培训学校台账管理制度

PAGE培训学校台账管理制度一、总则（一）目的为加强培训学校的规范化管理，确保各类信息的准确记录、有效保存和及时查询，提高学校管理效率和服务质量，依据相关法律法规及行业标准，特制定本台账管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各教学班级以及与学校业务相关的各类活动和事务的台账管理。（三）基本原则1.真实性原则：台账记录应如实反映实际发生的情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训学校运营管理的各个方面，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据计算、文字表述等应符合规范。4.及时性原则：及时记录各项业务活动，保证信息的时效性。5.保密性原则：对涉及学校机密、学员隐私等信息严格保密，防止信息泄露。二、台账分类及内容（一）学员信息台账1.学员基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等。记录学员的入学时间、所报课程名称、学制、学费缴纳情况等。2.学习记录详细记载学员每次课程的出勤情况，包括请假、迟到、早退等记录。记录学员的考试成绩、作业完成情况、课堂表现等学习相关信息。3.学籍变动记录如学员转班、休学、复学、退学等情况的详细记录，包括变动原因、时间及相关审批手续。（二）教师信息台账1.教师基本信息姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、学历、专业、教师资格证书编号等。入职时间、岗位、职称、所授课程等信息。2.教学工作记录教师的课程安排表，包括授课时间、地点、课程名称、班级等。每次课程的教学计划执行情况记录，如教学内容完成进度、教学方法使用等。教师对学员的评价记录，包括学习态度、学习能力、进步情况等方面的评价。（三）课程信息台账1.课程基本信息课程名称、课程编号、课程类型（如职业技能培训、语言培训、艺术培训等）、课程目标、课程大纲。课程的授课教师、教材选用情况、教学资源（如课件、视频等）。2.课程招生情况各课程的报名人数、实际缴费人数、未缴费人数及原因分析。不同时间段课程的招生趋势分析，为课程优化和推广提供数据支持。（四）财务台账1.收入台账学费收入：按班级、课程、学员分别记录学费缴纳金额、缴纳时间。其他收入：如教材费、报名费、考试费等各项额外收入的详细记录，包括收入来源、金额、时间。2.支出台账教师薪酬：包括基本工资、课时费、奖金等各项教师薪资支出的明细。教学费用：教材采购费用、教学设备购置及维护费用、场地租赁费用等。行政费用：办公用品、水电费、差旅费、通讯费等日常行政开支。其他支出：如宣传推广费用、学员活动费用等。3.财务报表定期编制学校的资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表，反映学校的财务状况和经营成果。（五）固定资产台账1.资产基本信息记录学校拥有的各类固定资产，如教学设备（电脑、投影仪、桌椅等）、办公设备（打印机、复印机、办公桌椅等）、交通工具等的名称、型号、购置时间、购置价格、资产编号。2.资产变动记录包括资产的维修、保养、报废、转让等情况的详细记录，如维修时间、维修费用、报废原因、转让价格及受让方等信息。（六）教学活动台账1.教学计划执行台账按学期或学年记录各课程教学计划的执行情况，包括教学进度、教学内容调整、教学方法改进等方面的记录及原因说明。2.学员活动台账记录学校组织的各类学员活动，如开学典礼、结业典礼、课外实践活动、竞赛活动等的活动名称、时间、地点、参与人员、活动内容及效果评估等信息。（七）招生宣传台账1.宣传活动记录详细记录学校开展的各类招生宣传活动，如线上广告投放、线下推广活动（如讲座、展会等）的活动名称、时间、地点、参与人员、宣传渠道、宣传费用、活动效果评估（如咨询人数、报名人数等）。2.潜在学员信息台账记录通过招生宣传活动收集到的潜在学员信息，包括姓名、联系方式、感兴趣的课程等，以便后续跟进和转化。三、台账管理职责（一）管理部门职责学校设立专门的台账管理部门，负责全校台账的统一管理和监督。其职责包括：1.制定和完善台账管理制度及相关流程。2.组织各部门台账管理人员的培训，提高其业务水平和责任意识。3.定期对全校台账进行检查、审核，确保台账记录的准确性和规范性。4.负责台账数据的汇总、分析，为学校决策提供数据支持。（二）部门台账管理人员职责1.各部门指定专人作为台账管理人员，负责本部门相关台账的建立、更新和保管。2.严格按照本制度及相关流程进行台账记录，确保记录及时、准确、完整。3.定期对本部门台账进行自查，发现问题及时整改，并向台账管理部门报告。4.妥善保管本部门台账资料，防止丢失或损坏，按照规定的期限进行存档。（三）教师及员工职责1.教师和员工应积极配合台账管理工作，如实提供与本人工作相关的各类信息。2.在业务活动发生后及时向台账管理人员反馈相关情况，确保台账记录的及时性。四、台账记录与更新（一）记录要求1.台账记录应使用规范的格式和统一的模板，确保记录内容的一致性和可读性。2.采用纸质记录和电子记录相结合的方式，电子记录应进行备份，防止数据丢失。3.记录内容应清晰、准确，不得使用模糊、歧义的语言，数据应注明计量单位。（二）更新频率1.学员信息台账、教师信息台账、课程信息台账等基础信息应在人员或课程发生变动时及时更新。2.财务台账应每日进行记录，确保收支情况及时准确反映。3.教学活动台账、招生宣传台账等应在每次活动结束后及时记录相关信息。（三）数据录入与审核1.台账管理人员应认真负责地将各类信息录入台账系统，录入完成后进行自我核对，确保数据准确无误。2.部门负责人应对本部门台账管理人员录入的数据进行审核，审核通过后签字确认。3.台账管理部门定期对全校台账数据进行抽检审核，发现问题及时通知相关部门进行更正。五、台账保管与存档（一）保管方式1.纸质台账应存放在专门的文件柜中，按照类别、时间顺序进行排列，便于查找和管理。2.电子台账应存储在服务器或专用存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（二）存档期限1.学员信息台账、教师信息台账等涉及个人信息和学校长期运营的基础台账，应永久存档。2.财务台账、固定资产台账等重要业务台账，存档期限不少于[X]年，以便进行财务审计、资产清查等工作。3.教学活动台账、招生宣传台账等一般业务台账，存档期限不少于[X]年，满足学校对业务活动回顾和总结的需要。（三）查阅与借阅1.本校人员因工作需要查阅台账资料的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，在台账管理部门指定地点查阅。2.外单位人员因工作需要查阅本校台账资料的，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准，并在台账管理部门人员陪同下查阅。查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.因特殊情况需要借阅台账资料的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经学校主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限届满应及时归还，如发现资料有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。六、台账监督与检查（一）内部监督1.台账管理部门定期对全校台账进行内部监督检查，检查内容包括台账记录的完整性、准确性、及时性，台账保管情况等。2.建立台账管理工作考核机制，对台账管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力、存在严重问题的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。（二）外部审计1.学校定期接受外部审计机构的审计，审计内容包括财务台账、固定资产台账等重要业务台账。2.根据审计意见和建议，及时对台账管理制度和