体育培训中心档案管理制度

PAGE体育培训中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强体育培训中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在培训教学、管理、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于体育培训中心各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：体育培训中心档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映培训中心各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案材料的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以培训中心主任为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责指导、监督档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合管理部门综合管理部门作为档案管理的职能部门，具体负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。其职责如下：1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、整理各部门移交的档案材料，确保档案的质量。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的日常管理，确保档案的安全保管。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行销毁处理。6.积极开展档案利用工作，为培训中心各项工作提供服务。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（三）各部门各部门负责本部门档案材料的收集、整理、立卷，并定期向综合管理部门移交。指定专人负责档案工作，确保档案工作的顺利开展。三、档案分类及编号（一）档案分类体育培训中心档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括培训中心的文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教学管理类：包括教学大纲、教学计划、教案、学生成绩档案、教学评估材料等。3.师资队伍建设类：包括教师个人档案、培训记录、教学成果等。4.学员管理类：包括学员报名资料、培训记录、考核成绩、结业证书等。5.场馆设施管理类：包括场馆建设规划、设施设备档案、维修记录等。6.安全管理类：包括安全制度、应急预案、安全检查记录等。7.赛事活动类：包括赛事策划方案、参赛人员名单、比赛成绩等。8.其他类：不属于以上各类的其他档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体如下：1.行政管理类：XZ2.教学管理类：JX3.师资队伍建设类：SZ4.学员管理类：XY5.场馆设施管理类：GC6.安全管理类：AQ7.赛事活动类：SS8.其他类：QT例如，行政管理类的第一份档案编号为XZ001。四、档案收集与整理（一）收集范围1.培训中心在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.各部门在业务活动中产生的文件、报告、记录等。3.与培训中心相关的外部文件、信函、协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.对每类档案进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对档案材料进行装订、编页，确保档案的整齐、美观。4.建立档案盒，将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整齐有序。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和培训中心实际情况，对档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值。（二）鉴定方法成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。鉴定小组按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.对失去保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，报档案管理领导小组批准。2.编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、年度、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出数量。2.档案的整理、鉴定、销毁数量。3.档案的查阅、借阅情况。（二）统计方法档案管理人员应建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行统计，并填写档案统计报表。统计报表应及时报送档案管理领导小组和上级主管部门。八、档案利用（一）利用范围1.为培训中心的教学、管理、科研等工作提供参考依据。2.为学员、教师及其他相关人员提供档案查阅服务。3.为对外宣传、交流等活动提供档案资料。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、丢失。3.复制：如需复制档案资料的，应填写档案复制申请表，经部门负责人批准后，到综合管理部门办理复制手续。复制档案应注明用途，并按照规定收取复制费用。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。九、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密规定，对档案信息进行保密。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对