体育培训档案管理制度

PAGE体育培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强体育培训档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为体育培训工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司（组织名称）开展的各类体育培训活动所涉及的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：体育培训档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映体育培训活动的全过程，数据准确无误，材料完整齐全。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善体育培训档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门体育培训档案的收集、整理、保管和利用工作。3.集中统一管理体育培训档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.定期对体育培训档案进行鉴定、销毁和统计工作。5.负责档案管理人员的培训和考核工作。（二）各部门职责1.负责本部门体育培训档案的收集、整理和初步保管工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供真实、准确的档案信息。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门体育培训档案的形成和管理。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好体育培训档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的整齐规范。3.维护档案的安全和保密，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.积极为档案利用者提供服务，做好档案的查询、借阅、归还等登记工作。5.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.体育培训项目申报材料，包括培训计划、课程设置、师资情况等。2.培训学员报名登记表、身份证复印件、健康证明等。3.培训教材、教案、讲义、课件等教学资料。4.培训考勤记录、考核成绩、证书颁发情况等。5.培训过程中的照片、视频、音频资料。6.培训场地租赁合同、设备采购合同等相关合同协议。7.培训工作总结、评估报告、反馈意见等。8.与体育培训相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责体育培训档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照体育培训档案的内容和性质，分为培训项目档案、学员档案、教学档案、场地设备档案、综合档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。装订时应注意保持档案材料的原貌，不得随意裁剪或损坏。四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，保持适宜的温度和湿度。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.照片、视频、音频等特殊载体档案应按照相应的保管要求进行保管，确保其质量不受影响。（二）保管期限1.体育培训档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括培训项目的重要文件、学员的优秀成绩记录、培训过程中的重大事件记录等。3.长期保管的档案包括培训项目的一般性文件、学员的基本信息、教学档案等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括培训考勤记录、临时文件等，保管期限为[X]年。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对体育培训档案进行清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查工作应包括档案的核对、清点、检查等内容，发现问题及时处理，并做好记录。3.每年应对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行清理和销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司（组织名称）内部人员因工作需要查阅体育培训档案。2.外部单位因合作、调研等原因需要查阅体育培训档案，但须经本公司（组织名称）批准。3.法律法规规定的其他查阅利用情况。（二）利用流程1.查阅申请：内部人员查阅体育培训档案，应填写《档案查阅申请表》经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。外部单位查阅档案，应提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围，经本公司（组织名称）相关领导审批后提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并确定查阅方式和时间。3.查阅：查阅人员应按照档案管理部门指定的方式和时间进行查阅，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整无损。（三）复制与借阅1.因工作需要复制体育培训档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明用途。2.借阅体育培训档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对体育培训档案的内容和信息予以保密。2.未经批准，不得擅自将档案内容泄露给任何单位和个人。3.在档案查阅、利用过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备，确保档案的安全。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保电子档案的安全存储。3.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故的发生。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责体育培训档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报本公司（组织名称）相关领导批准。2.批准后，档案管理部门应填写《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。