2026年资源回收公司供应商质量约谈管理制度

2026年资源回收公司供应商质量约谈管理制度第一章总则第一条目的为规范公司供应商质量约谈管理工作，明确供应商质量约谈的启动条件、流程规范、结果应用及后续管控要求，通过针对性约谈督促供应商整改质量问题、提升供货质量，保障公司再生资源回收、加工、销售全链条质量稳定，严格遵守《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《再生资源回收管理办法》等法律法规，杜绝供应商质量问题反复出现、约谈流于形式等情况，维护公司合法权益与市场声誉，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有供应商质量约谈相关的管理工作，涵盖再生资源供货供应商、设备供应商、辅料供应商等各类合作供应商。涉及采购部、质检部、生产部、行政部、财务部等所有与供应商质量管控、约谈执行相关的部门及岗位人员，凡与供应商质量问题排查、约谈组织、整改跟踪、结果考核等相关的活动，均需按本制度执行。第三条基本原则合规合法原则：约谈流程、沟通内容、结果处置均符合国家法律法规及合作合同约定，保障供应商合法权益，严禁以约谈名义变相施压或违规追责。问题导向原则：聚焦供应商存在的具体质量问题，以事实为依据，明确问题根源、整改要求及责任边界，确保约谈针对性、实效性。权责明晰原则：明确各部门、各岗位约谈相关职责，实行“采购牵头、质检佐证、多部门协同、全程跟踪”机制，确保约谈全流程闭环可控。闭环管控原则：覆盖“问题排查-约谈启动-整改落实-验收评估-结果应用”全流程，形成约谈、整改、考核的闭环管理，推动供应商质量持续提升。分类处置原则：根据供应商质量问题严重程度、整改态度、合作历史等，实行差异化约谈与处置，优先保留优质供应商，严控高风险供应商合作。第二章组织机构与职责第四条供应商质量约谈领导小组成立由公司总经理任组长，分管采购副总任副组长，采购部、质检部、生产部等部门负责人为成员的供应商质量约谈领导小组。主要职责：统筹规划供应商质量约谈工作，审批约谈计划、重大约谈方案、整改验收结果及供应商处置意见，监督约谈流程执行，决策约谈过程中的重大事项，组织制度优化与人员培训，审核考核结果。第五条采购部职责负责供应商质量约谈的日常管理与统筹工作，牵头制定约谈流程细则、分类处置标准，报领导小组审批后执行。组织开展供应商质量问题排查，接收质检部、生产部等部门的质量问题反馈，梳理需约谈的供应商名单，启动约谈流程。负责约谈的组织实施，包括确定约谈人员、时间、地点，通知供应商，准备约谈资料，记录约谈内容，形成约谈纪要。跟踪供应商整改计划的落实情况，协调各部门开展整改验收，汇总整改结果，向领导小组上报约谈及整改情况。建立供应商质量约谈档案，记录供应商约谈历史、整改情况、处置结果等信息，动态更新供应商质量信用等级。配合领导小组开展监督检查与考核，落实约谈结果应用，推动供应商质量管控工作持续优化。第六条各业务部门职责质检部：作为供应商质量问题的核心核查部门，负责提供供应商供货质量检测报告、不合格品鉴定结果等佐证资料，明确质量问题具体标准、不合格批次、影响范围等。参与约谈过程，向供应商说明质量问题依据，提出专业整改要求，负责整改后供货质量的检测与验收，出具验收报告。生产部：负责反馈供应商供货（再生资源、设备、辅料等）在生产环节出现的质量问题，说明质量问题对生产进度、产品质量的影响，参与约谈并提出针对性整改建议，配合开展整改验收，确认整改后物资的使用适配性。行政部：负责约谈过程的监督见证，留存约谈影像、文字记录等资料，协助整理约谈档案；组织开展供应商质量约谈相关培训，提升员工约谈技巧与质量管控意识。财务部：参与供应商质量约谈结果处置，根据约谈结论及整改情况，审核供应商货款支付、质量保证金扣除等事宜，配合落实差异化合作政策。其他部门：负责本部门职责范围内供应商质量问题的反馈，配合开展约谈、整改跟踪、验收等工作，提供相关佐证资料与专业意见。第七条岗位人员职责采购专员：负责具体供应商的对接，收集质量问题信息，提交约谈申请，准备约谈资料，参与约谈执行，跟踪整改进度，反馈整改异常情况，更新供应商约谈档案。质检专员：负责供应商供货质量的检测与核查，出具精准的检测报告与不合格品分析报告，参与约谈并阐述质量问题细节，制定整改验收标准，开展整改后质量检测，出具验收结果。