厂商接触规范制度

PAGE厂商接触规范制度一、总则（一）目的本规范制度旨在规范公司与厂商之间的接触行为，确保双方合作的合法性、规范性和高效性，维护公司的利益和形象，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有与厂商有业务往来的部门和员工，包括但不限于采购部门、销售部门、研发部门、质量控制部门等。（三）基本原则1.合法性原则：公司与厂商的接触行为必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.诚信原则：双方应秉持诚实守信的态度，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或不正当竞争。3.合规性原则：所有接触活动应遵循公司内部的规章制度和流程，确保操作规范、透明。4.保密性原则：对于在接触过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密等信息，双方应予以严格保密，不得泄露。二、厂商选择与评估（一）厂商选择标准1.资质与信誉：厂商应具备合法的经营资质，信誉良好，无不良记录。2.生产能力：具备满足公司业务需求的生产设备、技术工艺和生产规模。3.产品质量：产品质量符合国家相关标准和公司要求，具备完善的质量控制体系。4.价格竞争力：在保证产品质量的前提下，价格具有一定的市场竞争力。5.服务水平：能够提供及时、高效、优质的售前、售中、售后服务。（二）厂商评估流程1.初步筛选：根据业务需求，由相关部门对潜在厂商进行初步筛选，收集其基本信息和资质证明。2.实地考察：对筛选出的厂商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理情况、技术水平等。3.样品测试：要求厂商提供样品进行测试，评估其产品质量是否符合要求。4.综合评估：相关部门根据考察和测试结果，对厂商进行综合评估，填写评估报告。5.审批决策：评估报告提交公司管理层审批，确定最终合作的厂商名单。三、接触前准备（一）明确接触目的与需求1.在与厂商接触前，相关部门应明确接触的目的，如采购产品、寻求合作项目、了解市场动态等。2.根据接触目的，详细梳理公司的需求，包括产品规格、质量要求、交货期、价格范围等。（二）组建接触团队1.根据接触的具体业务内容，组建由采购人员、技术人员、质量人员等组成的接触团队。2.明确团队成员的职责和分工，确保接触工作的顺利开展。（三）资料准备1.收集公司的相关资料，如营业执照、资质证书、产品目录、技术规范等，以便向厂商展示公司的实力和需求。2.整理与本次接触相关的业务资料，如采购订单模板、合作协议样本等，为后续的沟通和合作提供依据。四、接触过程规范（一）首次接触1.接触团队成员应保持专业、礼貌的形象，以正式的方式与厂商进行首次接触。2.介绍公司的基本情况、接触目的和需求，听取厂商的介绍和意见。3.记录首次接触的内容，包括双方交流的重点、厂商的反馈等。（二）沟通与协商1.定期与厂商进行沟通，及时了解合作进展情况，解决出现的问题。2.在沟通中，应明确表达公司的立场和要求，同时尊重厂商的意见和建议，寻求双方都能接受的解决方案。3.对于重要的事项和决策，应形成书面记录，并由双方签字确认。（三）商务谈判1.如果涉及商务谈判，接触团队应提前做好充分准备，制定谈判策略。2.在谈判过程中，应遵循公平、公正、互利的原则，争取公司的最大利益。3.注意谈判技巧和方法，避免情绪化的表达，保持冷静和理智。（四）参观与考察1.如果需要对厂商进行参观与考察，应提前与厂商预约时间，并明确考察的内容和要求。2.在参观过程中，注意观察厂商的生产环境、设备运行情况、质量管理体系等，收集相关信息。3.与厂商的相关人员进行交流，了解其企业文化、管理模式等。五、合同签订与执行（一）合同签订流程1.根据双方协商达成的共识，起草合同文本。2.合同文本应明确双方的权利和义务、产品或服务的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.合同文本提交公司法律部门进行审核，确保合同的合法性和合规性。4.审核通过后，由双方授权代表签字盖章，正式签订合同。（二）合同执行监督1.合同签订后，相关部门应按照合同约定，对厂商的执行情况进行监督。2.定期检查厂商的产品生产进度、质量状况、交货期等是否符合合同要求。3.如发现厂商存在违约行为，应及时与厂商沟通，要求其采取措施整改，并按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.如果在合同执行过程中需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面协议。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，双方应按照合同约定和相关法律法规的规定办理解除手续。六、信息管理与保密（一）信息收集与整理1.在与厂商接触过程中，接触团队应及时收集相关信息，包括厂商的产品信息、技术资料、市场动态等。2.对收集到的信息进行整理和分类，建立信息档案，以便后续查询和使用。（二）信息共享与使用1.根据工作需要，在公司内部合理共享与厂商接触过程中获取的信息，但应注意保密。2.对于涉及厂商商业秘密和敏感信息的，未经厂商同意，不得向第三方披露。（三）保密措施1.公司员工应签订保密协议，明确保密义务和责任。2.在办公场所，对涉及厂商信息的文件、资料等应妥善保管，防止泄露。3.对于电子信息，应采取加密、访问控制等措施，确保信息安全。七、廉洁自律（一）廉洁规定1.公司员工在与厂商接触过程中，不得接受厂商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益。2.不得利用职务之便，为厂商谋取不正当利益或损害公司利益。（二）监督与举报1.公司设立廉洁监督举报机制，鼓励员工对违反廉洁规定的行为进行举报。2.对于举报属实的，公司将给予举报人奖励，并对违规人员进行严肃处理。八、应急处理（一）突发事件预案1.根据可能出现的突发事件，如厂商破产、产品质量事故、自然灾害等，制定相应的应急预案。2.应急预案应明确应急处理的流程、责任分工、资源调配等内容。（二）应急处理措施1.在突发事件发生时，相关部门应立即启动应急预案，采取有效的应急处理措施。2.及时与厂商沟通协调，共同应对突发事件，减少对公司业务的影响。3.对突发事件的处理过程和结果进行记录和总结，以便后续改进。九、培训与宣传（一）培训计划1.定期组织公司员工参加厂商接触规范制度的培训，提高员工的业务水平和合规意识。2.培训内容包括制度解读、操作流程、案例分析等。（二）宣传推广1.通过内部刊物、宣传栏、公司网站等渠