2026年资源回收公司采购合同履约跟踪管理制度

2026年资源回收公司采购合同履约跟踪管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购合同履约跟踪管理，确保采购合同全面、及时、合规履行，防范履约风险（如供货延迟、质量不达标、款项纠纷等），保障公司原料供应、设备采购等采购活动有序开展，结合资源回收行业采购特点（如原料批次多、供货时效性强、质量标准严），依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，特制定本制度。本制度明确采购合同履约跟踪的组织职责、跟踪流程、异常处置及结果应用，构建“合同签订-履约跟踪-异常处置-验收结算”的闭环管理体系，提升采购履约管控水平，维护公司合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购合同的履约跟踪管理活动，涵盖原料采购（如再生资源原料、辅料）、设备采购（如加工设备、检验设备）、服务采购（如维修服务、运输服务）等各类采购合同。适用对象包括参与采购合同履约跟踪、执行、监督的采购部门、质量部门、仓储部门、财务部门、履约跟踪小组及相关岗位人员，覆盖采购合同从签订生效到验收结算的全流程。（三）核心原则全程管控原则：覆盖采购合同履约全流程，明确各环节跟踪要点，确保履约过程可追溯、可管控。风险预警原则：主动排查履约过程中的潜在风险，及时发现异常情况，提前采取防范措施，降低履约风险。权责对等原则：明确各部门及岗位的履约跟踪职责，做到“谁对接、谁跟踪，谁负责、谁落实”，确保责任到人。合规诚信原则：严格遵循法律法规及合同约定，秉持诚信履约理念，维护公司与供应商的良好合作关系。高效处置原则：对履约异常情况快速响应，制定针对性处置方案，缩短处置周期，减少风险损失。二、履约跟踪组织与职责（一）履约跟踪组织组建公司成立采购合同履约跟踪小组（以下简称“跟踪小组”），实行组长负责制。组长由采购部门负责人担任，副组长由财务部门负责人兼任，成员包括采购专员、质量检验员、仓储管理员、财务专员及法务专员。跟踪小组负责统筹采购合同履约跟踪全流程管理，审核履约跟踪计划、监督跟踪实施、协调异常处置、审批履约验收结果，定期召开履约跟踪复盘会议，解决履约过程中的重点难点问题。（二）各岗位核心职责采购部门：牵头落实本制度，负责采购合同的签订、备案及履约跟踪的组织实施；建立采购合同台账，制定履约跟踪计划；对接供应商，跟踪供货进度、质量约定执行情况；收集履约相关资料，反馈履约异常信息；组织开展合同履约验收，协调验收争议；负责供应商履约评价。质量部门：负责采购物资的质量检验工作，按合同约定及质量标准开展检验；及时出具检验报告，反馈质量是否达标；参与履约异常处置，针对质量问题提出整改要求及处置意见；跟踪质量问题整改效果，确保物资质量符合合同约定。仓储部门：负责采购物资的入库验收、仓储保管及出库登记；核对到货物资的名称、规格、数量等信息，与采购合同及送货单核对一致；及时反馈物资入库异常情况（如短缺、破损）；建立仓储台账，确保物资流转可追溯。财务部门：负责采购款项的审核与支付，严格按合同约定的付款条件、付款期限执行；核对履约相关凭证（如发票、验收单）的真实性、完整性；参与履约异常处置，针对款项纠纷提出财务层面的处置建议；建立采购款项支付台账，跟踪款项支付进度。跟踪小组：审核履约跟踪计划的可行性、完整性；监督各部门履约跟踪职责的落实情况；协调解决履约过程中的跨部门争议；组织开展履约风险评估，审批异常处置方案；定期汇总履约跟踪数据，形成履约跟踪分析报告。法务专员：负责审核采购合同条款的合规性，提供法务支持；参与履约异常处置，针对违约行为提出法律层面的处置意见（如索赔、解除合同）；协助处理采购合同相关的法律纠纷，维护公司合法权益。采购专员：负责具体采购合同的履约跟踪，每日更新履约进度；及时与供应商沟通，反馈公司需求，排查履约风险；收集送货单、检验报告等履约资料；发现履约异常立即上报，配合异常处置。三、履约跟踪核心流程（一）事前准备阶段采购合同签订生效后3个工作日内，采购部门建立《采购合同履约跟踪台账》，详细记录合同编号、供应商信息、采购物资名称、规格、数量、质量标准、供货期限、付款条件、履约节点等信息。同时，采购部门联合相关部门制定《履约跟踪计划》，明确各履约节点的跟踪责任人、跟踪频次、跟踪内容及验收标准，报跟踪小组审核通过后执行。跟踪小组组织相关岗位人员开展合同条款培训，确保各责任人熟悉合同约定及跟踪要求。（二）事中跟踪阶段供货进度跟踪：采购专员按跟踪计划对接供应商，跟踪物资生产、运输进度，大宗原料采购每周至少2次沟通，设备及特殊物资采购按履约节点实时跟踪。供应商需按约定提交进度报告的，采购专员及时收集并核实，确保进度与合同约定一致。若预计供货延迟，需督促供应商说明原因并提交延期供货计划，同时上报跟踪小组。质量约定跟踪：质量部门提前梳理采购物资的质量标准及检验要求，针对原料采购，在物资到货前明确抽样检验方案；针对设备采购，在安装调试前确认验收技术标准。