培训学校意见箱管理制度

PAGE培训学校意见箱管理制度一、总则（一）目的为了加强培训学校与学员、教职工之间的沟通与交流，广泛收集各方意见和建议，不断改进学校的教学管理、服务质量等工作，特制定本意见箱管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学员、教职工以及与本校有业务往来的相关人员。（三）基本原则1.保密性原则：对通过意见箱反映的内容严格保密，保护提意见人员的隐私，不得泄露提意见人员的身份信息。2.客观性原则：对意见和建议进行客观、公正的分析和处理，确保处理结果真实、有效。3.及时性原则：对意见箱反馈的信息及时进行收集、整理和处理，提高工作效率，避免拖延。二、意见箱设置（一）设置地点在培训学校教学楼、办公楼、学生宿舍等显著位置合理设置意见箱，确保方便学员、教职工及相关人员投递意见。（二）意见箱标识意见箱应张贴明显的标识，注明“培训学校意见箱”字样，便于识别。（三）意见箱管理责任人指定专人负责意见箱的日常管理，包括定期开箱收集意见、维护意见箱的正常使用等。三、意见收集（一）投递方式1.学员、教职工及相关人员可采用书面形式，将意见和建议写在纸上，放入意见箱。2.鼓励使用电子形式，如发送电子邮件至指定邮箱[具体邮箱地址]，邮件主题注明“意见箱反馈”。（二）投递要求1.提意见人员应尽量详细、准确地描述问题或建议的内容，包括时间、地点、具体情况等，以便学校能够快速、准确地了解和处理。2.意见应使用文明、规范的语言，不得使用侮辱性、攻击性语言。（三）收集频率意见箱管理责任人应每天定时开箱收集意见，特殊情况除外（如遇节假日等）。四、意见整理（一）初步分类收集到的意见和建议由专人进行初步分类，分为教学管理、师资队伍、后勤服务、校园文化等类别。（二）详细记录对每一条意见进行详细记录，包括意见内容、提意见人员信息（如姓名、身份、联系方式等，若提意见人员要求保密，则可不记录联系方式）、收集时间等。（三）汇总分析定期对收集到的意见进行汇总分析，找出存在的共性问题和突出问题，分析问题产生的原因，为后续的处理和改进提供依据。五、意见处理（一）处理流程1.对于简单的意见和建议，由相关部门负责人直接进行处理，并及时将处理结果反馈给提意见人员。2.对于较为复杂或涉及多个部门的意见，由学校办公室牵头组织相关部门进行专题研究，制定处理方案，并明确责任部门和责任人。3.处理方案确定后，责任部门应按照方案要求认真组织实施，并定期向学校办公室汇报处理进展情况。（二）处理期限1.对于一般性意见和建议，应在收到后的[X]个工作日内给予答复。2.对于较为复杂的意见和建议，处理期限最长不超过[X]个工作日，并向提意见人员说明情况。（三）处理结果反馈1.处理结果应以书面形式或通过电话、电子邮件等方式及时反馈给提意见人员，确保提意见人员了解处理情况。2.对于处理结果不满意的提意见人员，应认真听取其意见，进一步核实情况，重新进行处理，并再次反馈处理结果，直至提意见人员满意为止。六、监督与考核（一）监督机制1.学校办公室负责对意见箱管理制度的执行情况进行监督检查，定期对意见处理情况进行跟踪和评估。2.设立专门的监督电话[具体电话号码]和邮箱[具体邮箱地址]，接受学员、教职工及相关人员对意见箱管理工作的监督和投诉。（二）考核办法1.将意见箱管理工作纳入各部门的绩效考核体系，对意见处理及时、有效，得到提意见人员认可的部门给予加分奖励。2.对意见处理不及时、敷衍了事，导致提意见人员不满意的部门进行扣分处理，并责令其限期整改。七、信息安全与保密（一）信息安全保护1.对意见箱收集到的信息进行严格的安全保护，防止信息泄露。2.加强对意见箱管理责任人及相关工作人员的信息安全培训，提高其安全意识和防范能力。（二）保密措施1.对提意见人员的身份信息、意见内容等严格保密，未经提意见人员同意，不得向任何第三方透露。2.在意见处理过程中，涉及到的相关人员应严格遵守保密规定，