供应链协同管理平台使用指南

供应链协同管理平台使用指南一、典型应用场景（一）多部门采购协同场景企业采购部门、财务部门、仓储部门需协同完成采购业务：采购员经理发起采购申请，财务主管工审核预算，仓储主管*确认库存缺口，系统自动整合需求后采购订单，同步至供应商平台，实现“需求-审批-执行”全流程线上协同，避免信息滞后或重复沟通。（二）上下游生产计划对接场景制造企业需同步上游原材料供应商与下游客户的生产计划：销售部门录入客户订单，系统自动主生产计划（MPS），分解为物料需求计划（MRP）后推送至供应商平台；供应商反馈产能与排期，企业据此调整生产计划，保证物料供应与生产进度匹配，减少停工待料或库存积压。（三）跨企业库存共享场景核心企业与供应商、经销商需实现库存透明化：企业将自有仓库库存数据共享至平台，供应商可实时查看物料储备，主动补货；经销商提交调拨申请后，系统自动分配库存并物流单据，缩短响应时间，提升供应链整体周转效率。（四）供应商全生命周期管理场景企业需对供应商进行准入、评估、优化全流程管理：通过平台提交供应商资质申请，采购部门与质检部门协同审核；合作过程中，系统自动采集交货准时率、质量合格率等数据，定期绩效报告，帮助识别优质供应商并淘汰低效合作方。二、核心功能操作流程（一）采购订单协同操作流程步骤1：登录平台与权限验证输入企业统一账号密码，进入“供应链协同管理平台”首页；系统自动识别用户角色（如采购员、财务审批人），显示对应功能模块。步骤2：创建采购申请单在“采购管理”模块“新建申请”，填写申请单编号、申请部门、需求日期、物料信息（编码、名称、规格、数量、预估单价）；物料技术规格书（如有），“提交”进入审批流程。步骤3：多部门协同审批财务审批人*工收到待办提醒，审核预算是否充足，通过/驳回申请并填写备注；仓储主管*确认当前库存是否可满足需求，若需采购则“通过”，系统自动流转至采购员。步骤4：采购订单并同步供应商采购员*经理根据审批通过的申请单，在“订单”模块中选择供应商（系统推荐历史合作优质供应商），确认交货日期、地点、运输方式；采购订单（系统自动分配唯一编号），“同步供应商”，供应商登录自有平台接收订单信息并确认。步骤5：订单执行状态跟踪供应商确认订单后，系统更新订单状态为“已确认”；供应商发货后，在平台录入物流单号，系统自动同步物流轨迹至企业端；企业仓储部门收货后，在平台扫码确认收货，系统更新库存数量，财务部门根据订单状态触发付款流程。（二）生产计划协同操作流程步骤1：导入销售需求计划销售部门在“销售管理”模块录入客户订单信息（产品编码、数量、交货日期），导出Excel模板；生产计划员*在“生产管理”模块“导入需求”，Excel文件，系统自动校验数据格式并销售需求清单。步骤2：主生产计划（MPS）在“计划管理”模块“MPS”，系统根据销售需求、当前库存、在制品数量自动计算计划生产量；生产计划员*调整MPS（如考虑设备产能、人员排班），确认后提交至生产部门。步骤3：分解物料需求计划（MRP）系统自动将MPS分解为原材料需求，物料需求清单（子表包含物料编码、需求数量、现有库存、采购数量）；对“采购数量>0”的物料，系统自动创建采购申请并推送至采购模块。步骤4：同步供应商生产排程采购模块采购订单后，系统将物料需求与交货日期同步至供应商平台；供应商反馈生产排程（如“可分3批交货，第一批交货日期为X月X日”），生产计划员*在平台确认并更新MPS。步骤5：生产进度实时反馈生产部门每日更新生产进度（如“已完成计划量的80%”），系统自动计算达成率；若出现进度延迟（如设备故障），生产部门在平台填写延迟原因及预计完成时间，同步至销售部门与供应商。