约谈专员：由采购部、质检部联合指派专人担任，负责约谈的主持工作，规范约谈流程，准确记录约谈内容，协调解决约谈过程中的分歧，推动达成整改共识，整理约谈纪要并督促签字确认。全体相关员工：严格遵守本制度要求，及时反馈供应商质量问题，配合提供约谈佐证资料，参与整改跟踪与验收工作，如实记录相关信息，发现约谈、整改中的违规问题及时上报。第三章供应商质量约谈全流程规范第八条约谈启动条件供应商出现以下情况之一，启动质量约谈流程：单次供货质量不合格率超过5%，或连续2批次供货质量不合格，影响公司生产经营或产品质量的；供货物资存在重大质量隐患（如环保不达标、安全性能缺陷等），可能引发安全事故、合规风险或品牌损失的；因供应商质量问题导致公司客户投诉、退货、索赔，或造成公司经济损失超过1000元的；供应商质量体系审核不合格，且未按要求在规定期限内整改的；未履行质量承诺，擅自变更供货规格、质量标准或货源渠道的；其他需约谈的质量问题（如整改后质量仍不达标、质量问题反复出现等）。第九条约谈准备规范问题核查与资料收集：采购部接到质量问题反馈后，联合质检部在3个工作日内完成问题核查，收集检测报告、不合格品样本、生产影响记录、客户投诉凭证等佐证资料，明确质量问题的具体情况、产生原因、影响范围及经济损失。约谈申请与审批：采购部填写《供应商质量约谈申请表》，注明供应商名称、合作年限、质量问题详情、佐证资料清单、约谈目的、建议约谈人员及时间，经采购部负责人审核后，报领导小组审批；重大质量问题（如造成重大损失、重大合规风险）的约谈申请，需经总经理审批。约谈通知与沟通：审批通过后，采购部在2个工作日内以书面形式（邮件、函件等）通知供应商，明确约谈时间、地点、参与人员、约谈议题及需准备的资料，提醒供应商携带相关质量管控文件、整改方案（如有）等；供应商因故无法按时参加的，需提前1个工作日申请延期，延期不得超过3个工作日，无故缺席约谈的，按严重质量问题处置。约谈方案制定：约谈专员结合质量问题详情，制定针对性约谈方案，明确约谈流程、核心沟通要点、整改要求、时间节点及可能的处置意见，协调确定约谈参与人员（至少包含采购、质检部门人员，重大问题需领导小组成员参与），准备约谈纪要模板、录音录像设备等。第十条约谈实施规范约谈开场：约谈专员主持约谈，明确约谈目的、议题及流程，介绍双方参与人员，告知供应商享有陈述、申辩的权利，强调约谈的严肃性与重要性。问题阐述：质检专员详细说明供应商存在的质量问题，出示检测报告、不合格品样本等佐证资料，明确问题不符合的质量标准、影响范围及造成的损失；生产部等相关部门补充说明质量问题对生产、销售等环节的影响。供应商陈述：允许供应商就质量问题进行陈述与申辩，说明问题产生的原因、内部质量管控情况、已采取的整改措施（如有），提出后续整改计划及保障措施；约谈专员认真听取陈述，对疑问点进行针对性提问，核实相关信息。整改沟通：双方围绕质量问题根源，沟通确定整改要求、整改期限、整改验收标准及保障措施；整改期限根据问题严重程度设定，一般问题不超过7个工作日，复杂问题不超过15个工作日，重大问题不超过30个工作日；明确整改期间的供货限制（如暂停供货、减少供货量、增加检测频次等）。纪要确认：约谈专员如实记录约谈内容，包括质量问题详情、双方陈述要点、整改协议、处置意见等，形成《供应商质量约谈纪要》，由双方参与人员签字确认；供应商拒绝签字的，约谈专员注明情况，由我方参与人员及监督人员签字佐证，约谈纪要一式两份，双方各执一份，公司留存归档。第十一条约谈结果分类与处置一般质量问题约谈：针对单次轻微质量不合格、无重大影响的质量问题，约谈后供应商整改态度积极、整改计划可行的，给予警告处理，要求按约定时限完成整改；整改验收合格后，恢复正常合作，整改情况纳入供应商质量信用档案。严重质量问题约谈：针对连续质量不合格、造成一定经济损失或客户投诉的质量问题，约谈后给予通报批评，扣除部分质量保证金（扣除比例按合同约定，一般不超过该批次货款的10%-20%）；整改期间暂停新增订单，整改验收合格后，恢复合作但增加供货检测频次（连续3批次全检合格后恢复常规检测）；整改验收不合格的，延长整改期限并加倍扣除质量保证金，仍不合格的，终止合作。重大质量问题约谈：针对存在重大质量隐患、造成重大经济损失或合规风险、质量问题反复出现的，约谈后立即终止合作，扣除全部质量保证金，追究其违约责任；情节严重的，列入供应商黑名单，禁止未来3年内合作，并保留通过法律途径追偿损失的权利。