企业行政管理规范与执行手册

企业行政管理规范与执行手册前言为规范企业内部行政管理流程，提升运营效率，保障各项工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖办公环境、会议组织、资产管理、印章使用、档案管理、差旅接待及应急处置等核心环节，旨在为各部门及员工提供明确的操作指引，保证行政管理工作标准化、规范化、高效化。手册适用对象与场景本手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖日常办公、会议召开、资产使用、文件处理、对外接待等全场景行政管理需求。无论是新员工入职熟悉工作流程，还是老员工处理日常行政事务，均可参照本手册执行，保证各项工作符合企业规范。第一章办公环境与安全管理一、规范执行流程区域划分与责任明确行政部根据部门职能划分办公区域，明确各部门对所属区域的环境维护责任。员工工位由个人负责保持整洁，公共区域（如会议室、茶水间、走廊）由各部门轮流安排人员每日清洁。日常维护标准工位物品摆放有序，文件资料及时归档，私人物品统一收纳于抽屉。公共区域禁止堆放杂物，保持通道畅通；茶水间使用后及时清理台面，清理厨余垃圾。绿植由行政部定期养护，发觉枯萎或损坏及时更换。定期检查与考核行政部每周五下午组织办公环境检查，对照《办公环境检查表》评分，评分结果纳入部门月度考核。发觉问题（如卫生不达标、物品乱放）当场反馈，责任部门需在2个工作日内整改完毕。二、模板表格表1-1办公环境日常检查表检查区域检查项目检查标准（是/否）检查人检查日期整改情况员工工位物品摆放整齐文件资料归档有序线缆整理规范公共区域（走廊）通道畅通无杂物会议室桌椅归位，设备关闭茶水间台面清洁，垃圾清空三、关键执行要点下班前需关闭个人工位电脑、显示器及电源插座，拔掉无关充电设备，保证用电安全。严禁在办公区域吸烟、使用明火或大功率电器（如电炉、电暖气）。发觉消防设施损坏、安全隐患（如电线裸露、门窗损坏）需立即向行政部报告，联系人：师傅，电话分机：。第二章会议组织与管理规范一、规范执行流程会议发起与审批发起人根据工作需要填写《会议申请审批表》，明确会议名称、时间、地点、参会人员、议题及预计时长。部门负责人审核会议必要性后，提交至行政部统筹安排（如需跨部门参会，需提前协调相关部门负责人）。会议准备行政部根据审批结果预定会议室，提前调试设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）。发起人需提前24小时将会议材料（如议程、PPT）发送至参会人员，并抄送行政部备案。会议召开参会人员需提前5分钟入场，将手机调至静音或关闭状态；主持人需准时开始会议，控制会议时长。记录人需详细记录会议要点、决议事项及责任人、完成时限，形成《会议纪要》。会后跟进会议结束后2个工作日内，记录人将《会议纪要》提交至主持人审核，审核通过后分发至参会人员及相关部门。责任人需按会议纪要要求推进工作，行政部负责跟踪进度，未按时完成的需说明原因。二、模板表格表2-1会议申请审批表会议名称会议时间年月日时分会议地点□会议室A□会议室B□线上会议预计时长小时参会人员会议议题发起人部门：*联系方式：*审批人（部门）行政部统筹意见□同意□调整时间/地点签字：*日期：*表2-2会议纪要模板会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员议题一：*事项讨论要点：决议：责任人：*完成时限：*议题二：*事项讨论要点：决议：责任人：*完成时限：*待办事项汇总责任人完成时限三、关键执行要点临时紧急会议需提前4小时通知行政部，由行政部协调安排会议室及设备。会议室使用后，使用部门需将桌椅归位，清理垃圾，关闭设备电源。涉及公司机密或敏感信息的会议，需在会议前明保证密要求，参会人员不得外泄。第三章办公设备与资产管理规范一、规范执行流程资产申购与采购部门因工作需要新增办公设备（如电脑、打印机）或低值易耗品（如文具、耗材），需填写《资产申购单》，注明物品名称、规格型号、数量、用途及预算。