培训项目档案管理制度

PAGE培训项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训项目档案管理，确保培训项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥培训项目档案在公司发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织开展的各类培训项目档案的管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、专项业务培训等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：培训项目档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映培训项目的实际情况，不得弄虚作假。3.规范性原则：档案管理应遵循国家有关法律法规和行业标准，确保档案的规范整理和有效利用。4.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的培训项目档案，应严格保密，防止信息泄露。二、培训项目档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善培训项目档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.负责培训项目档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.定期对培训项目档案进行检查和清理，确保档案的安全和完整。4.负责档案管理信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）培训项目主办部门职责1.负责培训项目实施过程中各类文件资料的收集、整理和移交工作。2.协助档案管理部门做好培训项目档案的归档和保管工作。3.对培训项目档案的利用情况进行反馈和监督。（三）培训项目参与人员职责1.按照档案管理要求，及时将个人在培训项目中形成的文件资料提交给主办部门。2.配合档案管理部门和主办部门做好培训项目档案的相关工作。三、培训项目档案的收集与整理（一）收集范围培训项目档案收集范围包括但不限于以下内容：1.培训项目立项文件，如培训需求分析报告、培训计划、培训预算等。2.培训项目实施方案，包括培训课程安排、师资安排、培训教材、培训场地及设备等相关资料。3.培训项目实施过程中的各类记录，如培训签到表、培训讲义、学员作业、考试试卷及成绩、培训照片、视频等。4.培训项目总结报告，包括培训效果评估报告、学员反馈意见等。5.培训项目相关的证书、荣誉等证明材料。（二）收集要求1.培训项目主办部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保收集的文件资料齐全、完整。2.收集的文件资料应真实、准确、清晰，不得涂改、伪造。3.对收集到的文件资料应进行分类整理，按照一定的逻辑顺序排列，便于后续的归档工作。（三）整理方法1.分类：根据培训项目档案的内容和性质，将其分为培训项目立项类、培训项目实施类、培训项目总结类等类别。2.编号：对每一类培训项目档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订：对纸张较多的文件资料应进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制培训项目档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。四、培训项目档案的归档与保管（一）归档要求1.培训项目结束后，主办部门应及时将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应对移交的档案进行审核，确保档案的完整性和规范性。对不符合要求的档案，应退回主办部门重新整理。3.审核通过的档案应按照规定的保管期限进行分类归档，存入专门的档案库房或档案存储设备中。（二）保管期限培训项目档案的保管期限分为永久、定期两种。具体保管期限如下：1.永久保管：涉及公司核心业务、重要决策、战略规划等方面的培训项目档案，以及具有重要历史价值和查考利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：其他培训项目档案的保管期限为[X]年，自培训项目结束之日起计算。（三）保管方式1.纸质档案保管：对纸质培训项目档案，应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应分类存放，排列整齐，并建立档案索引，便于查找。2.电子档案保管：对电子培训项目档案，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储设备和存储方式。电子档案应进行分类管理，建立电子档案目录，便于检索和利用。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。五、培训项目档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅培训项目档案。查阅、借阅档案应遵守本制度的相关规定。（二）利用流程1.查阅申请：查阅人应填写《培训项目档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人对查阅申请进行审核，同意后签字批准。3.查阅：查阅人凭批准后的《培训项目档案查阅申请表》到档案管理部门查阅档案。档案管理部门应安排专人负责接待，并提供必要的查阅条件。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.借阅申请：借阅人应填写《培训项目档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，并提交所在部门负责人审批。5.审批：部门负责人对借阅申请进行审核，同意后签字批准，并报档案管理部门负责人审批。6.借阅：档案管理部门负责人对借阅申请进行审批，同意后办理借阅手续。借阅人应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（三）利用监督档案管理部门应定期对培训项目档案的利用情况进行统计和分析，对利用过程中发现的问题及时进行处理。同时，应加强对档案利用的监督，防止档案的不当利用和泄露。六、培训项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则培训项目档案的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、培训项目主办部门等相关人员组成的档案鉴定小组，负责培训项目档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，内容是否真实、准确。2.档案的保管价值，根据档案的内容、性质、历史价值等因素，判断档案的保管期限是否合理。3.档案的保密性，检查档案是否涉及公司机密和敏感信息，是否需要继续保密。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对已到保管期限的培训项目档案进行鉴定。2.鉴定小组对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，对需要销毁的档案编制《培训项目档案销毁清单》，并报公司领导审批。4.经公司领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。（五）销毁记录档案管理部门应对档案销毁过程进行记录，记录内容包括档案名称、编号、销毁日期、销毁方式、监销人等信息。销毁记录应妥善保存，以备查考。七、培训项目档案管理的信息化建设（一）建设目标建立完善的培训项目档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、借阅审批、统计分析等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：实现培训项目档案的电子化录入，包括档案的基本信息、内容摘要、文件附件等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅审批：实现在线借阅申请、审批功能，提高借阅流程的效率和透明度。4.统计分析：对培训项目档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等安全措施，确保档案信息的安全。（三）数据维护1.定期对培训项目档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新档案管理信息系统