业务洽谈及合同谈判要点记录表

业务洽谈及合同谈判要点记录表工具说明一、适用业务场景本工具适用于各类商务合作场景中的关键节点记录，包括但不限于：初次业务接洽时，明确合作意向与核心需求；合同谈判过程中，梳理双方立场、条款分歧及解决方案；跨部门或跨企业合作时，统一谈判目标与行动共识；重大项目推进中，留存谈判过程细节，为后续履约或争议解决提供依据。特别适合销售、商务拓展、法务、项目负责人等角色使用，保证谈判信息传递准确、决策依据充分。二、标准化操作流程（一）前期准备：明确目标与分工梳理核心诉求：根据合作背景，明确本次洽谈需达成的主要目标（如价格区间、交付周期、权责划分等），列出“必达项”与“可协商项”。收集基础信息：提前获取对方企业背景、合作案例、行业地位等资料，分析其潜在关注点与谈判风格。内部分工协作：确定主谈人（负责核心议题沟通）、记录人（实时填写本表格）、法务/技术顾问（提供专业支持），明确各角色职责。（二）现场记录：实时捕捉关键信息基础信息登记：记录洽谈时间、地点、参与人员（含双方职务、联系方式）、洽谈主题及议程。议题逐项记录：按议程顺序，对每个核心议题（如“产品规格”“付款方式”“违约责任”）分别记录：我方初始立场与诉求；-对方提出的需求、条件及理由；双方讨论中的争议点与共识点；谈判中引用的关键数据、案例或承诺（如“参照行业惯例”“需上级审批”）。动态标注优先级：对“必达项”用“★”标注，对存在较大分歧的议题用“⚠️”标注，便于后续重点关注。（三）整理确认：保证信息准确完整实时复核：洽谈间隙，记录人与主谈人快速核对记录内容，补充遗漏细节，标注待确认信息（如“待对方提供资质文件”）。双方签字确认：洽谈结束前，与对方共同回顾核心共识与待办事项，双方签字确认记录表（可复印或扫描留存），避免后续争议。内部同步：24小时内将记录表同步给项目组相关人员，明确下一步行动（如“法务审核合同草案”“3日内反馈价格调整方案”）。（四）归档应用：支撑后续工作推进分类存档：将记录表与合同草案、附件资料等一并归档，按“客户名称+合作日期”命名，便于后续查阅。待办跟踪：根据记录表中的“待办事项清单”，定期跟进责任人，保证承诺事项落地（如设置“未完成事项提醒”机制）。经验沉淀：对谈判中的典型策略、成功案例或常见分歧进行复盘，更新至企业谈判指引，优化后续谈判流程。三、模板表格业务洽谈及合同谈判要点记录表基本信息内容洽谈日期______年______月______日洽谈地点______________________（如：*公司会议室/线上会议平台）我方参与人员姓名：______职务：______分工：______（可多人分行填写）对方参与人员姓名：______职务：______单位：______（可多人分行填写）洽谈主题______________________（如：*项目合作合同条款谈判）议程概要1.________________2.________________3.________________核心议题与谈判记录我方诉求/立场对方诉求/立场讨论要点与共识分歧点与解决方案优先级议题1：合作范围需明确产品A、B的交付标准，附加技术培训服务希望增加产品C的试用，培训费用另计双方确认以产品A、B为主，培训服务包含在合作内；产品C可安排小规模试用，后续评估对方培训费用争议：提议先试用1个月，视效果再协商费用★议题2：价格与支付单价不超过*元/件，预付30%，验收后付清希望单价降至*元/件，分三期支付（10%-40%-50%）同意预付30%，尾款调整为“验收合格后付60%，质保期满后付10%”单价分歧：我方让步至*元/件，对方接受支付节点★议题3：违约责任逾期交付按日收取0.05%违约金，上限为合同总额10%违约金过高，希望调整为0.03%，且需设置“不可抗力免责条款”同意违约金调整为0.03%，明确不可抗力范围（如自然灾害、政策变更）不可抗力认定：补充“需提供官方证明文件”⚠️（可根据议题数量增减行数）待办事项与责任人任务描述负责人（我方）截止日期完成状态1.提供产品C试用方案拟定产品C规格、数量及试用流程，邮件发送给对方*经理______年______月______日□未完成□已完成2.法务审核合同违约条款根据谈判共识修订合同第X条，重点核对不可抗力条款*法务______年______月______日□未完成□已完成3.对方反馈最终价格确认函要求对方在确认函中明确单价、支付节点及违约金标准*助理______年______月______日□未完成□已完成后续计划|________________________________________________________________________（如：下周三前完成合同草案，双方再次确认后签署）|四、使用关键提示信息完整性：务必记录所有参与人员的准确职务及单位，避免因人员变动导致信息断层；对“待办事项”需明确“做什么、谁负责、何时完成”，杜绝模糊表述。客观中立性：记录时避免主观臆断（如“对方态度强硬”），改为客观描述（如“对方坚持单价不低于*元，理由为原材料成本上涨”），保证信息可追溯、可验证。及时性原则：洽谈结束后2小时内完成记录表初稿，24小时内完成内部审核与对方确认，防止细节遗忘或偏差。保密管理：记录表涉及商业合作敏感信息（如价格、策略），需加密存储，仅限项目组核心成员查阅，严