如何培训合同管理制度

PAGE如何培训合同管理制度一、总则（一）目的本合同管理制度旨在规范公司/组织的合同管理行为，加强合同风险防控，维护公司/组织的合法权益，提高合同管理水平和经济效益，确保公司/组织各项业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保合同的合法性和有效性。2.风险防控原则加强合同风险识别、评估和应对，采取有效措施防范和化解合同风险，保障公司/组织的利益不受损失。3.统一管理原则公司/组织实行合同统一管理制度，明确合同管理部门和职责分工，对合同的全过程进行集中管理和监督。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，维护合同的严肃性和公信力。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司/组织设立专门的合同管理部门，负责合同的统一管理工作。合同管理部门可以根据公司/组织的实际情况设置，如法务部、合规部或综合管理部等。（二）合同管理部门职责1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本，确保合同管理工作有章可循。2.负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程的管理和监督。3.组织合同法律风险评估，提出风险防控建议，参与重大合同的谈判和签订。4.建立合同台账，对合同的签订、履行情况进行登记和统计分析，及时掌握合同动态。5.负责合同档案的整理、归档和保管，确保合同档案的完整和安全。6.协调处理合同纠纷，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等法律事务。7.对公司/组织各部门的合同管理工作进行指导和培训，提高合同管理水平。（三）业务部门职责1.负责本部门业务合同的起草、洽谈和初步审核，确保合同条款符合业务实际需求和公司/组织利益。2.按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况，配合合同管理部门做好合同管理工作。3.负责收集、整理与合同相关的资料，如业务文件、往来信函、验收报告等，及时归档并提交给合同管理部门。4.协助合同管理部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料，配合做好诉讼、仲裁等法律事务。（四）财务部门职责1.负责审核合同中的财务条款，确保合同涉及的财务事项符合公司/组织财务制度和相关法律法规的规定。2.根据合同约定和实际履行情况，及时办理款项收付手续，对合同执行过程中的财务情况进行监督和分析。3.协助合同管理部门对合同执行情况进行财务审计，提供财务数据和分析报告。（五）审计部门职责1.负责对合同的签订、履行、变更、解除等过程进行审计监督，检查合同管理的合规性和有效性。2.对重大合同进行专项审计，评估合同风险和经济效益，提出审计意见和建议。3.协助合同管理部门处理合同纠纷，对涉及财务收支的合同纠纷进行审计调查，提供审计证据和报告。三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.业务部门应在签订合同前对合同相对方的主体资格、经营状况、信用情况等进行调查和评估，选择具有良好信誉和履约能力的相对方。2.调查内容包括但不限于相对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、涉诉情况等。3.对于重大合同或风险较高的合同，应委托专业机构进行尽职调查，确保合同相对方的真实性和可靠性。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草，合同内容应符合法律法规和公司/组织的要求，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.合同条款应具体、明确、完整，避免模糊不清或歧义性条款，确保合同的可操作性和可执行性。3.涉及公司/组织重大利益或复杂法律关系的合同，应由合同管理部门或法律顾问参与起草，必要时可聘请外部律师提供专业意见。（三）合同审核1.合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性和风险防控措施是否到位。2.审核内容包括但不限于合同主体资格、合同内容的合法性、双方权利义务的对等性、违约责任的明确性、争议解决方式的合理性等。3.合同管理部门应在规定的时间内完成审核，并出具审核意见。对于审核通过的合同，应提交公司/组织领导审批；对于审核不通过的合同，应及时反馈业务部门进行修改完善。（四）合同审批1.合同审核通过后，应按照公司/组织的审批流程提交相关领导审批。审批流程应明确各级领导的审批权限和责任，确保合同审批的规范和高效。2.审批人应认真审查合同内容，对合同的合法性、合理性和风险防控措施进行全面评估，签署审批意见。对于重大合同或涉及公司/组织重大利益的合同，应由公司/组织领导集体研究决定。3.未经审批或审批未通过的合同不得签订。业务部门应根据审批意见对合同进行修改完善，重新提交审核和审批。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同相对方签订。签订合同应使用公司/组织统一印制的合同文本，确保合同文本的规范性和一致性。2.签订合同前，应仔细核对合同条款，确保合同内容与审批通过的文本一致。合同签订人应在合同上签字或盖章，并注明签订日期。3.对于多页合同，应加盖骑缝章，确保合同的完整性和真实性。合同签订后，应及时将合同副本提交合同管理部门备案。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应及时组织合同交底会议，向本部门相关人员传达合同内容和要求，明确各岗位的职责和工作流程。2.合同交底内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行期限、质量标准、验收要求、违约责任等，确保相关人员熟悉合同内容，做好履行合同的准备工作。（二）合同履行跟踪1.业务部门应按照合同约定履行义务，定期对合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同履行跟踪内容包括合同进度、质量情况、款项收付、验收情况等，确保合同履行符合约定要求。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向合同管理部门报告，并采取有效措施进行处理。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利义务、履行期限等条款，确保变更后的合同合法有效。3.合同变更协议签订后，应及时提交合同管理部门备案，并按照变更后的合同履行义务。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同相对方协商解除合同，并签订书面解除协议。2.合同解除协议应明确解除的原因、双方的权利义务、善后处理等条款，确保合同解除后的相关事宜得到妥善处理。3.合同解除协议签订后，应及时提交合同管理部门备案，并按照解除协议的约定履行义务。（五）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同相对方沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。合同管理部门应组织相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，应及时聘请律师或专业机构进行处理，必要时通过诉讼、仲裁等法律途径解决纠纷。五、合同档案管理（一）合同档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本及相关资料提交合同管理部门。合同管理部门应负责收集合同履行过程中产生的各类文件、资料，如往来信函、验收报告、变更协议、解除协议等。2.合同档案收集应确保资料的完整性和真实性，不得遗漏重要文件和资料。（二）合同档案整理1.合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行整理和分类。整理内容包括合同文本、相关附件、审批文件、履行记录等。2.合同档案应按照合同类别、签订时间、编号等进行分类归档，建立清晰的档案目录和索引，便于查询和管理。（三）合同档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室或档案柜，对合同档案进行妥善保管。合同档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司/组织的规定执行。一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年。3.合同档案保管期满后，应按照档案管理的规定进行鉴定和销毁。销毁合同档案应履行审批手续，确保销毁过程的合规性和保密性。（四）合同档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、损毁合同档案。如需复印合同档案，应经合同管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.涉及公司/组织商业秘密或敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露合同内容。六、合同信息化管理（一）合同管理系统建设1.公司/组织应建立合同管理系统，实现合同管理的信息化、自动化和规范化。合同管理系统应涵盖合同签订、履行、变更、解除、档案管理等全过程，具备合同起草、审核、审批、查询、统计分析等功能。2.合同管理系统应与公司/组织的其他业务系统进行集成，实现数据共享和业务协同，提高工作效率和管理水平。（二）合同数据录入与维护1.业务部门应按照合同管理系统的要求，及时将合同签订、履行等相关信息录入系统，确保数据的准确性和及时性。2.合同管理部门应定期对合同数据进行维护和更新，保证系统数据的完整性和有效性。对于合同变更、解除等信息，应及时在系统中进行记录和更新。（三）合同数据分析与利用1.合同管理部门应利用合同管理系统提供的数据分析功能，对合同签订、履行情况进行统计分析，为公司/组织决策提供数据支持。2.通过合同数据分析，可以及时发现合同管理中存在的问题和风险，采取针对性措施进行改进和优化，提高合同管理水平和经济效益。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司/组织各部门的合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司/组织应建立合同管理考核评价制度，对