第十二条约谈特殊情况处置供应商无故缺席约谈或拒绝配合约谈的，视为认可质量问题，按严重质量问题处置，立即暂停供货，扣除质量保证金，限期3个工作日内主动对接约谈，逾期未对接的，终止合作并列入黑名单。约谈过程中双方存在分歧的，约谈专员协调组织二次约谈，邀请领导小组成员参与调解；二次约谈仍无法达成共识的，按合作合同约定的争议解决方式处理，同时暂停合作，防范质量风险。多个供应商存在同类质量问题的，可组织集中约谈，统一通报问题、明确整改要求及行业质量标准，提升约谈效率，强化质量管控共识。第四章约谈后整改跟踪与验收第十三条整改计划跟踪供应商需在约谈结束后3个工作日内，提交书面整改计划，明确整改目标、整改措施、责任人员、时间节点及质量保障方案，报采购部、质检部审核；审核不合格的，要求供应商在1个工作日内修改完善，直至审核通过。采购专员联合质检专员，按整改计划节点跟踪整改进度，每周至少1次与供应商沟通整改情况，核查整改措施落实效果，记录整改跟踪日志；发现供应商未按计划整改、整改措施不到位的，及时提醒并督促整改，情节严重的，立即暂停合作并上报领导小组。整改期间，供应商如需供货，需提前向采购部、质检部申请，经审核同意后，按特殊批次进行全检，合格后方可入库，不合格的直接退货，相关损失由供应商承担。第十四条整改验收规范供应商完成整改后，向采购部、质检部提交整改验收申请，附整改完成报告、相关佐证资料（如内部检测报告、整改现场照片等）。验收组织：采购部联合质检部、生产部等相关部门，在收到验收申请后3个工作日内开展整改验收，成立验收小组，明确验收标准与流程。验收实施：验收小组通过资料核查、现场核查、抽样检测等方式，对整改效果进行全面验收；抽样检测需按公司质量标准执行，抽样比例不低于整改后供货量的10%，重大质量问题整改验收需进行全检。验收结果处置：验收合格的，出具《供应商质量整改验收合格报告》，按约谈结论恢复正常合作；验收不合格的，出具《整改验收不合格通知书》，明确不合格项及二次整改要求，给予1-3个工作日的二次整改期限，二次整改仍不合格的，按约谈结果处置（如终止合作、列入黑名单等）。第十五条长期质量管控采购部建立供应商质量信用档案，将约谈记录、整改情况、验收结果、合作履约情况等纳入档案，动态更新供应商质量信用等级（分为优质、合格、不合格三个等级）。对优质供应商，给予优先合作、增加订单、放宽付款期限等激励政策；对合格供应商，按常规合作流程管控，定期开展质量抽检；对不合格供应商，暂停合作或终止合作，列入黑名单的严禁再次合作。采购部每季度汇总供应商质量约谈及整改情况，分析共性质量问题，优化供应商准入标准与质量管控流程，向领导小组上报质量管控报告，推动供应商整体质量水平提升。第五章监督检查与考核第十六条监督检查机制日常监督：行政部每日核查供应商质量约谈流程合规性、资料完整性，每周抽查整改跟踪日志与验收记录，发现问题及时督促整改，留存监督记录；采购部、质检部每日自查约谈、整改、验收等工作，反馈异常信息。专项检查：供应商质量约谈领导小组每季度开展一次专项检查，抽查约谈档案、整改计划、验收报告、供应商质量信用档案等，核查流程合规性、结果真实性，对违规行为严肃查处，形成专项检查报告，上报领导小组。投诉举报：建立供应商质量约谈管理投诉举报机制，鼓励员工、供应商举报约谈弄虚作假、整改跟踪不力、验收不公、违规处置等行为，举报渠道包括意见箱、投诉电话等，对举报线索及时核查，核查属实的按规定给予奖励。第十七条考核指标与应用核心考核指标：供应商质量约谈及时率（100%）、整改计划审核合格率（100%）、整改验收及时率（100%）、整改验收合格率（不低于90%）、供应商质量问题复发率（年度不超过5%）。考核应用：考核结果纳入采购部、质检部及相关岗位绩效考核，与薪酬调整、评优评先直接挂钩；年度考核优秀的部门及个人，给予表彰奖励；考核不达标、整改不力的，给予通报批评、绩效扣分等处罚。第十八条奖励条款月度供应商质量约谈及时率100%、整改验收合格率100%的部门，给予200-500元现金奖励；年度考核排名第一的部门，给予800-1000元团队奖励。在供应商质量约谈、整改跟踪、验收工作中表现突出，及时发现重大质量隐患或违规问题，避免公司损失的个人，给予300-800元现金奖励；提出约谈流程优化建议并被采纳，显著提升约谈效率的，给予建议人200-600元现金奖励。成功举报约谈管