小公司行政制度培训

PAGE小公司行政制度培训一、总则（一）目的本行政制度旨在规范小公司内部行政事务管理，提高行政工作效率，确保公司各项行政工作有序开展，为公司的稳定运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保制度的制定与执行合法合规。2.实用性原则：制度内容紧密结合公司实际情况，具有可操作性，能够切实解决行政工作中的问题。3.公正性原则：对待所有员工一视同仁，在制度面前人人平等，确保公平公正。4.动态性原则：根据公司发展、外部环境变化等因素，适时对制度进行修订和完善，保持制度的适应性。二、组织架构与职责（一）行政部门架构行政部门设行政经理一名，下辖行政专员若干，具体负责各项行政工作的执行与落实。（二）行政经理职责1.全面负责行政部门的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保行政工作与公司整体运营相契合。3.审核行政文件、报告等，对重要行政决策提出建议和意见。4.负责行政费用的预算编制、控制和管理，合理分配行政资源。5.监督行政制度的执行情况，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）行政专员职责1.按照行政经理的安排，具体承办各项行政事务，如文件管理、办公用品采购、会议组织等。2.协助行政经理做好与其他部门的沟通协调工作，及时反馈工作进展和问题。3.负责行政工作相关数据资料的收集、整理和归档，为行政决策提供支持。4.执行行政费用的报销流程，确保费用支出合理合规。5.完成领导交办的其他临时性行政工作任务。三、考勤制度（一）工作时间公司实行[具体工作时间，如周一至周五9:0018:00]的工作制度，午休时间为[X]小时。（二）考勤方式1.公司采用打卡考勤制度，员工需在规定时间内到达公司打卡上班，下班时打卡下班。2.打卡地点为公司指定的打卡机处。（三）请假制度1.员工请假需提前填写请假申请表，按照审批流程提交相关领导审批。2.请假分为事假、病假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等。事假：员工因个人事务需要请假的，需提前[X]天申请，经批准后方可休假，事假期间无工资。病假：员工因病请假的，需提供医院出具的病假证明，病假期间工资按照公司相关规定发放。年假：符合公司年假规定的员工，可享受带薪年假，年假天数根据员工在公司的工作年限确定。婚假、产假、陪产假、丧假：按照国家法律法规及公司相关规定执行，员工享受相应的带薪假期。（四）迟到、早退与旷工处理1.迟到或早退在[X]分钟以内的视为迟到/早退一次，超过[X]分钟的按旷工半天处理。2.旷工半天扣除当日工资的[X]%，旷工一天扣除当日工资的[X]%，连续旷工超过[X]天或累计旷工超过[X]天的，公司有权解除劳动合同。四、办公用品管理制度（一）办公用品采购1.行政部门根据公司办公用品的使用情况，定期编制办公用品采购计划。2.采购计划需经行政经理审核后报公司领导批准。3.办公用品采购应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务。（二）办公用品发放1.行政专员负责办公用品的发放工作，建立办公用品发放台账。2.员工领取办公用品时，需在发放台账上签字确认。3.对于消耗性办公用品，如纸张、笔芯等，根据实际需求限量发放；对于耐用性办公用品，如电脑、打印机等，按照公司规定的配置标准发放，如有特殊需求需经相关领导批准。（三）办公用品使用与保管1.员工应合理使用办公用品，避免浪费。2.办公用品应妥善保管，如有损坏或丢失，需及时向行政部门报告。3.对于因个人原因造成办公用品损坏或丢失的，员工需按照公司规定进行赔偿。五、文件管理制度（一）文件分类公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等，行政文件又可细分为通知、报告、请示、批复等。（二）文件起草与审核1.文件起草由相关部门或人员负责，确保文件内容准确、清晰、规范。2.文件起草完成后，需经部门负责人审核，重要文件还需报公司领导审核。（三）文件印发与存档1.审核通过的文件由行政部门负责印发，印发时需编号登记。2.文件印发后，行政部门负责将文件原件及相关电子文档进行存档，以便查阅和追溯。（四）文件传阅与借阅1.文件传阅按照规定的传阅范围进行，传阅过程中需做好记录，确保文件及时传递。2.员工如需借阅文件，需填写借阅申请表，经行政部门批准后方可借阅，借阅期限不得超过[X]天，借阅期间需妥善保管文件，不得转借他人或擅自复印。六、会议管理制度（一）会议分类公司会议分为周例会、月例会、临时会议等。（二）会议组织1.周例会、月例会由行政部门负责组织，提前确定会议时间、地点、参会人员，并通知相关部门和人员。2.临时会议由发起部门提前向行政部门提交会议申请，行政部门根据申请安排会议相关事宜。（三）会议准备1.行政部门负责会议场地的布置、设备调试等准备工作。2.会议发起部门需提前准备会议资料，如汇报材料、议题等，并确保资料内容准确、完整。（四）会议记录与纪要1.行政专员负责会议记录工作，详细记录会议内容、讨论结果、决议事项等。2.会议结束后，行政专员需及时整理会议纪要，经行政经理审核后发送给参会人员及相关部门。（五）会议决议执行与跟踪1.会议决议由相关部门负责执行，执行过程中需及时向行政部门反馈进展情况。2.行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，确保决议事项得到有效落实。七、车辆管理制度（一）车辆使用范围公司车辆主要用于公务活动，包括业务洽谈、文件传递、客户接送等。（二）车辆申请与审批1.员工因公务需要使用车辆的，需提前填写车辆使用申请表，注明使用时间、地点、事由等。2.车辆使用申请表经部门负责人审核后报行政部门，行政部门根据车辆使用情况进行调配，审批通过后方可使用车辆。（三）车辆驾驶与安全1.车辆驾驶员必须具备合法有效的驾驶证，严格遵守交通规则，确保行车安全。2.驾驶员在出车前需对车辆进行检查，确保车辆性能良好，如发现问题及时报告并维修。3.驾驶员不得酒后驾车、疲劳驾车，不得将车辆转借他人使用。（四）车辆保养与维修1.行政部门负责制定车辆保养计划，定期对车辆进行保养维护。2.车辆出现故障需要维修时，驾驶员应及时向行政部门报告，行政部门根据维修情况选择正规维修厂进行维修，并做好维修记录和费用报销工作。八、印章管理制度（一）印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章等。（二）印章保管1.公章由行政经理指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管。2.印章保管人员需妥善保管印章，不得随意放置，确保印章安全。（三）印章使用1.印章使用需填写印章使用申请表，注明使用事项、使用部门、使用人等。2.印章使用申请表经相关领导审批后，印章保管人员方可盖章，并做好盖章登记工作。3.严禁在空白纸张、空白合同等上加盖印章。九、费用报销制度（一）报销范围公司费用报销范围包括办公用品费用、差旅费、业务招待费、通讯费等。（二）报销流程1.员工发生费用支出后，需及时收集相关发票、收据等报销凭证，并按照公司规定填写费用报销单。2.费用报销单经部门负责人审核后报财务部门，财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。3.审核通过的费用报销单报公司领导审批，审批通过后由财务部门进行报销支付。（三）报销标准1.办公用品费用按照公司办公用品采购计划和实际使用情况进行报销。2.差旅费按照公司制定的差旅费标准进行报销，包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。3.业务招待费