2026年生物科技服务公司现金管理制度

2026年生物科技服务公司现金管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司现金管理工作，建立系统化、标准化的现金运营管理机制，保障现金资产的安全完整，防范现金管理风险，提高现金使用效率，确保现金收支活动符合国家法律法规及公司经营管理要求，结合本公司生物科技服务业务特性（涉及科研实验小额耗材采购、临时科研差旅备用金、技术服务零星收款等特殊现金使用场景），依据《中华人民共和国会计法》《现金管理暂行条例》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有现金收支活动、现金保管、备用金管理、现金盘点核对及相关监督检查工作。公司各部门、全体员工（尤其是财务人员、出纳人员、各业务部门现金经手人员）在涉及现金相关业务时，均需严格遵守本制度规定。财务部门为现金管理的核心责任部门，负责统筹协调现金管理全流程工作。第三条核心原则安全合规原则：严格遵守国家现金管理相关法律法规，落实现金安全防护措施，规范现金收支流程，防范现金丢失、挪用、被盗等风险，确保现金管理合法合规。权责明晰原则：明确各部门、各岗位在现金管理中的职责与权利，做到现金收支、保管、核算等环节分工明确、责任到人，确保事事有人管、风险有人控。预算管控原则：现金收支活动需纳入公司全面预算管理体系，严格按照预算执行，未经预算审批的现金支出不得随意支付，确保现金使用符合公司经营规划及科研项目推进需求。及时准确原则：现金收支需及时办理账务处理，确保现金账实相符、账账核对；现金信息记录需准确完整，为公司资金管理决策提供可靠数据支撑。效益优化原则：合理规划现金持有量，在保障公司日常经营及科研活动现金需求的前提下，减少现金闲置，提高资金使用效益；严格控制现金使用范围，优先采用非现金支付方式。第四条职责分工财务部门：作为现金管理的核心责任部门，负责制定并完善现金管理相关制度及操作流程；统筹现金收支计划的编制与执行；负责现金收付、保管、盘点及账务处理工作；审核现金收支凭证的真实性、合法性、完整性；管理备用金的审批、拨付、核销及清理工作；监督检查各部门现金使用情况，及时发现并整改现金管理风险隐患。出纳人员：严格遵守现金管理操作规范，具体负责现金的收付、清点、保管工作；每日登记现金日记账，做到日清月结、账实相符；及时将现金收支凭证传递给会计人员进行账务处理；妥善保管现金、有价证券、现金支票、印章等重要物品；配合财务部门及相关部门开展现金盘点、监督检查工作；发现现金管理异常情况及时上报。会计人员：负责审核现金收支凭证，核对现金日记账与总账，确保账务处理准确无误；监督出纳人员现金收付及保管工作，对不符合制度规定的现金收支行为予以制止并上报；参与现金盘点工作，核对盘点结果与账务记录，编制盘点报告。各业务部门：严格按照本制度规定办理现金收支相关业务，提交真实、完整的现金收支申请资料及支撑凭证；配合财务部门审核现金收支业务，对提交资料的真实性、合法性负责；合理规划本部门现金使用，严格执行预算管控要求；负责本部门备用金的规范使用、及时报销及安全保管（如有）；接受财务部门及相关部门的现金管理监督检查。审计部门：负责对公司现金管理工作进行内部审计监督，定期或不定期开展现金管理专项审计，检查现金收支的合规性、现金保管的安全性、账务处理的准确性及制度执行的有效性；对审计发现的问题提出整改建议，跟踪整改落实情况；参与现金管理重大风险事件的调查处理。法务部门：负责审核本制度及现金管理相关操作规范的合规性；提供现金管理相关的法律法规咨询支持；参与处理因现金管理引发的法律纠纷及违规事件的责任认定。公司管理层：负责审批现金管理相关制度、重大现金支出事项及备用金限额；监督各部门落实现金管理职责；协调解决现金管理过程中的重大问题；对现金管理风险承担管理责任。