培训机构档案管理及制度

PAGE培训机构档案管理及制度一、总则（一）目的为加强本培训机构档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为培训教学、管理及各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构全体员工及与培训业务相关的各类活动所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则培训机构的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映培训活动的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及机密的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用价值。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责培训机构档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的齐全、完整和规范。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案、编号规则和保管期限等。3.负责档案的查阅、借阅登记和催还工作，严格执行档案利用审批手续。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.做好档案的安全保密工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。6.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为培训教学和管理提供参考依据。三、档案分类与编号（一）档案分类1.培训教学档案包括培训课程计划、教学大纲、教案、教材、课件、学员成绩记录、教学评估资料等。2.学员档案包括学员报名登记表、个人信息资料、学习记录、结业证书等。3.师资档案包括教师个人简历、教师资格证书、教学业绩、培训经历等。4.行政办公档案包括培训机构的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划与总结等。5.财务档案包括财务报表、会计凭证、发票、收费记录等。6.招生宣传档案包括招生简章、宣传资料、招生广告、招生活动记录等。7.设施设备档案包括教学设施设备清单、采购合同、维修记录、使用说明书等。（二）编号规则1.采用分类编号法，按照档案分类类别进行编号。2.每类档案编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别下档案的顺序号。3.例如：培训教学档案编号为JX，学员档案编号为XY，师资档案编号为SZ，行政办公档案编号为XG，财务档案编号为CW，招生宣传档案编号为ZS，设施设备档案编号为SB。4.编号应具有唯一性，便于档案的识别和查找。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案管理部门。2.档案形成部门在工作活动结束后，应按照档案管理要求，对相关文件材料进行整理，定期移交档案管理部门。3.对于重要的培训活动、项目，档案管理部门应提前介入，指导相关部门做好档案收集工作。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.按照档案的保管期限和密级要求，对档案进行区分存放。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案整理完毕后，应及时归档入库。2.归档时，应按照档案编号顺序依次排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号范围。3.建立档案归档登记台账，记录档案的归档日期、编号、名称、数量等信息。（二）档案保管1.档案管理室应具备良好的保管条件，保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案应及时修复或复制。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和检查。4.严格执行档案保管期限制度，对到期档案进行鉴定和处置。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本培训机构员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，如发现问题及时记录并报告。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅本培训机构档案，必须经培训机构负责人批准，并填写《档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性。4.对涉及机密的档案，严格限制借阅范围，必须经培训机构保密委员会批准，并采取必要的保密措施。七、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密。2.档案管理室应设置专门的保密区域，配备必要的保密设备，如保险柜、密码锁等。3.对涉及机密的档案，应单独存放，并标明密级。查阅和借阅机密档案必须严格履行审批手续。4.在档案整理、归档、查阅、借阅等过程中，严禁无关人员在场，防止档案信息泄露。（二）保密教育1.定期对员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识。2.在新员工入职培训中，应将档案保密知识纳入培训内容，使员工了解档案保密的重要性和相关规定。3.对涉及档案管理工作的人员，签订保密协议，明确保密责任和义务。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行综合评估，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，进行销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、编号等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监督人员共同实施。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底。4.对涉及机密的档案，应按照保密规定进行特殊处理，防止信息泄露。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和档案管理软件，建立档案数据库。2.对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并与纸质档案一一对应。3.建立档案信息检索平台