采购专员配合质量部门，跟踪供应商是否按合同约定执行质量管控，及时反馈质量相关异常信息。款项支付跟踪：财务部门按合同约定的付款节点，提前核查付款所需凭证（如预付款申请、进度款证明），跟踪款项支付审批流程，确保付款及时、合规。同时，财务专员跟踪供应商发票开具情况，督促供应商按约定提供合法有效的发票，避免因发票问题影响付款进度。履约资料跟踪：采购专员全程收集履约相关资料，包括供应商的进度报告、送货单、质检报告、发票、沟通记录等，确保资料完整、真实，与合同约定及履约实际一致，定期整理归档至采购部门。（三）事后验收结算阶段到货验收：物资到货后，仓储部门首先核对物资名称、规格、数量、包装等信息，与送货单、采购合同核对一致后，通知质量部门开展质量检验。质量部门按检验标准完成检验，出具检验报告，验收合格的，仓储部门办理入库手续，填写《采购物资验收单》；验收不合格的，按异常处置流程执行。履约验收：设备采购需完成安装调试、试运行合格后，采购部门联合质量部门、技术部门开展全面履约验收；服务采购需在服务完成后，按合同约定的服务标准验收。验收合格的，各方在《履约验收报告》上签字确认；验收不合格的，需明确整改要求及期限，跟踪整改后重新验收。结算跟踪：验收合格后，采购部门整理履约验收报告、验收单、发票等结算资料，提交财务部门审核。财务部门在3个工作日内完成资料审核，核对无误后按合同约定的付款期限办理结算付款，同时更新付款台账。结算完成后，采购部门对采购合同履约情况进行汇总，形成履约总结报告。四、履约异常情况处置（一）异常情况识别履约过程中发现以下情况，视为履约异常：供应商未按合同约定供货（延迟供货、供货短缺、规格不符）；采购物资质量检验不合格；供应商未按约定提交履约资料；供应商存在违约行为（如擅自变更合同条款、掺杂掺假）；款项支付存在争议；其他违反合同约定的情况。（二）异常处置流程异常上报：发现履约异常后，跟踪责任人需立即填写《履约异常情况登记表》，详细记录异常情况、发生时间、影响范围、初步原因等信息，1个工作日内上报跟踪小组。原因核查：跟踪小组收到上报后，2个工作日内组织相关部门核查异常原因，对接供应商核实情况，明确异常责任归属（供应商责任、公司内部责任、不可抗力等）。处置实施：针对不同异常情况制定处置方案：供货延迟的，督促供应商加快进度，约定最晚供货时间，逾期未供货的，按合同约定追究违约责任；质量不合格的，责令供应商无条件退换货，承担相应损失，整改后仍不合格的，可解除合同并更换供应商；款项纠纷的，协调双方核对账目，明确付款责任，避免法律纠纷；供应商违约的，由法务专员出具违约处理意见，按合同约定索赔或解除合同。跟踪整改：异常处置方案实施后，跟踪责任人跟踪整改落实情况，确保异常问题得到有效解决，同时更新履约跟踪台账，记录异常处置过程及结果，相关资料归档留存。五、履约跟踪记录与档案管理（一）跟踪记录要求所有履约跟踪环节均需填写规范的跟踪记录，包括《采购合同履约跟踪台账》《履约跟踪计划》《履约异常情况登记表》《采购物资验收单》《履约验收报告》《结算付款凭证》等。记录需如实填写履约进度、异常情况、处置措施、责任人及日期等信息，字迹清晰、内容完整，不得涂改，如需修改需在修改处签字确认。跟踪记录需在跟踪完成后24小时内整理核对，确保数据准确、可追溯。（二）档案管理规范采购部门负责履约跟踪档案的集中管理，建立专门的档案柜，对采购合同、跟踪计划、跟踪记录、验收报告、结算资料、异常处置记录等分类存放、规范编号。档案保存期限不低于5年，其中重大采购合同（采购金额超100万元）的履约档案保存期限不低于10年。档案借阅需办理借阅手续，明确借阅期限及用途，借阅人需妥善保管档案，严禁涂改、丢失或转借，按期归还。采购部门每季度对履约档案进行一次整理核查，确保档案完整、规范。六、监督与考核（一）履约监督检查跟踪小组每月开展一次采购合同履约跟踪专项监督检查，重点检查履约跟踪计划执行情况、跟踪记录完整性、异常处置及时性、验收结算合规性及档案管理规范性。每季度联合法务部门开展综合监督检查，核查履约过程的合规性，排查履约风险隐患，形成检查报告，明确整改责任人及期限，跟踪整改落实效果。对监督检查中发现的问题，责令相关责任人限期整改，逾期未整改的，按考核规定加重处理。（二）考核与奖惩采购合同履约跟踪考核实行月度考核与年度考核相结合，考核指标包括履约跟踪完成率、异常上报及时率、异常处置合格率、合同履约率等。月度考核中，履约跟踪工作完成质量优异、未出现履约异常的部门/个人，给予现金奖励及荣誉表彰；年度考核优秀的，优先纳入晋升候选人名单，给予专项培训机会。对未按计划完成跟踪、异常上报不及时、处置不当或隐瞒履约异常情况的部门/个人，给予通报批评、扣减绩效工资等处罚；因履约跟踪失职导致公司重大损失的，追究相关责任人责任，情节严重的按公司规章制度处理。供应商履约评价优秀的，可优先纳入合格供应商名录；履约评价不合格的，暂停合作或终止合作。七、制度的修订与完善本制度根据国家相关法律法规、行业标准及公司生产经营调整（如采购品类新增、采购模式变更、供应商管理要求调整）适时修订完善。修订工