正版软件管理工作规范指南规范

正版软件管理工作规范指南规范一、总则（一）目的为加强正版软件的管理，规范正版软件的采购、使用、维护等工作流程，确保公司软件使用符合法律法规要求，提高软件使用效率，降低软件使用成本，特制定本正版软件管理工作规范。（二）适用范围本规范适用于公司内部所有部门及员工在工作过程中对正版软件的采购、安装、使用、升级、卸载等管理活动。（三）管理原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规，确保所使用的软件均为合法授权的正版软件。2.必要性原则：根据工作实际需求，合理配置软件，避免不必要的软件采购和使用。3.经济性原则：在满足工作需求的前提下，选择性价比高的软件产品，降低软件采购和使用成本。4.安全性原则：采取必要的安全措施，保障正版软件的安全使用，防止软件被盗版、恶意攻击或数据泄露。二、管理职责（一）信息管理部门1.负责制定和完善正版软件管理规章制度，并监督执行。2.组织开展正版软件的采购、选型和评估工作。3.建立和维护正版软件资产台账，记录软件的采购、安装、使用、升级、卸载等信息。4.负责正版软件的安装、配置、调试和维护工作，及时解决软件使用过程中出现的技术问题。5.定期对公司正版软件的使用情况进行检查和评估，提出改进建议。（二）财务部门1.负责审核正版软件采购预算，确保采购资金的合理使用。2.按照公司财务制度办理正版软件的采购付款手续。3.对正版软件的采购成本进行核算和分析，为公司的成本控制提供支持。（三）各使用部门1.根据工作实际需求，提出正版软件的采购申请，并明确软件的功能、性能、数量等要求。2.负责本部门正版软件的日常使用和管理，确保软件的合法使用和安全运行。3.配合信息管理部门开展正版软件的检查和评估工作，及时反馈软件使用过程中出现的问题和建议。三、软件采购管理（一）需求调研1.各使用部门应定期对本部门的软件使用需求进行调研和分析，结合工作实际情况，提出软件采购需求。2.需求调研应包括软件的功能、性能、兼容性、安全性等方面的要求，以及软件的预计使用人数、使用场景等信息。（二）采购申请1.各使用部门根据需求调研结果，填写《正版软件采购申请表》，详细说明软件的名称、版本、功能、数量、预算等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给信息管理部门。2.信息管理部门对采购申请进行审核，主要审核软件的必要性、合理性、兼容性等，对于不符合要求的采购申请，应及时反馈给使用部门并说明原因。（三）选型评估1.对于审核通过的采购申请，信息管理部门应组织相关人员进行软件选型评估。2.选型评估应综合考虑软件的功能、性能、价格、售后服务、技术支持等因素，选择最适合公司需求的软件产品。3.选型评估过程中，应收集相关软件产品的资料和信息，进行对比分析，并邀请专业人士或用户代表进行评估和论证。（四）采购审批1.信息管理部门根据选型评估结果，制定软件采购方案，包括软件的名称、版本、数量、价格、供应商等信息，并填写《正版软件采购审批表》。2.采购方案经信息管理部门负责人审核签字后，提交给公司领导进行审批。对于重大软件采购项目，应组织相关部门进行集体决策。（五）采购实施1.采购方案经公司领导审批通过后，信息管理部门应按照公司采购管理制度的要求，与供应商签订软件采购合同。2.采购合同应明确软件的名称、版本、数量、价格、交付时间、售后服务、技术支持等条款，确保双方的权益和义务得到保障。3.信息管理部门应跟踪软件采购的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保软件按时、按质、按量交付。四、软件安装与配置管理（一）安装前准备1.信息管理部门在安装软件前，应检查计算机设备的硬件配置和操作系统是否符合软件的安装要求。2.准备好软件安装所需的介质、密钥、序列号等资料，并对软件进行病毒查杀和安全检测。（二）安装过程管理1.信息管理部门应按照软件的安装说明和操作指南进行软件安装，确保安装过程的正确性和规范性。2.在安装过程中，应注意软件的配置参数设置，如数据库连接、网络设置、用户权限等，确保软件能够正常运行。（三）安装测试1.软件安装完成后，信息管理部门应进行安装测试，检查软件的功能是否正常、性能是否稳定、兼容性是否良好等。2.对于安装测试过程中出现的问题，信息管理部门应及时进行排查和解决，确保软件能够满足使用部门的需求。