培训行业现金管理制度

PAGE培训行业现金管理制度一、总则（一）目的为加强培训行业现金管理，规范现金收支行为，确保现金资产的安全与完整，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司及所属各部门在培训业务活动中涉及的现金收付管理。（三）基本原则1.合法性原则：现金收支活动必须遵守国家法律法规，严禁违法违规操作。2.安全性原则：确保现金资产的安全，防止现金被盗、挪用等情况发生。3.准确性原则：现金收付记录要准确无误，保证账实相符。4.效率性原则：合理安排现金收支，提高资金使用效率，避免资金闲置。二、现金收入管理（一）收入范围1.培训课程学费收入，包括线上课程和线下课程的学费缴纳。2.教材销售收入，学员购买培训教材所支付的款项。3.其他与培训业务相关的收入，如报名费、考试费等。（二）收款方式1.现金收款：对于金额较小、交易频繁的业务，可直接收取现金。收款人员应在收到现金后，立即开具收款收据，并加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，一联交付款人作为付款凭证，一联留存财务作为记账依据，一联交相关业务部门备查。2.银行转账收款：鼓励学员通过银行转账方式缴纳学费等款项。公司应向学员提供准确的银行账户信息，包括开户行名称、账号等。财务人员应及时核对银行到账信息，确认收款金额，并在系统中进行相应记录。3.电子支付收款：支持学员使用微信、支付宝等电子支付方式缴纳费用。公司应在培训平台或相关业务系统中设置电子支付功能，并与电子支付平台进行对接。财务人员应定期下载电子支付交易记录，核对收款明细，确保收款准确无误。（三）收款流程1.业务部门：业务人员在与学员签订培训合同或办理报名手续时，应明确告知学员收费标准、收款方式等信息，并负责引导学员完成缴费流程。2.收款人员：收款人员在收到现金或确认银行转账、电子支付到账后，应按照规定开具收款收据或进行相关账务处理。收款人员应每日将收取的现金缴存银行，并填写现金缴存单，注明缴存日期、金额、缴存银行等信息。3.财务部门：财务人员应定期核对收款收据存根、银行对账单、电子支付交易记录等，确保收款金额与业务记录一致。对于未及时到账的款项，财务人员应及时与相关部门或学员沟通，查明原因，督促款项尽快到账。三、现金支出管理（一）支出范围1.培训教师薪酬，包括课时费、奖金等。2.教材采购费用，用于购买培训所需的教材、资料等。3.场地租赁费用，租赁培训场地所支付的租金。4.办公费用，如办公用品、水电费、物业费等。5.差旅费，员工因培训业务出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。6.其他与培训业务相关的合理支出。（二）支出审批1.费用申请：各部门根据业务需要填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计支付时间等信息，并附上相关证明材料，如合同、发票、出差审批单等。费用申请表应经部门负责人审核签字后，提交财务部门。2.财务审核：财务人员对费用申请表及相关证明材料进行审核，重点审核费用支出的合理性、合规性、真实性以及是否符合公司预算安排。对于不符合规定的费用申请，财务人员应及时与申请部门沟通，说明原因，要求补充或修改相关材料。3.领导审批：经财务审核通过的费用申请，按照公司审批权限规定，提交相应领导审批。一般费用支出由部门分管领导审批；重大费用支出需经总经理或董事长审批。领导审批同意后，费用申请方可生效。（三）支付方式1.现金支付：对于符合现金支付范围且金额较小的支出，可采用现金支付方式。现金支付时，应由收款人签字确认，并在付款凭证上加盖“现金付讫”章。2.银行转账支付：对于金额较大或需要通过银行结算的支出，应采用银行转账方式支付。财务人员应根据审批后的费用申请表，填写付款申请单，注明收款单位名称、账号、开户行、支付金额等信息，并提交银行办理转账手续。银行转账完成后，应及时取得银行回单，并进行账务处理。3.支票支付：在必要情况下，可使用支票支付。支票开具应严格按照支票管理规定进行，填写完整、准确，加盖公司财务专用章和法人章。