股份公司股东会议记录模板

股份公司股东会议记录模板股东会议记录是股份公司治理活动的核心文书之一，兼具法律凭证与管理工具的双重属性。根据《中华人民共和国公司法》规定，股东大会对所议事项的决定需作成会议记录，出席董事应在记录上签名，记录需与股东签名册、代理委托书一并存档。一份规范的会议记录，既能清晰还原决策过程，也能在纠纷发生时作为司法认定的关键依据。以下结合实务经验，提供股东会议记录的模板框架与撰写要点。一、会议基本信息栏（必填项）会议记录的首部需清晰呈现核心要素，确保信息可追溯：会议名称：明确会议类型（年度/临时）、届次或主题（如“XX股份有限公司2024年第一次临时股东大会”）。会议时间：精确至“年-月-日时-分至时-分”，多时段会议需分段标注（如“上午9:00-11:00审议议案，下午14:00-16:00答疑”）。会议地点：填写具体会场地址（如“公司总部3楼会议室”）或线上平台信息（如“腾讯会议，房间号XXX”）。召集人：通常为董事会（注明依据，如“根据《公司章程》第X条，由董事会召集”）；临时会议若由监事会、单独/合计持股10%以上股东召集，需说明事由。主持人：一般为董事长（若不能履职，需注明替代人员及依据，如“副董事长XXX代行主持，依据《公司法》第101条”）。参会人员：股东及代理人：按“姓名/单位+持股数量+表决权比例”列表（代理人需标注“（代理人：XXX，授权委托书编号XXX）”）；列席人员：董事、监事、高管、律师、保荐代表人等需注明职务；记录人：填写姓名及部门（如“董事会秘书办公室张三”）。二、会议议程与议案审议（一）议程概览以条目形式列出议题及汇报人，示例：1.审议《2023年度董事会工作报告》（汇报人：董事长XXX）2.审议《2023年度利润分配预案》（汇报人：财务总监XXX）3.审议《关于续聘会计师事务所的议案》（汇报人：董事会秘书XXX）4.股东提问与交流环节（二）议案审议详情针对每个议案，需记录汇报要点、讨论焦点及决策依据：汇报要点：提炼议案核心内容（如利润分配预案需说明净利润、拟分配总额、每股派息等），避免照搬冗长文本。讨论焦点：客观记录股东提问、建议及管理层回应，突出争议点（如某股东质疑分红比例，财务总监回应“基于行业周期及未来扩产计划，留存30%利润用于研发”）。关联交易提示：若议案涉及关联交易，需注明“关联股东XXX回避表决”（依据《公司法》或公司章程）。三、表决结果与决议形成（一）表决方式说明注明表决形式（如“现场投票+网络投票结合”“书面记名投票”），线上会议需说明计票机构（如“由中证登深圳分公司提供网络投票数据”）。（二）分议案表决记录按议案逐项记录表决结果，示例：议案1：《2023年度董事会工作报告》同意票数：占出席股东表决权的95%（其中机构股东同意率98%，个人股东同意率92%）；反对票数：3%；弃权票数：2%。表决结论：同意票数超过出席股东表决权的2/3（或章程规定比例），议案通过。议案2：《关于重大关联交易的议案》关联股东XXX（持股15%）回避表决，剩余出席股东表决权合计85%。其中同意70%，反对10%，弃权5%。表决结论：同意票数超过剩余表决权的半数，议案通过（若章程要求更高比例，需补充说明）。四、其他事项记录临时动议：记录会议中临时提出的议题（如股东提议增选独立董事），说明处理方式（如“提交下次董事会审议”或“因不符合提案程序不予审议”）。重要声明：如律师出具的法律意见书结论（“本次会议召集、召开程序符合《公司法》及公司章程规定”）。后续安排：明确下次会议时间（如“暂定于2024年6月召开2024年年度股东大会”）或需股东配合的事项（如“请股东于5个工作日内反馈对分红方案的书面意见”）。五、会议记录签署与存档签署要求：出席会议的董事（或主持人指定代表）、记录人需在记录末尾签字；股东代表（或代理人）的签名册需单独装订，与会议记录一并存档。存档管理：会议记录原件由董事会秘书负责保管，保存期限不少于10年（或按公司章程/监管要求）；需向股东提供查阅副本（可通过公司官网、邮寄等方式）。附：股东会议记录模板示例XX股份有限公司2024年第一次临时股东大会会议记录一、会议基本信息会议名称：XX股份有限公司2024年第一次临时股东大会会议时间：2024年3月15日14:00-16:30会议地点：XX市XX区XX路XX号公司10楼会议室召集人：董事会（依据《公司章程》第X条）主持人：董事长李四（因出差，委托副董事长王五代行主持）参会人员：股东及代理人：张三（持股51%）、甲投资公司（持股20%，代理人：赵六）、乙科技公司（持股15%）……列席人员：董事6人、监事3人、财务总监孙七、法律顾问周八记录人：董事会秘书办公室吴九二、会议议程与议案审议1.议程1：审议《2023年度财务决算报告》汇报要点：2023年营收同比增长12%，净利润增长8%，资产负债率降至45%。讨论焦点：股东甲询问“研发投入占比为何从15%降至12%”，财务总监孙七回应“因部分项目进入商业化阶段，阶段性调整投入结构，2024年将回升至14%”。2.议程2：审议《关于向银行申请综合授信的议案》汇报要点：拟申请5亿元授信，用于新建生产线（建设期18个月）。讨论焦点：股东乙建议“明确授信资金的监管措施”，董事长王五表示“将由财务部每月提交资金使用报告，接受董事会审计委员会监督”。三、表决结果议案1：《2023年度财务决算报告》表决方式：现场记名投票同意：占出席表决权的96%（张三、甲投资、乙科技等均同意）；反对：2%（股东丙）；弃权：2%（股东丁）。结论：议案通过（同意率超半数）。议案2：《关于向银行申请综合授信的议案》表决方式：现场+网络投票（网络投票占比30%）同意：92%；反对：5%；弃权：3%。结论：议案通过（同意率超2/3）。四、其他事项临时动议：股东丙提议“增选一名独立董事”，主持人说明“该提议未提前15日提交书面提案，本次会议不予审议，可在下次会议前按程序提交”。后续安排：下次董事会会议将审议2024年一季报披露时间，股东大会暂定于2024年6月召开。五、签署页董事签名：王五（代）、XXX、XXX……（共6人）记录人签名：吴九日期：2024年3月15日实务注意事项1.客观性与准确性：记录需还原会议真实场景，避免主观评价（如“某股东无理取闹”），对争议点需保留双方完整表述。2.及时性：会议结束后24小时内完成记录初稿，3个工作日内完成审核与签署，确保与股东记忆“无偏差”。3.合规性核查：表决程序需符合《公司法》（如关联股东回避、表决权计算）、公司章程及《上市公司股东大会规则》（若为上市公司）。4.数字化存档：建议同步生成P