第二章现金收付管理第五条现金收款管理公司现金收款范围严格按照国家现金管理相关规定及公司业务实际确定，主要包括：（1）科研项目合作方支付的零星技术服务费用；（2）员工归还的备用金及借款；（3）小额物资采购退回的货款；（4）无法通过银行转账收取的零星款项；（5）其他经公司批准的现金收款事项。原则上，单笔收款金额超过规定限额的，应要求对方通过银行转账方式支付，严禁强制或变相强制对方使用现金支付。现金收款需遵循“先收款、后记账”的原则，确保现金实际到账后再办理相关业务确认及账务处理。业务部门收取现金时，需及时开具公司统一印制的收款收据，收据需注明收款日期、收款金额、收款事由、付款单位（或个人）等关键信息，由收款人员、付款人员签字确认，并加盖公司财务专用章。业务部门收取的现金需在收款当日移交至财务部门出纳人员，严禁业务部门或个人私自留存现金、坐支现金。移交时，需填写《现金移交清单》，详细列明移交现金金额、收据编号、收款事由等信息，由移交人、接收人（出纳人员）签字确认，确保现金移交可追溯。出纳人员接收现金时，需当面清点现金数额，核对现金与《现金移交清单》及收款收据的一致性，确认无误后办理接收手续。对金额较大的现金收款，需由两人及以上共同清点核对，确保现金足额到账。出纳人员需在接收现金当日登记现金日记账，准确记录收款日期、金额、来源、对应业务事项及收据编号等信息，并将收款收据记账联及相关支撑资料传递给会计人员，由会计人员及时进行账务处理。财务部门需定期对现金收款业务进行核查，核对现金日记账与收款收据、账务记录的一致性，确保现金收款全部纳入账务核算，无遗漏、无截留。第六条现金付款管理公司现金付款范围严格限定为国家现金管理规定允许使用现金的项目，结合公司业务特性，主要包括：（1）职工工资、奖金、津贴及补贴的发放；（2）个人劳务报酬的支付；（3）根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；（4）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；（5）向个人收购农副产品和其他物资的价款（如科研实验用零星农副产品原料采购）；（6）出差人员必须随身携带的差旅费；（7）结算起点以下的零星支出（结算起点按国家相关规定执行，公司可根据实际情况细化明确）；（8）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。超出上述范围的付款，一律通过银行转账方式办理，严禁以现金方式支付。现金付款需严格执行审批流程，遵循“先审批、后付款”的原则，未经审批的现金支出申请，出纳人员有权拒绝支付。具体审批流程如下：（1）申请部门填写《现金支出申请表》，注明付款事由、付款金额、收款单位（或个人）、开户银行及账号（非个人付款需提供）等信息，并附上相关支撑资料（如费用报销单、采购合同、验收单、工资发放表等）；（2）申请部门负责人对申请资料的真实性、合理性、必要性进行审核签字；（3）财务部门会计人员对申请资料的合规性、完整性及金额准确性进行审核签字；（4）财务部门负责人对现金支出的合规性及审批流程的完整性进行审核签字；（5）根据付款金额大小及业务重要程度，报公司相关管理层审批签字（具体审批权限由公司另行制定）。出纳人员办理现金付款时，需严格核对《现金支出申请表》及相关支撑资料的审批手续是否完整、信息是否一致，确认无误后，当面清点现金并交付给收款人。收款人需在《现金支出申请表》上签字确认，个人收款的还需提供有效身份证明复印件（留存财务部门归档）。出纳人员需在办理现金付款当日登记现金日记账，准确记录付款日期、金额、用途、收款单位（或个人）及对应审批单据编号等信息，并将《现金支出申请表》及相关支撑资料传递给会计人员，由会计人员及时进行账务处理。