步骤6：计划调整与异常处理客户订单变更时，销售部门在平台修改需求，系统自动触发MPS重算，同步调整物料需求与供应商交货计划；若物料短缺导致生产中断，生产部门发起“紧急采购申请”，优先级提升，采购员*协调供应商加急处理。（三）库存共享操作流程步骤1：初始化库存数据录入仓储部门在“库存管理”模块“初始化录入”，填写仓库信息（编码、名称、地址）、物料信息（编码、名称、规格、单位、当前库存数量）；上期库存盘点报告作为附件，系统自动库存台账。步骤2：设置库存共享权限在“共享设置”模块选择需共享的物料（如“核心原材料A”），设置共享范围（如“一级供应商”“经销商”）；为共享对象分配权限（如“查看库存”“申请调拨”“不可修改”），保存后发送权限通知至共享方。步骤3：实时库存查询与预警共享方登录平台，在“库存查询”模块输入物料编码，查看实时库存数量、可用库存（已减去预留数量）、库存预警阈值；当库存低于预警值时，系统自动向企业仓储部门与供应商发送预警提醒（如“物料A库存仅剩3天用量，需及时补货”）。步骤4：跨企业库存调拨申请经销商发觉某区域物料短缺时，在“调拨申请”模块选择目标仓库、填写申请数量、调拨原因，提交申请；企业仓储部门审核申请（确认库存充足、调拨路线合理），通过后调拨单。步骤5：调拨执行与库存更新仓储部门根据调拨单安排发货，在平台录入物流单号；经销商收货后扫码确认，系统自动更新双方库存数据（发货方库存减少，收货方库存增加）。步骤6：库存盘点与差异分析仓储部门每月发起盘点任务，选择盘点范围（全仓/某类物料），盘点模板；盘点后录入实际库存数量，系统自动对比账面库存，差异报告；对差异（如盘亏）填写原因（如损耗、记录错误），提交财务部门审核后调整库存台账。（四）供应商管理操作流程步骤1：供应商信息录入与审核潜在供应商通过“供应商门户”提交资质文件（营业执照、相关认证、产品目录）；企业采购部门在“供应商准入”模块审核文件，通过后录入供应商基本信息（名称、代码、联系人、联系方式、主营产品），分配供应商编号。步骤2：供应商分级与权限配置系统根据合作历史（合作时长、订单金额）将供应商分为战略级、核心级、普通级；为不同级别供应商配置平台权限（如战略级可查看企业生产计划，普通级仅可查看订单），保存并通知供应商。步骤3：供应商绩效数据采集系统自动采集交货数据（准时交货率、交货批次合格率）、质量数据（退货率、客诉率）、服务数据（响应速度、问题解决率）；采购部门每月补充主观评价项（如配合度、创新意识），形成绩效数据池。步骤4：绩效评分与等级更新在“绩效评估”模块设置评分规则（如质量占比40%、交货占比30%、服务占比30%），系统自动计算综合得分；根据得分划分等级（90分以上A级，80-89分B级，70-79分C级，70分以下D级），更新供应商等级并通知结果。步骤5：供应商协同会议管理采购部门在“会议管理”模块创建供应商会议（如季度绩效回顾会），填写会议主题、时间、参与方（供应商联系人、企业采购经理）；会议议程（如绩效通报、问题讨论、改进计划），发送会议通知至参会方；会议结束后，在平台记录会议纪要，明确行动项（如“供应商B需提升交货准时率至95%”），设置完成时限并跟踪落实。步骤6：优化建议与改进跟踪针对绩效较低的供应商，采购部门在平台发送“改进建议”，明确改进方向与时间节点；供应商提交改进计划（如“增加质检人员、优化物流路线”），系统自动跟踪计划完成情况，定期更新进度；连续2个季度未达标的供应商，启动淘汰流程，终止合作。