支票领用应进行登记，领用人需在支票存根上签字确认。财务人员应及时跟踪支票的使用情况，确保款项及时支付。（四）支出流程1.业务部门：业务部门在发生费用支出前，应按照规定填写费用申请表，并提交相关证明材料。业务部门应负责跟踪费用支出的执行情况，确保费用支出符合业务需求。2.财务部门：财务人员根据审批后的费用申请表，办理付款手续。对于现金支付，应确保现金的安全与准确支付；对于银行转账支付，应及时与银行沟通，确保款项顺利到账。财务人员应在支付完成后，及时登记现金日记账、银行存款日记账等相关账簿，并进行账务处理。3.监督检查：公司内部审计部门或其他相关监督部门应定期对现金支出情况进行检查，重点检查费用支出是否符合审批程序、是否真实合理、是否存在违规支出等问题。对于发现的问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。四、现金库存管理（一）库存限额公司根据日常现金收支业务量，合理核定现金库存限额。现金库存限额一般按照不超过公司35天的日常零星开支所需确定。库存限额一经核定，必须严格遵守，超过限额的现金应及时缴存银行。（二）现金保管1.公司应设置专门的保险柜用于存放现金，保险柜应放置在安全可靠的地点，并有专人负责保管。2.现金保管人员应严格遵守现金保管制度，不得将现金私自存放或借给他人。现金保管人员应定期对保险柜内的现金进行盘点，确保账实相符。3.公司应加强对现金保管场所的安全防范措施，安装必要的监控设备，确保现金存放安全。（三）现金盘点1.财务部门应定期对现金进行盘点，盘点工作应由出纳人员以外的其他财务人员进行。现金盘点应做到日清月结，确保现金账实相符。2.现金盘点时，应编制现金盘点表，详细记录盘点日期、现金账面余额、实际盘点金额、盘盈或盘亏金额及原因等信息。现金盘点表应由盘点人员和现金保管人员签字确认。3.如发现现金账实不符，应及时查明原因，并按照规定进行处理。对于盘盈的现金，应及时入账；对于盘亏的现金，应查明责任，属于责任人原因造成的，应由责任人负责赔偿；属于无法查明原因的，应按照规定进行审批后计入当期损益。五、现金票据管理（一）收款收据管理1.收款收据由财务部门统一印制、编号和保管。收款收据应妥善存放，防止丢失、被盗用。2.收款人员领用收款收据时，应进行登记，注明领用日期、收据编号、领用数量等信息。收款人员应按照规定使用收款收据，不得转借、转让、代开收款收据。3.收款收据开具后，应加盖公司财务专用章，并按照规定顺序编号。收款收据存根联应妥善保管，保存期限按照国家法律法规规定执行。4.财务部门应定期对收款收据的使用情况进行检查，核对收款收据的开具金额、收款项目、收款日期等信息，确保收款收据的使用规范、准确。（二）支票管理1.支票由财务部门统一购买、保管和发放。支票应存放在保险柜中，严格按照支票管理规定进行保管。2.支票领用人员应填写支票领用申请表，注明领用日期、支票号码、收款单位名称、金额、用途等信息，并经部门负责人和财务负责人审批后，方可领用支票。3.支票领用人员应在支票领用申请表上签字确认，并按照规定用途使用支票。支票使用后，应及时将支票存根、发票等相关凭证交回财务部门进行账务处理。4.财务部门应定期对支票的使用情况进行检查，核对支票的领用、使用、报销等记录，确保支票的使用安全、规范。（三）其他票据管理对于公司在培训业务活动中涉及的其他票据，如发票、汇票等，应按照国家相关法律法规和公司财务制度的规定进行管理。财务人员应严格审核票据的真实性、合法性、完整性，确保票据的使用符合规定。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对现金管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查现金收支的合规性、现金库存的安全性、现金票据的管理等方面。2.财务部门应加强对现金业务的日常监督，定期核对现金日记账、银行存款日记账等账簿，确保账账相符、账实相符。对于发现的问题，应及时进行整改，并向公司管理层报告。3.各部门负责人应负责本部门现金收支业务的监督管理，确保本部门人员严格遵守现金管理制度。