培训机构公章管理制度

PAGE培训机构公章管理制度一、总则（一）目的为加强本培训机构公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护培训机构的正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构各部门及全体员工在工作中涉及使用公章的相关事宜。（三）定义本制度所称公章，是指本培训机构经登记备案，具有法律效力，代表培训机构行使职权的各类印章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.培训机构公章的刻制由行政部门根据实际工作需要提出申请，经培训机构法定代表人批准后，统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.申请刻制公章时，应提交详细的刻制申请报告，说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并附相关证明文件。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应进行登记备案，填写《公章启用登记表》，详细记录公章的名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。2.公章启用时，应在《公章启用登记表》上加盖公章印模，并由启用人签字确认。同时，行政部门应将公章启用的相关信息通知到各部门及相关人员。（三）废止1.因机构变更、名称变更、印章损坏等原因需要废止公章时，行政部门应及时向公安机关办理备案手续，并将废止的公章交回公安机关销毁。2.废止公章时，行政部门应填写《公章废止登记表》，详细记录公章的名称、编号、废止日期、废止原因等信息，并由相关负责人签字确认。同时，行政部门应将公章废止的相关信息通知到各部门及相关人员。三、公章的保管（一）保管原则1.公章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保公章的安全存放。2.公章保管人不得擅自将公章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管时，应经培训机构法定代表人批准，并办理相关委托手续。（二）保管地点1.行政公章应存放于培训机构的保险柜或专门的印章保管室，确保存放地点安全可靠，具备防火、防盗、防潮等条件。2.合同专用章、财务专用章等其他公章应根据其使用性质和频率，分别存放于相应的部门或专人保管，但必须确保存放地点安全。（三）保管人员职责1.公章保管人应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失或损坏。如发现公章有异常情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施。2.公章保管人应严格按照本制度规定的程序和要求使用公章，对每一次公章的使用进行详细登记，记录使用时间、使用部门、使用事由、批准人等信息。3.公章保管人应定期对公章进行检查，确保公章的清晰、完整，如发现公章有磨损、损坏等情况，应及时报告行政部门，并申请更换。4.公章保管人在离职或调动工作时，应将所保管的公章及相关资料交接给指定的接管人员，并办理交接手续。交接手续应包括公章实物、《公章使用登记表》、《公章启用登记表》、《公章废止登记表》等相关资料的核对和签字确认。四、公章的使用（一）使用原则1.公章的使用必须严格遵循合法、合规、必要的原则，确保公章使用的真实性、合法性和有效性。2.公章的使用应根据具体业务事项的性质和要求，按照规定的审批程序进行审批，未经批准不得擅自使用公章。（二）使用范围1.行政公章主要用于培训机构对外发布的公文、函件、证明、介绍信等文件材料的盖章；与外部单位签订的合同、协议等法律文件的盖章；培训机构内部的重要文件、报告、报表等的盖章；以及其他需要使用行政公章的事项。2.合同专用章主要用于培训机构与外部单位签订的各类合同、协议等法律文件的盖章。3.财务专用章主要用于培训机构的财务收支、结算、报销等相关业务的盖章，如开具发票、支票、汇票等。（三）审批程序1.一般事项使用公章由使用部门填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文号、使用时间等信息，并经部门负责人签字确认。将《公章使用申请表》提交至行政部门审核，行政部门审核通过后，在申请表上签署意见，并报培训机构法定代表人或授权代理人批准。公章保管人根据批准后的《公章使用申请表》，在规定的时间和范围内使用公章，并在《公章使用登记表》上进行详细登记。2.重要事项使用公章对于涉及重大决策、重要合同、大额资金支出等重要事项使用公章的，由使用部门填写《公章使用申请表》，并附上详细的事项说明和相关文件资料。经部门负责人、分管领导签字确认后，提交至行政部门审核。行政部门审核通过后，报培训机构法定代表人或授权代理人批准。必要时，需召开专题会议进行研究讨论，形成会议纪要，并将会议纪要作为《公章使用申请表》的附件一同上报审批。公章保管人根据批准后的《公章使用申请表》及相关文件资料，严格按照规定的程序和要求使用公章，并在《公章使用登记表》上进行详细登记。（四）使用要求1.公章使用人应在公章使用现场监督盖章过程，确保盖章位置准确、清晰，不得在空白纸张、空白合同等文件上预先加盖公章。2.如遇特殊情况需要在空白文件上盖章时，必须经培训机构法定代表人或授权代理人批准，并在盖章后对文件内容进行严格审核，确保文件内容真实、合法、有效。3.公章使用后，应及时将盖章后的文件资料归档保存，以便日后查阅和核对。同时，《公章使用登记表》应定期进行整理和归档，保存期限按照培训机构档案管理规定执行。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因机构变更、名称变更、印章损坏等原因需要停用公章时，行政部门应及时填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经培训机构法定代表人批准。2.行政部门应在批准后的[X]个工作日内，将停用公章封存，并通知各部门及相关人员停止使用该公章。同时，在培训机构内部发布公告，告知全体员工公章停用的相关事宜。（二）销毁1.对于已停用的公章，行政部门应按照公安机关的要求，及时办理公章销毁手续。销毁公章时，应填写《公章销毁申请表》，详细记录公章的名称、编号、停用日期、销毁日期等信息，并附上相关证明文件。2.公章销毁应在公安机关指定的具有资质的印章销毁单位进行，销毁过程应进行全程监督，并由销毁单位出具销毁证明。3.行政部门应将公章销毁的相关资料进行归档保存，保存期限按照培训机构档案管理规定执行。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责对公章的保管、使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章使用符合本制度规定的程序和要求。2.财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督检查，确保财务专用章的使用符合财务管理制度的规定，防止财务风险。3.各部门负责人负责对本部门使用公章的情况进行监督管理，确保本部门员工严格按照本制度规定使用公章。（二）外部监督1.培训机构应接受上级主管部门、行业协会等相关部门的监督检查，积极配合相关部门对公章管理情况的检查工作。2.对于外部监督检查中发现的问题，培训机构应及时进行整改，并将整改情况报告给相关部门。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.如因违规使用公章给培训机构造成经济损失或其他不良