学员资料。3.教师授课记录、教学评估、培训总结等教学管理文件。4.培训活动策划方案、通知、签到表、照片、视频等活动资料。5.与应急培训相关的政策法规、标准规范、研究报告等参考资料。6.机构内部文件、会议记录、工作计划、总结等行政文件。7.设备采购合同、维护记录、使用说明等设备档案。8.财务预算、决算、报销凭证等财务档案。9.其他与应急培训工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署齐全。3.对电子文件应进行备份，并确保其可读性和完整性。（三）归档程序1.各部门收集整理好的文件材料，应定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件材料进行审核，符合归档要求的予以接收。3.对接收的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案目录。4.将整理好的档案装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。5.将档案存入档案库房，按照档案存放顺序排列上架。四、档案的分类与编号（一）分类方法1.教学档案：包括教学计划、大纲、教材、教案、学员资料、教学评估等。2.培训活动档案：包括培训活动策划方案、通知、签到表、照片、视频等。3.行政档案：包括机构内部文件、会议记录、工作计划、总结等。4.设备档案：包括设备采购合同、维护记录、使用说明等。5.财务档案：包括财务预算、决算、报销凭证等。6.其他档案：包括与应急培训工作相关的政策法规、标准规范、研究报告等参考资料。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：按照档案分类方法，分别用两位字母表示，如“JX”表示教学档案，“HD”表示培训活动档案等。4.流水号：按照档案归档的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如：2023年教学档案的第一份档案编号为“2023JX001”。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：对涉及应急培训工作的重要文件、法规政策、长期规划等档案，应永久保管。2.定期保管：对一般的教学文件、培训活动资料、行政文件等档案，保管期限为[X]年。保管期限届满后，经鉴定可以销毁的，按照规定程序进行销毁。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案应存放在专用的档案柜架上，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时记录并报告。3.对清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应查明原因，采取相应的补救措施，并追究相关人员的责任。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本机构员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅登记。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间等，经本机构负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据借阅申请表，提供相应的档案，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、转让、泄露档案内容，不得擅自复制档案。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。七、档案的统计与鉴定销毁（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本机构领导报告档案管理工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（三）销毁工作1.对经过鉴定可以销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、年度、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经本机构负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立应急培训机构档案管理信息化系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅、借阅和统计分析工作。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息的泄露和丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本机构的档案管理软件，实现档案的分类、编号、编目、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保密措施：建立档案信息安全保密制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等技术手段，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理