三、常用业务模板（一）采购订单协同模板字段名示例值说明订单编号PO20231028001系统自动，唯一标识采购部门采购一部发起采购申请的部门供应商名称科技有限公司合作供应商全称供应商代码SUP2023005供应商唯一编码物料编码MAT001物料唯一编码物料名称核心原材料A物料标准名称规格型号Φ50mm*100mm物料规格详细描述单位件计量单位（个/公斤/米等）需求数量1000采购物料数量单价（元）50.00不含税单价金额（元）50000.00需求数量×单价交货日期2023-11-15供应商需交付的截止日期交货地点企业1号仓库物料送达的具体地址采购员*经理负责该订单的采购人员审批人*工财务部门审批人订单状态已确认待确认/已确认/已发货/已完成创建时间2023-10-2809:30:00订单时间备注需提供材质检测报告特殊要求或说明（二）生产计划协同模板字段名示例值说明计划编号MPS20231028001主生产计划唯一编号产品名称X型设备生产产品标准名称产品编码PRD005产品唯一编码计划数量500计划生产数量计划开始日期2023-11-01生产启动日期计划完成日期2023-11-10生产完成日期生产部门装配车间负责生产的部门负责人*工生产计划负责人物料需求清单子表（见下表）生产所需原材料及数量供应商协同状态已同步未同步/已同步/已反馈进度更新时间2023-10-3014:00:00最近一次更新生产进度的时间物料需求清单子表：物料编码物料名称需求数量库存数量采购数量MAT001核心原材料A1000300700MAT002辅助材料B500200300（三）库存共享信息模板字段名示例值说明物料编码MAT001物料唯一编码物料名称核心原材料A物料标准名称规格型号Φ50mm*100mm物料规格详细描述单位件计量单位当前库存数量800仓库实时库存总量可用库存数量650可用于调拨/销售的库存预留库存数量150已被订单预留但未发货的数量仓库编码WH001仓库唯一编码仓库名称1号仓库仓库具体名称共享企业科技有限公司可查看/使用库存的企业共享权限级别查看与申请查看/申请/修改最后更新时间2023-10-2815:30:00最近一次更新库存的时间库存预警阈值300低于此值时触发预警（四）供应商绩效评估模板字段名示例值说明供应商名称科技有限公司被评估供应商全称供应商代码SUP2023005供应商唯一编码评估周期2023年第三季度评估的时间范围产品质量评分（分）85满分100，基于退货率等交货准时率（%）92准时交货批次/总批次×100%服务响应速度（分）88满分100，基于响应时间等价格竞争力（分）90满分100，对比市场价格等总分88.75加权计算结果等级B级A级（≥90）、B级（80-89）、C级（70-79）、D级（<70）评估人*经理负责评估的采购人员评估日期2023-10-25完成评估的日期改进项提升交货准时率至95%需改进的具体事项四、操作提示与风险规避（一）数据准确性保障关键信息（物料编码、数量、交货日期）需由双人核对（如采购员与仓储员），避免录入错误导致供应链中断；系统自动校验字段（如物料编码格式、必填项完整性）需完整填写，校验失败无法提交流程；每月5日前完成上月库存数据备份，保证异常情况下数据可恢复。（二）权限与安全管理严格按照“最小权限原则”分配操作权限（如供应商仅能查看自身订单，无法修改企业生产计划）；用户密码需包含字母、数字、特殊字符，长度不低于8位，每90天强制更新一次；离开工位时务必“退出登录”，避免账户被他人盗用。（三）流程时效性要求采购申请需提前3个工作日提交，保证财务审批、库存核查时间；生产计划调整需提前2个工作日同步供应商，避免供应商因临时变更导致生产混乱；库存异常（如低于预警值）需在发觉后1小时内录入系统并通知相关人员，防止缺料风险扩大。（四）异常处理机制订单执行延迟时，供应商需在平台提交《延迟说明》（含原因、预计完成时间），企业据此调整生产计划并通知客户；物料质量不合格时，质检部门在平台录入《不合格品报告》，采购员同步发起退货流程，追溯供应商责任；系统故障时，立即联系平台管理员*工（