讲师培训档案管理制度

PAGE讲师培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司讲师培训档案管理，规范讲师培训档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保讲师培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司讲师队伍建设、培训工作开展以及人才培养提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有参与讲师培训的人员，包括但不限于内部选拔的讲师、外部聘请的兼职讲师等。（三）基本原则1.真实性原则：讲师培训档案应如实记录讲师的培训经历、教学表现、考核评价等信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖讲师从参加培训开始至结束后的全过程相关资料，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护讲师培训档案中的个人隐私和敏感信息，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：根据讲师的发展和培训情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性和准确性。二、档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、年龄、学历、专业、所在部门、联系方式等。2.讲师资质：如讲师证书、培训经历证明、相关专业资格证书等。（二）培训记录1.参加的培训课程：详细记录每次参加的讲师培训课程名称、培训时间、培训地点、培训机构、培训内容概述等。2.培训表现：包括课堂表现、参与互动情况、作业完成情况、考试成绩等方面的记录，可由培训讲师提供评价意见。（三）教学成果1.授课课程：记录讲师所承担的授课课程名称、课程类型（如公开课、内训课等）、授课时间、授课对象、课程目标及内容简介等。2.教学反馈：收集学员对讲师授课的反馈意见，如教学方法、教学效果、沟通能力、专业知识讲解等方面的评价，可采用问卷调查、学员座谈会等形式进行收集。3.教学成果案例：整理讲师在教学过程中取得的突出成果案例，如学员绩效提升、团队协作改善、业务问题解决等方面的实际案例，附上详细说明和相关数据支持。（四）考核评价1.内部考核：由公司培训管理部门组织的定期考核，包括教学能力、专业知识、课程开发能力等方面的考核评价，记录考核结果及评语。2.学员评价：根据学员对讲师的评价得分及综合意见，形成学员评价结果记录。3.综合评价：结合内部考核和学员评价结果，得出讲师的综合考核评价等级，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并记录评价依据和改进建议。（五）职业发展记录1.培训需求分析：记录讲师自身的培训需求分析报告，包括个人职业发展规划、技能提升需求、知识更新需求等。2.参加外部培训及学术交流：统计讲师参加外部培训课程、学术研讨会、行业论坛等活动的情况，包括活动名称、时间、地点、收获及对公司培训工作的建议等。3.晋升及岗位变动：记录讲师在公司内部的晋升情况、岗位变动信息，以及相应的时间节点和原因。（六）奖惩记录1.奖励情况：记录讲师获得的公司内部或外部的奖励，如优秀讲师奖、教学创新奖、学员好评奖等，附上奖励证书复印件或相关证明材料。2.惩罚情况：对讲师违反公司培训管理规定、教学纪律等行为的处罚记录，包括处罚原因、处罚方式、处罚时间等。三、档案建立与收集（一）建立主体1.公司培训管理部门负责统一建立和管理讲师培训档案。2.各部门协助培训管理部门收集和提供与本部门讲师相关的档案资料。（二）资料收集渠道1.培训讲师提供：参加培训的讲师应按照要求及时向培训管理部门提交个人基本资料、培训记录、教学成果等相关材料。2.学员反馈收集：培训管理部门通过定期收集学员对讲师的反馈意见，整理后归入讲师培训档案。3.考核评价部门提供：内部考核评价部门将考核结果及评语及时反馈给培训管理部门，纳入讲师培训档案。4.其他相关部门提供：如人力资源部门提供讲师的晋升、岗位变动信息，行政部门提供讲师参加外部培训及学术交流活动的备案资料等。（三）档案建立流程1.资料提交：讲师或相关部门按照规定的时间和要求，将各类档案资料提交至培训管理部门。2.资料审核：培训管理部门对提交的资料进行审核，确保资料的真实性、完整性和准确性。对于不符合要求的资料，及时通知提交部门或讲师进行补充或修正。3.档案录入：审核通过的资料由专人负责录入电子档案系统，同时建立纸质档案，将资料进行分类整理、编号装订。