培训机构印章管理制度

PAGE培训机构印章管理制度一、总则（一）目的为加强培训机构印章管理，规范印章使用流程，保障培训机构及相关方的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构内部各部门及所有涉及印章使用的相关活动。（三）印章种类及定义1.公章：代表培训机构的法定印章，具有最高法律效力，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.财务专用章：专门用于财务核算、资金收付等财务相关业务的印章。3.法人章：代表培训机构法定代表人的个人印章，用于特定的文件签署或授权事项。4.合同专用章：用于签订各类合同、协议等经济业务文件的印章。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、通知等的发布。（四）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.安全性原则：确保印章的存储、保管安全，防止印章被盗用、冒用或私自刻制。3.规范性原则：明确印章的使用范围、审批流程和使用记录，保证印章使用的规范、有序。4.责任性原则：印章使用人对印章使用的真实性、合法性负责，出现问题追究相关人员责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报培训机构法定代表人批准。（二）印章刻制1.经批准后，由行政部门统一负责联系具有合法资质的印章制作单位进行刻制。2.印章刻制完成后，行政部门应及时对印章的规格、样式、文字等进行核对，确保与申请内容一致。（三）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息。2.申请表经培训机构法定代表人批准后，由行政部门发布印章启用通知，明确印章正式启用时间及相关注意事项。3.新印章启用后，原相关印章同时废止，行政部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或销毁。三、印章的保管（一）保管职责1.公章：由培训机构法定代表人指定专人负责保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识。2.财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管，保管人员应熟悉财务业务流程，严格按照财务制度使用印章。3.法人章：由法定代表人本人或其授权的专人保管，确保印章使用的安全性和准确性。4.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管，保管人员应熟悉合同签订流程，严格审核合同内容后使用印章。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，保管人员负责本部门印章的日常使用和保管，并定期向部门负责人汇报印章使用情况。（二）保管方式1.各类印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，钥匙分别由两人持有，确保印章在非使用期间处于安全封闭状态。2.对于不经常使用的印章，应在使用后及时放回保险柜或保管箱，并做好记录。（三）保管环境印章保管场所应保持干燥、通风、防火、防盗，配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，确保印章保管环境的安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于培训机构对外发布的重要文件、报告、决议、合同、协议、授权书、承诺书等；代表培训机构签署的各类法律文件；与政府部门、企事业单位等进行正式往来的函件等。2.财务专用章：用于财务票据、报表、凭证、支票、汇票等财务文件的签章；银行账户的开立、变更、注销等相关手续的办理；财务结算、资金收付等业务的确认。3.法人章：用于法定代表人授权书、个人身份证明等特定文件的签署；在法律规定或培训机构章程规定的范围内，代表法定代表人行使相关职权的文件签署。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议、合作意向书等涉及经济业务往来的文件。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报告、报表等的发布；与其他部门之间的工作联系函件；本部门权限范围内的业务审批文件等。（二）使用流程1.填写用印申请表：印章使用人应根据印章使用事项填写《用印申请表》，详细说明用印事由、文件名称、文号、用印份数、用印时间等信息。2.审批：用印申请表经部门负责人审核签字，确认用印事项的真实性和必要性。涉及重要文件、合同、协议等的用印，需经培训机构法定代表人或其授权的审批人批准。财务专用章的使用，需经财务部门负责人审核签字，并按照财务审批流程进行审批。3.用印登记：印章保管人员在进行用印前，应对用印申请表进行再次审核，确认审批手续齐全后，在《印章使用登记簿》上详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息，并由用印人签字确认。4.用印：印章保管人员在用印时，应严格按照审批内容进行用印，确保印章清晰、端正、完整，不得在空白纸张、文件上加盖印章。5.用印后文件存档：用印完成后，用印人应及时将用印文件及用印申请表等相关资料进行整理归档，以便日后查阅和追溯。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程进行用印时，印章使用人应电话请示相关审批人同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印时，应通过传真、邮件等方式将用印申请表及相关文件发送给印章保管人，经审批人批准后，由印章保管人按照规定用印，并将用印后的文件及时寄回。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.培训机构名称变更、重组、注销等原因，原印章不再使用。2.印章磨损、损坏、遗失等情况，需要更换新印章，原印章相应停用。3.因工作需要，某一印章的使用范围或用途发生重大调整，导致该印章不再适用于原使用场景，需停用。（二）停用程序1.印章保管人发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用时间等信息。2.申请表经部门负责人审核签字，报培训机构法定代表人批准后，发布印章停用通知，告知相关部门和人员。3.停用印章应及时收回，并与《印章使用登记簿》进行核对，确保印章数量准确无误。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由行政部门负责组织实施。2.销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、数量、销毁原因等信息，并经培训机构法定代表人批准。3.销毁印章时，应采用粉碎、熔化等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。4.销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《印章销毁记录》上详细记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息，参与销毁人员应签字确认。5.销毁完成后，《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等相关资料应作为档案进行保存，以备查阅。六、印章使用监督与检查（一）内部监督1.行政部门定期对印章使用情况进行检查，包括用印申请表的填写规范、审批流程的执行情况、用印登记记录的完整性等，发现问题及时督促整改。2.财务部门对财务专用章的使用情况进行专项监督，确保财务印章使用符合财务制度和法律法规的要求。3.各部门负责人对本部门印章的使用情况进行日常监督，发现异常情况及时向培训机构管理层报告。（二）外部审计培训机构定期聘请外部审计机构对印章管理情况进行审计，检查印章管理制度的执行情况、印章使用的合规性等，对发现的问题提出审计意见和建议。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度，擅自使用印章、私刻印章、盗用印章等行为，一经查实，将视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、辞退等处理。2.因