行政物资采购清单及审批流程模板

行政物资采购清单及审批流程模板适用范围与常见应用场景采购流程全步骤指南第一步：需求提出与部门初审需求发起：各部门根据实际工作需要，由部门负责人或指定人员填写《行政物资采购清单》，明确物资名称、规格、数量、用途及预估预算，并附《需求说明》（如为新员工配置需附入职信息，为活动采购需附活动方案）。部门审核：部门负责人对需求的必要性、合理性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至行政部。第二步：行政部复核与清单完善需求复核：行政部收到申请后，1个工作日内完成复核，重点核查：物资是否符合行政采购范围（如非生产原料、非专业设备等）；数量是否与实际需求匹配，是否存在重复采购；预估预算是否在部门年度预算额度内。清单优化：对物资规格、品牌（如无特殊要求建议明确“通用型”或“性价比优先”）提出优化建议，与申请部门沟通后确认最终清单。第三步：分级审批（根据采购金额）根据采购金额划分审批权限，保证审批流程高效：小额采购（单笔≤5000元）：由行政部负责人审批，报备财务部；中额采购（5000元＜单笔≤20000元）：行政部负责人审核后，提交分管领导审批；大额采购（单笔＞20000元）：分管领导审批后，提交单位主要负责人审批（如总经理、局长等）。注：审批人需在《行政物资采购清单》“审批意见”栏签字确认，并注明审批日期。第四步：采购执行与过程记录采购方式选择：小额采购：优先从行政部合格供应商名录中选择，或通过电商平台（如京东企业购、苏宁易购）比价采购；中额及以上采购：需至少联系2家供应商询价，填写《比价记录表》，选择性价比最优的供应商。采购实施：行政部根据审批结果与供应商签订采购合同（如需），明确物资规格、数量、交付时间、付款方式等条款，并全程保留采购凭证（如订单截图、合同文本）。第五步：物资验收与入库登记验收组织：物资送达后，由行政部牵头，申请部门派员共同验收，核对：物资名称、规格、数量是否与采购清单一致；质量是否合格（如办公用品需无破损、电子设备需能正常启动）；配件、说明书等是否齐全。入库登记：验收合格后，填写《物资入库登记表》，录入行政部物资管理系统，更新库存台账；验收不合格的，需及时联系供应商退换货，并记录原因。第六步：费用核销与资料归档费用报销：行政部凭采购合同、入库登记表、供应商发票（或合规收据）等资料，提交财务部核销。资料归档：采购过程中形成的《采购清单》《比价记录表》《验收单》《合同》等资料，由行政部统一整理归档，保存期限不少于3年，以备后续查证。行政物资采购清单模板（含审批栏）序号物资名称规格型号单位数量单价（预估）总价（预估）用途说明申请部门申请人部门负责人意见行政部复核意见财务审核意见分管领导意见主要负责人意见采购执行情况验收情况备注1A4打印纸80g500张/包包1025.00250.00日常办公打印使用行政部某同意需确认库存预算充足已完成合格2无线鼠标人体工学型个580.00400.00新员工入职配置人事部某同意建议选性价比款同意待采购3会议桌布定制2.5m×1.2m块2150.00300.00年度会议筹备综合管理部某同意需确认颜色预算内同意审批通过已签订合同待验收7日内交付………………关键执行要点与风险提示预算控制优先：所有采购需严格控制在年度部门预算内，超预算采购需提前提交预算调整申请，经审批后方可执行。审批时效管理：各级审批人需在收到申请后2个工作日内完成审批，避免因审批延迟影响工作进度；紧急采购（如突发设备故障需立即更换）可先通过电话请示后补签纸质流程。供应商合规性：优先选择资质齐全、信誉良好的供应商，大额采购需核查供应商营业执照、相关经营许可证等资质文件，避免与无资质单位合作。质量与验收把关：验收环节需双人到场，严禁“先入库后验收”或“经验收后补签”，杜绝不合格物资流入办公环节。台账动态更新：行政部需每月更新物资库存