（四）配置管理1.信息管理部门应建立软件配置管理文档，记录软件的配置参数、安装路径、用户权限等信息，以便于软件的维护和管理。2.根据使用部门的需求和软件的升级情况，及时调整软件的配置参数，确保软件的正常运行。五、软件使用与维护管理（一）使用培训1.软件安装完成后，信息管理部门应组织使用部门的员工进行软件使用培训，使员工熟悉软件的功能和操作方法。2.培训方式可以采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式，确保培训效果。（二）使用规范1.各使用部门应要求员工严格遵守软件的使用规范和操作流程，不得擅自更改软件的配置参数、删除软件文件等。2.员工在使用软件过程中，应注意保护软件的版权和知识产权，不得将软件擅自复制、传播、出租给他人使用。（三）日常维护1.信息管理部门应定期对软件进行维护和保养，包括软件的更新、升级、备份、病毒查杀等工作。2.建立软件维护记录，记录软件的维护时间、维护内容、维护人员等信息，以便于对软件的维护情况进行跟踪和管理。（四）故障处理1.当软件出现故障时，使用部门应及时向信息管理部门报告，信息管理部门应及时响应并进行故障排查和处理。2.对于一般性故障，信息管理部门应在规定的时间内解决；对于较为复杂的故障，应及时联系软件供应商的技术支持人员进行协助处理。六、软件升级与更新管理（一）升级需求评估1.信息管理部门应定期对软件的使用情况进行评估，结合软件供应商发布的升级信息和公司的业务需求，判断是否需要对软件进行升级。2.升级需求评估应考虑软件的功能增强、性能提升、安全漏洞修复等因素，以及升级的成本、风险和影响等。（二）升级方案制定1.对于需要升级的软件，信息管理部门应制定详细的升级方案，包括升级的时间、步骤、方法、风险评估及应对措施等。2.升级方案应经过相关部门和人员的审核和批准后实施。（三）升级实施1.在升级实施前，信息管理部门应做好充分的准备工作，包括备份数据、测试升级环境、通知相关人员等。2.按照升级方案的要求，逐步实施软件升级，确保升级过程的顺利进行。3.升级完成后，对软件进行全面的测试和检查，确保软件的功能和性能正常。（四）更新管理1.对于软件的日常更新，如安全补丁、功能更新等，信息管理部门应及时关注软件供应商的发布信息，并根据实际情况进行更新。2.更新过程中，应遵循软件供应商的更新指南和要求，确保更新的正确性和安全性。七、软件卸载管理（一）卸载申请1.当软件不再使用或需要更换时，使用部门应填写《正版软件卸载申请表》，说明卸载软件的原因、名称、版本等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给信息管理部门。（二）卸载审批1.信息管理部门对卸载申请进行审核，主要审核卸载的必要性、数据备份情况等，对于不符合要求的卸载申请，应及时反馈给使用部门并说明原因。（三）卸载实施1.经审核通过的卸载申请，信息管理部门应按照软件的卸载说明和操作指南进行软件卸载，确保卸载过程的彻底性和安全性。2.卸载完成后，对计算机系统进行清理，删除相关的软件文件、注册表项等，释放系统资源。八、软件资产管理（一）资产台账建立1.信息管理部门应建立正版软件资产台账，记录软件的名称、版本、供应商、采购时间、采购价格、授权数量、使用部门、使用人等信息。2.资产台账应采用电子化管理方式，便于查询、统计和分析。（二）资产盘点1.信息管理部门应定期对正版软件资产进行盘点，核对资产台账与实际使用情况是否一致。2.盘点过程中，如发现软件资产存在丢失、损坏、被盗用等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（三）资产报废1.对于已经过期、损坏、不再适用的正版软件，信息管理部门应按照公司的资产报废管理制度进行报废处理。2.报废处理前，应确保软件的数据已经备份和清理，避免数据泄露。九、监督与考核（一）监督检查1.信息管理部门应定期对公司正版软件的使用情况进行监督检查，检查内容包括软件的合法性、使用情况、维护情况等。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。（二）考核评价1.将正版软件管理工作纳入公司的绩效考核体系，对各部门和人员的正版软件管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括软件采购的合理性、使用的合法