差旅报销制度规范

PAGE差旅报销制度规范一、总则（一）目的为了加强公司差旅费用管理，规范差旅报销流程，合理控制差旅成本，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要出差的情况，包括国内出差和国外出差。（三）基本原则1.合规性原则：差旅报销必须符合国家法律法规以及公司的相关规定。2.真实性原则：员工应如实填报差旅信息，提供真实有效的票据，不得虚报、冒领差旅费用。3.合理性原则：差旅费用的支出应合理、必要，与业务活动相关，不得铺张浪费。4.及时性原则：员工应在差旅活动结束后及时办理报销手续，不得拖延。二、差旅审批流程（一）出差申请1.员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、同行人员等信息。2.《出差申请表》需经部门负责人审核批准，部门负责人应根据工作需要对出差申请进行合理性审查。（二）审批权限1.一般员工出差，由部门负责人审批。2.部门主管出差，由分管领导审批。3.副总经理及以上人员出差，由总经理审批。（三）特殊情况处理如遇紧急出差情况，无法提前填写《出差申请表》，员工应在出差前通过电话或其他方式向部门负责人及相关领导汇报，并在出差结束后及时补办申请手续。三、差旅费用标准（一）交通费用1.飞机票：员工乘坐飞机应根据工作需要选择经济舱。如因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱，需提前经总经理批准。机票价格应按照航空公司官网公布的价格执行，如有折扣，以实际支付价格为准。2.火车票：员工应根据出差行程合理选择火车车次，优先选择硬座或硬卧。如因工作需要乘坐软卧或高铁一等座，需提前经部门负责人批准。火车票价格按照票面金额报销。3.汽车票：乘坐长途汽车应选择正规客运公司的车辆，车票价格按照票面金额报销。市内交通费用：员工在出差地市内因公务需要乘坐出租车、公交车等交通工具，应保留相应票据，按照实际发生金额报销。（二）住宿费用1.员工住宿应根据出差目的地的实际情况选择合适的酒店或住宿场所。2.住宿标准按照以下规定执行：一线城市及经济发达地区：[X]元/晚。二线城市：[X]元/晚。三线及以下城市：[X]元/晚。3.如两人或多人一同出差，原则上应合住标准间，住宿费按照标准间价格报销。如因工作需要单人住宿，需提前经部门负责人批准，住宿费按照实际发生金额报销，但不得超过上述标准的两倍。（三）餐饮补贴1.员工出差期间享受餐饮补贴，补贴标准为：早餐：[X]元/人/天。午餐：[X]元/人/天。晚餐：[X]元/人/天。2.餐饮补贴已包含在出差费用中，员工无需再提供餐饮发票。如因特殊情况需要在外就餐且无法取得餐饮补贴的，可凭有效发票按照实际发生金额报销，但不得超过上述补贴标准。（四）其他费用1.员工因出差发生的订票费、保险费、行李托运费等相关费用，凭有效票据按照实际发生金额报销。2.出差期间因业务需要发生的招待费、礼品费等费用，应按照公司的相关规定单独报销，不得与差旅费用混同报销。四、差旅报销凭证要求（一）发票1.员工出差取得的所有费用发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。2.发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。（二）行程单乘坐飞机的员工应取得航空公司出具的电子行程单，行程单应与机票信息一致，包括航班号、出发地、目的地、日期、票价等内容。（三）其他凭证如火车票、汽车票、住宿发票等，应保留完整的票面信息，不得擅自涂改、损毁。（四）报销凭证的粘贴员工应将差旅报销凭证按照类别、时间顺序整齐粘贴在报销单上，并在每张凭证的右上角注明费用明细，如“机票”、“住宿费”、“餐饮补贴”等。五、差旅报销流程（一）报销申请员工差旅活动结束后，应在[X]个工作日内填写《差旅报销单》，并将差旅审批表、出差申请单、相关报销凭证等一并附上。（二）部门审核部门负责人应在收到员工报销申请后的[X]个工作日内对报销内容进行审核，重点审核差旅活动的真实性、合理性、费用标准的执行情况等。如发现问题，应及时与员工沟通并要求其补充或更正相关信息。（三）财务审核财务部门在收到经部门负责人审核后的报销申请后的[X]个工作日内进行财务审核，主要审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，费用计算的准确性等。如发现不符合规定的报销凭证或费用计算错误，应及时通知员工进行调整。（四）审批支付经财务审核无误后的报销申请，按照公司的审批权限进行审批。审批通过后，财务部门在[X]个工作日内将报销款项支付到员工指定的银行账户。六、违规处理（一）虚报、冒领差旅费用1.如发现员工虚报、冒领差旅费用，公司将追回虚报、冒领的款项，并按照虚报金额的[X]倍处以罚款。2.情节严重的，公司将给予警告、记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。（二）违反差旅审批流程1.员工未按照规定的审批流程办理出差申请或报销手续的，公司将不予报销相关费用。2.如因违反审批流程给公司造成损失的，员工应承担相应的赔偿责任。（三）其他违规行为如员工违反本制度的其他规定，公司将根据情节轻重给予相应的处