严禁出纳人员无审批手续付款、超范围付款、超金额付款或虚构现金支出业务；严禁以白条、收据等不符合规定的凭证抵充现金付款；严禁代领现金（特殊情况需代领的，需提供收款人的书面授权委托书及双方有效身份证明，代领人签字确认后方可支付）。第七条现金收支禁止性规定严禁各部门或个人未经财务部门批准私自收取现金、留存现金或坐支现金；严禁将公司现金以个人名义存入银行或转借他人使用。严禁出纳人员挪用公司现金、白条抵库、虚报冒领现金或利用职务之便侵占公司现金资产。严禁伪造、篡改现金收支凭证及相关支撑资料；严禁在现金收支业务中弄虚作假、虚报金额。严禁超出规定限额留存现金；严禁将现金存放在非指定的保管场所。严禁在现金收支过程中泄露公司商业秘密及财务敏感信息。第三章备用金管理第八条备用金设立与限额备用金是指公司为满足各部门日常零星开支及科研项目临时需求，预先拨付给相关部门或个人的现金。公司备用金实行“定额管理、定期核销、专款专用”的管理模式。各部门因工作需要设立备用金的，需填写《备用金申请审批表》，注明申请部门、备用金用途、申请金额、使用期限等信息，附上相关业务需求说明，经部门负责人审核、财务部门审核、公司管理层审批同意后，由财务部门出纳人员按审批金额拨付备用金。备用金限额根据各部门日常零星开支规模、科研项目需求等实际情况合理确定，由财务部门会同申请部门共同测算，报公司管理层审批后执行。原则上，备用金限额不得超过该部门月度平均零星开支金额的30%-50%，科研项目备用金限额根据项目周期及零星支出需求单独核定，严禁超限额拨付备用金。备用金使用期限一般不超过3个月，科研项目备用金使用期限可根据项目周期适当延长，但最长不得超过1年。使用期限届满后，需及时办理核销手续；确需继续使用的，需重新提交申请并办理审批手续。第九条备用金使用与核销备用金需严格按照审批用途使用，仅限用于部门日常零星开支（如办公用品采购、小额维修费、零星交通费等）及科研项目临时零星支出（如小额实验耗材采购、临时差旅费用等），严禁挪作他用（如支付大额款项、个人消费、偿还个人债务等）。备用金使用部门需指定专人负责备用金的保管与使用，建立备用金使用台账，详细记录备用金的领用、支出、结余情况，定期与财务部门核对。备用金保管人需妥善保管备用金，确保资金安全，如有丢失、被盗等情况，需及时上报并承担相应责任。备用金使用后，使用部门需在规定期限内（一般为每月末或备用金使用期限届满后10个工作日内）办理核销手续。核销时，需整理备用金支出的相关原始凭证（如发票、收据、验收单等），填写《备用金核销申请表》，注明核销金额、支出明细、对应备用金领用批次等信息，经部门负责人审核签字后，提交财务部门审核核销。财务部门会计人员对《备用金核销申请表》及相关原始凭证的真实性、合规性、完整性进行审核，确认无误后，按规定进行账务处理；出纳人员根据审核通过的核销资料，办理备用金补足或结清手续。如需补足备用金，按原限额拨付；如不再继续使用备用金，需收回剩余备用金并办理结清手续。对超过使用期限未办理核销手续的备用金，财务部门需及时提醒使用部门办理；对经提醒仍未核销的，财务部门有权暂停该部门新的备用金申请，并从相关责任人的薪酬中抵扣相应金额（需按公司相关规定执行）。第十条备用金清理与交接财务部门需定期对各部门备用金使用情况进行清理核查，每季度至少开展一次备用金专项检查，核对备用金台账与实际结余、账务记录的一致性，检查备用金使用的合规性，对发现的问题及时督促整改。备用金保管人因岗位变动、离职等原因需要交接备用金的，需办理备用金交接手续，编制《备用金交接清单》，详细列明备用金结余金额、使用台账、未核销的原始凭证等信息，由交接双方、监交人（部门负责人或财务部门人员）签字确认后，方可完成交接。交接清单需提交财务部门归档备案。科研项目结束后，相关备用金需在项目结题后1个月内办理核销结清手续，剩余备用金全额收回财务部门，严禁项目结束后仍留存备用金。