部门负责人审核后提交至行政部，行政部根据库存情况及采购流程统一采购（单价超*元的需报总经理审批）。验收入库物品采购到货后，行政部与申购部门共同验收，核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后填写《资产验收单》。固定资产（如电脑、办公家具）需粘贴资产标签，登记《资产台账》，注明资产编号、领用部门、领用人及领用日期。领用与保管员工领用资产时需在《资产台账》签字确认，个人负责所使用资产的日常保管，严禁私自转借、拆卸或外带。部门之间调拨资产需填写《资产调拨单》，经双方部门负责人及行政部审批后更新台账。维修与报废资产出现故障时，领用人需及时向行政部报修，行政部联系维修人员处理并记录维修情况。资产无法修复或达到使用年限需报废时，由行政部鉴定后填写《资产报废申请表》，报总经理审批后统一处置。二、模板表格表3-1资产申购单申购部门申购人联系方式申购日期物品名称规格型号单位数量预算金额部门审批行政部审批总经理审批表3-2资产台账登记表资产编号资产名称规格型号领用部门领用人领用日期保管状态维修记录□正常□维修三、关键执行要点员工离职或调岗时，需办理资产交接手续，将所使用资产交还行政部，确认无损坏后签字离职。行政部每季度组织一次资产盘点，保证账实相符，盘盈盘亏需查明原因并上报处理。办公耗材（如纸张、墨盒）按需领用，杜绝浪费，鼓励使用双面打印。第四章印章使用管理规范一、规范执行流程印章保管公司公章、合同章、财务章等印章由行政部指定专人（印章保管人）统一保管，存放于带锁的保险柜中，保险柜钥匙由保管人随身携带。印章保管人需建立《印章使用登记表》，详细记录用印时间、用印事由、文件名称、份数、申请人及审批人。使用申请申请人需填写《用印申请审批表》，注明用印文件名称、份数、用途及所需印章类型，并附文件样本（如合同、函件）。一般文件用印由部门负责人审批；合同、协议等重要文件用印需经总经理审批；涉及法律效力的文件还需法务部审核。审核与用印印章保管人收到申请后，需核对审批手续是否完备、文件内容是否与申请事由一致，确认无误后方可加盖印章。用印需清晰、端正，加盖在指定位置（如文件落款处或骑缝处），严禁在空白纸张、空白合同上用印。登记备案用印完成后，印章保管人需在《印章使用登记表》中详细记录用印信息，并将用印文件样本（或复印件）归档保存。二、模板表格表4-1用印申请审批表申请部门申请人联系方式申请日期用印文件名称份数印章类型用印事由文件样本□随表附□已提交至行政部审批人（部门）审批人（行政部）总经理审批表4-2印章使用登记表用印日期用印时间文件名称份数用印事由申请人审批人保管人签字三、关键执行要点印章保管人需妥善保管印章，严禁擅自委托他人代管或带出办公区域（特殊情况需经总经理批准并由专人陪同）。发觉用印文件与审批内容不符或存在法律风险时，印章保管人有权拒绝用印，并及时向总经理汇报。印章使用登记表需长期保存，以备查阅，保存期限不少于*年。第五章档案资料管理规范一、规范执行流程资料分类档案资料按年度、部门、类型分为行政管理类、业务合同类、财务审计类、人力资源类等，每类下设子类（如行政管理类包括会议纪要、制度文件、资产台账等）。电子档案需在服务器中建立分类文件夹，命名规则为“年度-部门-档案类型-文件名称”。归档范围具有保存价值的文件材料均需归档，包括但不限于：公司重要制度、会议纪要、合同协议、财务报表、人事档案、项目资料等。以下材料不需归档：临时性通知、草稿文件、重复性材料、与工作无关的个人资料。整理归档各部门需在每月*日前将上月需归档的纸质资料整理成册，填写《文件归档清单》，经部门负责人审核后移交至档案室。电子档案由各部门指定专人负责整理，每月*日前将新增档案至服务器指定文件夹，并同步更新电子档案目录。查阅与借阅员工因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，说明查阅档案名称、用途及查阅方式（查阅原件/复印件）。