4.档案归档：纸质档案和电子档案统一归档保存，按照档案编号顺序排列，便于查询和管理。四、档案保管（一）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案柜，对讲师培训档案进行分类存放，确保档案存放整齐、有序，便于查找。2.电子档案保管：采用安全可靠的电子档案管理系统，对讲师培训档案进行数字化存储。定期对电子档案进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）保管期限1.讲师培训档案的保管期限为自讲师离职或不再担任讲师职务后[X]年。2.对于具有重要价值和长期参考意义的档案资料，经公司相关领导批准后，可适当延长保管期限。（三）保管要求1.防火防潮：档案存放场所应具备防火、防潮设施，防止档案因火灾、水灾等原因受损。2.防虫防鼠：采取有效的防虫、防鼠措施，如放置防虫药、封堵鼠洞等，避免档案被虫蛀、鼠咬。3.防盗保密：加强档案存放场所的安全管理，安装防盗设备，限制无关人员进入。对涉及讲师个人隐私和敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。五、档案使用（一）使用权限1.公司培训管理部门有权查阅、使用讲师培训档案，用于讲师队伍建设、培训课程安排、教学质量评估等工作。2.人力资源部门在进行讲师绩效考核、晋升、岗位调整等工作时，可根据需要查阅讲师培训档案相关内容。3.其他部门因工作需要查阅讲师培训档案的，需经培训管理部门负责人批准，并在指定地点查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。（二）使用流程1.查阅申请：使用部门或人员填写《讲师培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，提交至培训管理部门。2.申请审批：培训管理部门对查阅申请进行审核，报部门负责人批准。对于涉及重要敏感信息的查阅申请，需经公司分管领导审批。3.档案查阅：经批准后，培训管理部门安排专人协助查阅人员在指定地点查阅档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。4.归还档案：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还培训管理部门，由档案管理人员进行核对和签收。（三）使用限制1.未经讲师本人同意，不得将其培训档案中的个人隐私信息泄露给第三方。2.查阅和使用讲师培训档案时，不得擅自篡改、删除档案内容。如需对档案内容进行补充或修正，应按照档案建立流程进行操作，并注明修改原因和修改时间。3.档案使用部门或人员应妥善保管查阅的档案资料，不得遗失或损坏。如因保管不善导致档案资料丢失或损坏的，应承担相应责任。六、档案更新与维护（一）定期更新1.培训管理部门每年定期对讲师培训档案进行全面梳理和更新，确保档案内容的时效性和准确性。2.对于讲师的培训记录、教学成果、考核评价等信息，及时进行补充和完善，更新档案中的相关数据和资料。（二）动态维护1.根据讲师的职业发展情况、培训需求变化以及公司培训工作的实际需要，随时对讲师培训档案进行动态维护。2.如讲师参加新的培训课程、取得新的教学成果、发生岗位变动等情况，培训管理部门应及时收集相关信息，更新档案内容。（三）信息变更1.讲师个人基本信息、联系方式等发生变更时，应及时向培训管理部门提交变更申请，填写《讲师培训档案信息变更申请表》，注明变更内容及原因。2.培训管理部门审核通过后，对档案中的相关信息进行修改，并做好记录。七、档案销毁（一）销毁条件1.讲师培训档案保管期限届满，且无需继续保存的，可按照规定进行销毁。2.因其他特殊原因，如档案内容涉及商业秘密已不再具有保密价值、档案资料损坏无法修复且无保存必要等，经公司相关领导批准后，可提前进行销毁。（二）销毁流程1.提出申请：培训管理部门根据档案保管期限和实际情况，提出档案销毁申请，填写《讲师培训档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审核批准：《讲师培训档案销毁申请表》经培训管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.销毁实施：经批准后，培训管理部门指定专人负责档案销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方法，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录：对档案销毁过程进行详细记