合同审核与风险控制管理工具

合同审核与风险控制管理工具一、适用场景与业务背景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常经营活动中开展的合同全生命周期管理，具体包括但不限于：合同起草与签订前：对采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、合作协议等各类合同的条款合规性、商业合理性进行初步评估；合同履行中：针对合同变更、续签、解除等环节的风险点进行跟踪与控制；合同纠纷处理：为争议解决提供条款依据与风险应对参考；合规与审计需求：满足法务、财务、内控等部门的合同审查与风险管理要求，降低法律纠纷、经济损失及合规风险。二、标准化操作流程与执行要点流程目标：保证合同内容合法合规、权责清晰、风险可控，保障企业合法权益。步骤1：合同接收与初步登记操作内容：业务部门提交合同草案时，需同步提供合同背景说明（如合作方基本信息、交易目的、历史合作情况等）、附件清单（如技术协议、验收标准等）；法务/风控部门指定专人作为合同接收人，核对合同材料的完整性，填写《合同基本信息登记表》（见模板1），分配唯一合同编号，并同步至合同管理系统（如有）。责任主体：业务部门（提交材料）、法务/风控专员（登记编号）。输出成果：《合同基本信息登记表》、合同编号及材料归档。步骤2：主体资格与基础信息审核操作内容：核对合同双方主体资格：企业需提供营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由经办人签署）；自然人需提供证件号码复印件，确认其民事行为能力；审核基础信息准确性：合同主体名称、统一社会信用代码/证件号码号、地址、联系方式等是否与营业执照/证件号码一致，避免“假章”“假主体”风险；检查合作方资质：如涉及特殊行业（如食品、建筑、金融），需确认合作方是否具备相应经营许可证、资质证书，并在有效期内。责任主体：法务/风控专员（主导）、业务部门（配合提供合作方背景）。风险关注点：主体不适格、超越经营范围、资质缺失或过期。步骤3：合同条款专项审核操作内容：法律合规性审核：审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定（如格式条款是否提示、违约责任是否显失公平）；约定争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否合法有效。商业条款合理性审核：审核标的物（或服务）描述是否清晰（型号、规格、数量、质量标准等）；价款及支付方式（金额、币种、账户、支付条件、票据类型）是否符合企业财务制度；履行期限、地点、方式是否明确，避免模糊表述（如“尽快”“合理范围内”）。风险控制条款审核：审核违约责任：是否明确违约情形、违约金计算方式、赔偿范围，是否设置上限（避免过高被司法调整）；审核不可抗力条款：定义是否清晰，通知义务、减损措施及免责范围是否约定；审核知识产权、保密条款：权属归属、保密范围、期限及违约责任是否明确。责任主体：法务专员（法律合规性）、业务部门负责人（商业条款）、财务部门（支付条款）。输出成果：《合同审核意见表》（见模板2），明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改意见。步骤4：风险识别与分级应对操作内容：根据《合同风险控制清单》（见模板3），对审核发觉的条款风险进行分类（如法律风险、商业风险、财务风险、履约风险）；评估风险等级：高风险：可能导致重大经济损失、行政处罚或企业声誉受损（如主体不适格、违约责任缺失）；中风险：可能影响合同部分履行或产生小额纠纷（如履行期限模糊、支付条件不明确）；低风险：对合同整体影响较小（如标点符号错误、表述口语化）。制定应对措施：高风险：要求业务部门重新谈判或终止合作，法务部门出具《法律风险提示函》；中风险：由业务部门与合作方协商修订条款，法务部门确认修改结果；低风险：由法务/风控部门直接标注修改意见，业务部门自行调整。责任主体：法务/风控部门（风险识别与分级）、业务部门（风险应对）。步骤5：修订反馈与二次审核操作内容：业务部门根据《合同审核意见表》完成合同修订后，将修订版及修改说明反馈至法务/风控部门；法务/风控部门重点核查修改意见的落实情况，避免遗漏高风险条款；若修订后仍存在重大风险，需重新启动风险应对流程；若通过审核，则进入审批环节。责任主体：业务部门（修订）、法务/风控专员（二次审核）。步骤6：合同审批与签署操作内容：法务/风控部门将终审通过的合同及审核材料提交至企业授权审批人（如总经理、分管副总），按审批权限履行审批流程；审批通过后，由法定代表人或授权经办人签署合同，保证签字与预留印鉴一致；合同签署后3个工作日内，法务/风控部门将正本合同交至档案管理部门，同步更新合同管理系统中的签署状态。责任主体：法务/风控部门（提交审批）、授权审批人（签署）、档案管理部门（归档）。步骤7：合同履行与风险跟踪操作内容：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，定期向法务/风控部门反馈履约情况（如付款进度、交付验收、对方违约行为等）；法务/风控部门对履约风险进行动态监控，发觉对方违约或可能无法履行合同时及时出具《风险预警通知》，协助业务部门采取协商、催告、诉讼等措施；合同履行完毕或终止后，业务部门提交《合同履行情况报告》，法务/风控部门归档备查。责任主体：业务部门（履行跟踪）、法务/风控部门（风险监控）。三、核心工具模板与表单设计模板1：合同基本信息登记表合同编号合同名称签订日期拟签订方（甲方）拟签订方（乙方）合同类型（□采购□销售□服务□其他）合同金额（元）履行期限业务部门经办人附件清单□技术协议□验收标准□资质文件□其他（请注明）提交日期年月日审核状态（□待审核□审核中□已通过□已驳回）备注模板2：合同审核意见表合同编号审核环节审核部门/人审核日期审核意见（可附页）处理结果（□通过□修改后通过□不通过）主体资格法务部*专员年月日乙方营业执照有效期至2025年12月，需提供最新年检证明修改后通过商业条款市场部*经理年月日“验收合格后付款”未明确验收标准，需补充附件《验收规范》修改后通过违约责任法务部*专员年月日逾期付款违约金按日万分之五计算，符合法律规定，无需修改通过审核结论法务部*负责人年月日综合上述意见，修订后提交审批修改后通过模板3：合同风险控制清单风险类别风险点描述风险等级（□高□中□低）应对措施责任部门主体风险合作方超越经营范围高要求提供加盖公章的《经营许可证》及说明业务部门法律风险争议解决约定为“由甲方所在地法院管辖”，但甲方主体不明中明确甲方全称及注册地，或约定仲裁机构法务部门商业风险履行期限为“项目完成后30日内”中明确“项目完成”的验收标准或时间节点业务部门财务风险未约定付款账户信息高要求乙方提供加盖公章的《账户确认函》财务部门履约风险未约定质量异议期低补充“收货后15日内提出书面异议”条款法务部门四、风险控制关键点与执行规范合规性优先：所有合同条款必须以法律法规为底线，禁止约定“霸王条款”或违反公序良俗的内容；涉及国有资产、外商投资的，需额外遵守特殊监管规定。权责对等原则：明确双方权利与义务，避免单方面加重一方责任（如“乙方违约需承担全部损失，甲方违约则仅退还预付款”）。资质动态管理：对合作方资质（如许可证、认证证书）实行年度复核，保证其在合同履行期间持续有效。保密与留痕：合同审核过程中的沟通记录、修改版本需书面或系统留