按照合同制度规范

PAGE按照合同制度规范一、总则（一）目的本合同制度旨在规范公司/组织在各类业务活动中的合同管理行为，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节符合法律法规要求，维护公司/组织的合法权益，提高合同管理效率，保障公司/组织业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织及其所属各部门、分支机构在对外签订、履行合同以及处理合同相关事宜的活动。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行等各项活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司/组织内部的规章制度。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，明确各自的权利和义务。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，不得损害任何一方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成合同管理委员会由公司/组织高层管理人员、各相关业务部门负责人等组成。2.职责审议合同管理制度、重大合同的签订及变更等事项。协调解决合同管理过程中的重大问题。监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门1.设立公司/组织设立专门的合同管理部门，配备专业的合同管理人员。2.职责负责合同管理制度的制定、修订和解释。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。定期对合同履行情况进行检查和统计分析，及时发现和解决问题。协调处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。（三）业务部门1.职责负责本部门业务合同的洽谈、起草、初审等工作。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。配合合同管理部门处理合同纠纷等相关事宜。三、合同的签订（一）合同相对方的选择1.资质审查业务部门在选择合同相对方时，应首先对其主体资格、经营范围、经营状况、信誉等进行审查。合同管理部门应协助业务部门进行资质审查，并提供必要的法律支持。2.优先选择原则在同等条件下，应优先选择具有良好信誉、较强经济实力、与公司/组织有长期合作关系的合同相对方。（二）合同文本的起草1.起草主体合同一般由业务部门负责起草。涉及重大合同或复杂业务的合同，可由合同管理部门会同业务部门共同起草。2.起草要求合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规和行业标准的要求。应明确合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。（三）合同的审核1.初审业务部门完成合同起草后，应首先进行内部初审，重点审查合同条款是否符合业务要求、权利义务是否对等、风险是否可控等。2.审核流程初审通过后，合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律合规、条款完整性、风险防范等方面进行全面审核，并提出审核意见。对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应组织相关部门进行会审，必要时可聘请外部法律顾问参与审核。3.审核意见的处理业务部门应根据合同管理部门的审核意见对合同文本进行修改完善。如双方存在争议，应充分沟通协商，达成一致意见后再提交审核。（四）合同的签订1.签订权限合同的签订应根据公司/组织的授权制度，由具有相应权限的人员签署。严禁超越权限签订合同。2.签订程序合同审核通过后，由业务部门与合同相对方进行签订。签订时应确保合同双方签字（盖章）齐全、合同文本内容与审核通过的文本一致。合同管理部门应留存合同原件，并按照规定进行编号、归档。四、合同的履行（一）履行计划的制定业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等，并将履行计划提交合同管理部门备案。（二）履行过程的跟踪1.业务部门负责合同履行过程的具体实施，应定期对合同履行情况进行检查，及时发现和解决问题。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行抽查，重点检查合同履行是否符合约定、双方的权利义务是否得到有效执行等。如发现问题，应及时向业务部门发出提示函，督促其采取措施解决。（三）合同变更1.变更情形在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面变更协议。2.变更程序合同变更协议的起草、审核、签订等程序应参照合同签订的相关规定执行。合同管理部门应及时更新合同台账和档案，确保合同信息的准确性。（四）合同终止1.终止情形合同履行完毕、双方协商一致解除合同以及出现法定解除情形等，合同应予以终止。2.终止程序合同终止时，业务部门应及时通知合同管理部门，并提交相关证明材料。合同管理部门应核实合同终止情况，并对合同进行归档整理。五、合同的归档与保管（一）归档范围公司/组织签订的各类合同及其相关文件，包括合同文本、补充协议、变更协议、履行记录、往来函件等均应归档。（二）归档要求1.合同管理部门应按照合同编号顺序对合同及相关文件进行整理、装订，确保归档资料的完整性和准确性。2.归档资料应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。电子档案应进行备份，并按照规定的存储格式和命名规则进行存储。（三）保管期限合同档案的保管期限应根据法律法规和公司/组织的规定执行。一般情况下，重要合同的保管期限为[X]年，普通合同的保管期限为[X]年。（四）档案查阅与借阅1.查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、带出档案原件。2.借阅因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人、合同管理部门负责人和公司/组织分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。六、合同纠纷的处理（一）纠纷预防合同管理部门和业务部门应加强合同履行过程中的风险防范意识，及时发现和解决可能引发纠纷的问题。在合同签订前，应对合同条款进行充分审查，避免潜在的法律风险。（二）纠纷处理程序1.协商解决合同发生纠纷时，业务部门应首先与合同相对方进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中应注意收集相关证据，记录协商情况。2.调解如协商不成，可根据合同约定或双方协商一致，选择第三方调解机构进行调解。调解过程中，应积极配合调解机构，提供相关资料和信息，争取达成调解协议。3.仲裁或诉讼如调解不成，可根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。合同管理部门应协助业务部门做好仲裁或诉讼的准备工作，提供必要的法律支持和证据材料。七、监督与考核（一）监督检查合同管理部门应定期对公司/组织合同管理制度的执行情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、归档等环节的合规性。对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对业务部门和合同管理部门的合同管理工作进行考核评价。2.考核内容包括合同签订的规范性、履行的及时性和准确性、纠纷处理情况、档案管理等方面。3.考