保险理赔档案归档管理办法

保险理赔档案归档管理办法一、制定目的为规范保险理赔档案的归档管理工作，确保理赔档案的完整、准确、安全与有效利用，维护保险合同双方合法权益，提升保险理赔服务质量与风险管理水平，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保险法》及行业相关规范，结合本机构实际运营情况，制定本办法。二、适用范围本办法适用于本公司各类保险业务（包括财产险、人身险、责任险等）的理赔档案管理工作，涵盖理赔案件从报案受理至结案归档的全流程资料。分支机构及合作机构的理赔档案管理，参照本办法执行。三、管理职责（一）理赔部门职责1.负责理赔案件全流程资料的收集、整理与初步审核，确保资料真实、完整、合规，并及时移交档案管理部门。2.建立理赔案件资料台账，记录资料收集进度、交接情况，配合档案管理部门开展档案核查工作。3.对理赔过程中产生的电子数据（如查勘影像、电子单证等）进行规范采集、存储，确保电子档案与纸质档案的一致性。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度细则，指导理赔部门开展档案整理工作；对移交的理赔档案进行合规性审核，不符合要求的退回补充完善。2.负责理赔档案的分类、编号、装订、保管与检索工具编制，建立档案管理台账与电子检索系统。3.统筹档案的安全保管，定期检查档案保管状况，组织档案的鉴定、销毁（按规定程序）及移交工作。4.依规提供档案查阅、借阅服务，审核利用申请，登记利用情况，确保档案利用合法合规。（三）其他部门协同职责法务、合规、财务等部门依职责参与档案管理相关工作（如法务部门协助处理涉诉档案的保全与举证，财务部门核对赔付凭证的合规性等）。四、归档范围理赔档案应包含案件全流程产生的各类资料，具体如下：（一）报案与受理阶段报案登记表（含报案人信息、出险时间、地点、原因、损失概况等）；投保单、保险合同（或电子保单）及批单（涉及保险责任、标的信息变更的文件）；客户身份证明、授权委托书（如需委托他人办理理赔）。（二）查勘与定损阶段查勘报告（含查勘人员、时间、现场照片/影像、损失描述、初步责任分析等）；定损单（或损失清单）、公估报告（如有公估机构参与）；第三方证明材料（如交警事故认定书、消防事故证明、医院诊断证明等）；受损标的维修/重置报价单、工程图纸（涉及财产险大额损失）。（三）理赔审核与结案阶段理赔计算书（含赔付金额构成、理算依据、免赔说明等）；医疗费用清单、发票（人身险理赔）、伤残鉴定报告（如有）；赔付协议（含双方签字确认的赔付方案）；转账凭证（或领款凭证）、结案通知书。（四）特殊案件补充资料诉讼案件：法院判决书、调解书、庭审记录等；欺诈调查：调查笔录、证据材料、反欺诈报告；再保险案件：再保险分出/分入相关协议、摊回凭证。五、整理要求（一）分类与编号1.分类：按险种类型（如车险、健康险、企财险）、案件性质（正常理赔、涉诉、欺诈调查）、结案时间（年度+季度）等维度分类，便于检索与管理。2.编号：采用“年度-险种代码-案件流水号”规则（如“2024-CX-001”，代表2024年车险第1号案件），确保唯一性。（二）装订与编目1.纸质档案：去除金属装订物，按案件流程顺序排列资料，采用线装或胶装成册；封面标注案件编号、险种、结案时间、立卷人等信息。2.电子档案：以案件为单位建立电子文件夹，命名规则与纸质档案编号一致；包含扫描件（清晰、可检索）、电子单证、查勘影像等，同步采集元数据（如创建时间、责任人、文件格式）。3.编目：编制《理赔档案目录》，内容包括案件编号、险种、归档日期、资料清单、保管期限等，纸质与电子目录一一对应。（三）数字化处理对重要或高频利用的理赔档案，应进行数字化加工，确保电子档案与纸质档案内容一致、格式规范（如PDF、JPG等）；并定期备份电子档案，防止数据丢失。六、保管与利用（一）保管期限1.普通理赔档案：自结案之日起保管[X]年（如车险5年、健康险10年）；2.涉诉、欺诈调查、大额理赔（赔付金额超[X]元）档案：保管期限延长至[X]年（或长期保管）；3.国家法律法规另有规定的，从其规定。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防磁等条件，温湿度控制在规定范围（温度14-24℃，相对湿度45-60%）；2.电子档案存储于专用服务器或云平台，定期进行病毒查杀、数据备份，确保存储介质安全。（三）档案利用1.内部利用：公司员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案管理部门指定场所查阅；如需借阅纸质档案，应按时归还，严禁涂改、损毁。2.外部利用：司法机关、监管部门等因公务需调阅档案，需出具正式公函，经公司合规部门审核、分管领导批准后，提供复印件（加盖档案证明章），原则上不提供原件。3.档案利用应登记造册，记录利用人、时间、用途、归还情况，确保可追溯。七、安全与保密1.理赔档案涉及客户隐私、商业秘密，接触档案的人员应签订《保密协议》，严格遵守保密制度，严禁泄露档案内容。2.电子档案应设置访问权限，采用加密技术存储，操作人员需通过身份认证（如账号密码、指纹识别）方可访问，防止非授权获取。3.定期开展档案安全检查，排查库房隐患、系统漏洞，对违规行为严肃追责，确保档案安全。八、附则1.本办法由公司档