内部员工查阅一般档案经部门负责人批准；查阅机密档案需经总经理批准；外部单位查阅档案需持单位介绍信及有效证件，经总经理批准后方可进行。档案原则上不外借，确需借阅的需经总经理批准，借阅期限不超过*个工作日，借阅期间需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。二、模板表格表5-1文件归档清单档案编号文件名称形成部门归档日期保管期限备注□永久□年□年表5-2档案查阅申请表申请人部门联系方式查阅日期查阅档案名称份数查阅用途审批人（部门）总经理审批三、关键执行要点档案室需保持干燥、通风、防火、防潮、防虫，定期检查档案保存情况，发觉损坏及时修复。电子档案需定期备份（每月*次），备份数据存储于专用硬盘或云端，保证数据安全。员工离职时需将工作中形成的档案资料交还档案室，不得私自留存或带走。第六章差旅与接待管理规范一、规范执行流程差旅申请员工因公出差需提前填写《出差申请审批表》，注明出差人姓名、部门、出差事由、起止时间、出差地点、交通工具及预计费用。部门负责人审核出差必要性及费用预算，出差天以上（含天）需报总经理审批。审批与订票行政部收到审批通过的《出差申请审批表》后，根据员工需求协助订票（机票、火车票）及预订住宿（住宿标准参照公司《费用管理制度》）。员工需提前*个工作日提交订票需求，紧急出差可先电话沟通，事后补填申请表。差旅报销员工出差结束后需在*个工作日内整理差旅费用票据（如发票、车票），填写《差旅费用报销单》，注明费用明细及出差事由，并附《出差申请审批表》。部门负责人审核费用报销的真实性及合规性，提交至财务部复核，财务部确认无误后安排报销。接待流程外部来访接待需提前填写《接待申请表》，注明来访单位、来访人员、人数、来访事由、接待标准及陪同人员。接待标准根据来访人员级别及工作需要确定，经部门负责人及行政部审核后执行。接备过程中需遵守节俭原则，安排工作餐（标准不超过*元/人），严禁铺张浪费；接待结束后，陪同人员需在《接待记录表》中记录接待情况。二、模板表格表6-1出差申请审批表出差人部门出差事由出差地点起止时间交通工具□飞机□火车□汽车□自驾预计费用审批人（部门）总经理审批行政部备案表6-2差旅费用报销单报销人部门出差日期报销日期费用明细交通费住宿费伙食补助票据张数审批人财务复核三、关键执行要点出差人员需严格遵守出差计划，未经批准不得擅自延长出差时间或变更出差地点。差旅费用报销需真实、合规，严禁虚报冒领、伪造票据，一经发觉将按公司规定处理。接待过程中需注意言行举止，维护公司形象，遵守保密规定，不得泄露公司机密信息。第七章突发事件应急处置规范一、规范执行流程预案制定行政部牵头制定各类突发事件应急预案，包括火灾、停电、设备故障、极端天气等，明确应急组织架构、职责分工、处置流程及物资保障。应急预案需每年修订一次，遇特殊情况（如法律法规调整、公司组织架构变更）及时更新。应急响应突发事件发生后，现场人员需立即采取初步控制措施（如切断电源、疏散人员），并在*分钟内向行政部及部门负责人报告。行政部接到报告后立即启动应急预案，通知应急小组成员（如安保、维修、医护）到位，协调资源开展处置工作。处置措施火灾：立即拨打火警电话*，组织人员疏散至安全区域，使用灭火器灭火（保证自身安全前提下），配合消防救援。停电：立即联系物业或供电部门知晓停电原因，启动应急照明，安抚员工情绪，关闭重要设备电源，防止突然来电造成损坏。设备故障：如电梯困人，立即联系电梯维保人员，同时安抚被困人员情绪，切勿自行扒门；如办公系统故障，通知IT部门排查修复。事后总结突发事件处置结束后，行政部需组织相关部门分析事件原因、评估处置效果，形成《突发事件总结报告》，提出改进措施并修订应急预案。对在突发事件处置中表现突出的个人或部门给予表彰奖励，对处置不力造成损失的责任人进行问责。二、模板表格表7-1突发事件报告表发生时间发生地点事件类型□火灾□停电□设备故障□其他事件描述报告人部门联系方式报告时间处置措施结果表7-2应急演练记录表演练时间演练项目参与人员演练地点演练过程存在问题改进措施三、关键