第四章现金保管与盘点第十一条现金保管要求公司现金需存放在财务部门指定的专用保险柜中，保险柜需放置在安全、保密的场所（如财务专用库房），具备防火、防盗、防潮、防虫等安全防护措施。保险柜钥匙由出纳人员专人保管，严禁转借他人；保险柜密码需定期更换（至少每季度更换一次），严禁向无关人员泄露密码。出纳人员每日下班前，需将当日现金余额全部存入保险柜，关闭保险柜并确认锁好，检查保管场所的门窗是否关闭、安全设施是否正常运行，确保现金保管安全。现金保管需严格遵守库存现金限额管理规定，库存现金限额由财务部门根据公司日常现金收支规模及距离银行的远近等因素测算，报开户银行批准后执行。每日库存现金余额不得超过批准的限额，超过限额的现金需在当日下班前存入银行；特殊情况下无法及时存入银行的，需报财务部门负责人及公司管理层批准，并采取必要的安全防护措施，确保资金安全。保险柜内除存放现金外，还可存放有价证券、现金支票、转账支票、财务专用章等重要物品，但需分类存放、妥善保管，并建立相关物品保管台账，定期核对。严禁在保险柜内存放个人物品、易燃易爆物品、腐蚀性物品及其他与现金保管无关的物品。第十二条现金盘点管理现金盘点实行“日清月结、定期核查”的制度，确保现金账实相符。出纳人员每日下班前需对库存现金进行盘点，核对现金实际余额与现金日记账余额是否一致，如有差异，需立即查找原因并处理，无法当场处理的，需及时上报财务部门负责人；每日盘点情况需在现金日记账中注明，由出纳人员签字确认。财务部门每月至少组织一次现金盘点工作，由会计人员与出纳人员共同参与，对库存现金进行全面盘点，核对现金实际余额、现金日记账余额与总账余额的一致性。盘点过程中需填写《现金盘点报告表》，详细记录盘点日期、盘点人员、现金实际余额、账面余额、差异金额及差异原因等信息，由盘点人员签字确认。如存在盘点差异，需及时查明原因，明确责任，按公司相关规定进行处理，并调整相关账务记录。审计部门每季度至少开展一次现金专项盘点，或根据工作需要不定期开展现金突击盘点，盘点过程需独立进行，不受其他部门或人员干预。盘点结果需形成专项审计记录，对发现的问题提出整改建议，跟踪整改落实情况。现金盘点过程中，如需核对备用金，备用金使用部门需配合提供备用金使用台账及相关原始凭证，确保备用金盘点工作顺利开展。所有现金盘点记录及相关资料需归档保管，保存期限不少于3年，以备后续核查。第五章监督检查与责任追究第十三条监督检查机制财务部门需建立常态化的现金管理监督检查机制，每日对现金收付业务的合规性、现金日记账登记的准确性进行核查；每月对现金保管情况、备用金使用与核销情况进行全面检查；每季度对现金管理整体情况进行总结分析，及时发现并整改现金管理风险隐患。审计部门需将现金管理工作纳入内部审计重点范围，每年至少开展一次现金管理专项审计，重点检查现金收支的合规性、现金保管的安全性、备用金管理的规范性、账务处理的准确性及制度执行的有效性。审计过程中需查阅现金收支凭证、现金日记账、盘点报告、备用金申请与核销资料等相关文件，与相关人员进行谈话核实，形成审计报告，上报公司管理层。建立现金管理投诉举报机制，员工发现违反本制度的行为，可向财务部门、审计部门或公司管理层投诉举报。相关部门需对举报信息严格保密，在3个工作日内开展调查处理，及时向举报人员反馈处理结果。各部门需加强对本部门现金使用人员的管理与监督，定期开展现金管理制度培训，提高相关人员的合规意识与风险防控意识，确保本部门现金使用符合制度规定。第十四条责任追究情形违反本制度规定，出现以下情形之一的，将视情节轻重对相关责任人进行责任追究：未经批准私自收取现金、留存现金、坐支现金或将公司现金以个人名义存入银行的；现金收付业务未按规定办理审批手续，或审批手续不完整、资料不真实的；超范围、超限额使用现金支付，或违规使用现金支付大