公司采购制度

公司采购制度第一章总则第一条本公司采购制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》等国家相关法律法规，结合《XX集团企业内部控制规范》及本公司内部管理需求制定。旨在规范采购行为，防控采购风险，提升资源使用效率，确保采购活动合法合规、公平公正，促进企业可持续发展。同时，为响应国家关于优化营商环境、加强风险防控的政策导向，本制度着重强调风险预控与合规管理，以保障公司资产安全与经营利益。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工，覆盖采购计划编制、供应商选择、招标投标、合同签订、履约验收、付款结算等全流程采购活动。凡涉及公司资金支付、物资采购、技术服务等业务，均须严格遵循本制度执行。本制度不仅适用于国内采购业务，亦适用于境外采购活动，但需结合当地法律法规进行适配调整。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”指公司为防控采购领域特定风险而建立的全流程管理体系，包括但不限于供应商尽职调查、招标流程规范、合同履约监控等环节的管理活动。（二）“XX风险”指在采购过程中可能影响公司资产安全、经营效益或声誉的风险，包括但不限于供应商资质风险、价格欺诈风险、合同违约风险、合规操作风险等。（三）“XX合规”指采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保采购行为的合法性、公平性与透明性。第四条采购专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：采购管理覆盖所有采购场景，不留管理死角，确保风险防控无遗漏。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各岗位的采购职责，实现权责清晰、考核到位。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控，优先防控重大风险。（四）“持续改进”原则：定期评估采购管理有效性，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对采购专项管理负总责，承担领导责任，负责审定采购管理制度与重大采购事项。分管领导为直接责任人，具体负责采购管理工作的组织协调与监督执行。第六条设立公司采购专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部、采购部等相关部门负责人。领导小组负责统筹采购管理工作的顶层设计，协调跨部门协作，审批重大采购决策，并对管理有效性进行监督评价。第七条各部门及下属单位职责划分如下：（一）采购部作为牵头部门，负责采购制度的制定与修订，组织开展供应商评估与选择，监督招标投标流程，管理合同履约风险，并统筹实施培训宣贯。（二）法务部作为专责部门，负责采购合同的合规审核，提供法律支持，参与重大采购纠纷的处置，并推动采购流程的合规化改造。（三）财务部作为专责部门，负责采购资金审批与支付，监督付款流程的合规性，参与采购成本分析与效益评估。（四）业务部门及下属单位作为执行主体，负责本领域采购需求提报，配合供应商尽职调查，落实合同执行监督，并开展日常风险自查。第八条基层执行岗位（如采购专员、业务经办人员）须履行以下合规操作责任：（一）严格遵守采购流程，不得擅自越权或规避审批。（二）如实提供采购相关信息，不得伪造或隐瞒供应商资质、价格等关键数据。（三）主动识别并上报采购风险，配合开展风险处置工作。（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在采购中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：采购部应建立合格供应商名录，对新增供应商进行全流程资质审核，包括营业执照、行业许可、财务状况、商业信誉等，必要时开展实地考察或背景调查。严禁向未通过尽职调查的供应商下达采购订单。第十条招标投标规范：采购活动涉及金额XX万元以上的，必须通过公开招标或邀请招标进行，确保招标文件编制严谨、评审标准客观。招标过程应全程留痕，禁止泄露标底或干预评标结果。第十一条合同签订管理：采购合同须由法务部审核，关键条款需经领导小组审批。合同签订后应及时归档，并建立履约跟踪机制，定期评估供应商履约情况。第十二条价格合规审查：采购价格应通过市场询价、比价或竞争性谈判确定，禁止设定不合理价格或向特定供应商倾斜。财务部应建立价格监测机制，对异常价格波动进行核查。第十三条关联交易管控：涉及关联交易的采购，须由法务部进行利益冲突评估，并要求关联方回避表决。采购部应在招标文件中明确关联交易披露要求，防止利益输送。第十四条风险防控重点：（一）供应商集中度风险：对单一供应商采购金额超过XX万元的，必须开展替代方案评估，避免过度依赖。（二）合同履约风险：设定明确的违约责任条款，对延迟交付、质量不合格等情况建立应急处理预案。（三）合规操作风险：采购全过程须留痕，禁止私下收受回扣或接受供应商宴请等不当利益。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：采购部应每年联合法务部、内审部对制度执行情况进行分析，根据法规变化、业务调整或风险事件及时修订制度。修订后的制度需经领导小组审批并发布实施。第十六条风险识别预警机制：采购部应每季度开展采购风险排查，对供应商资质变化、市场价格波动、合同履约异常等情况进行分级评估，并发布预警通知至相关部门。第十七条合规审查机制：重大采购项目须通过合规性审查后方可实施，审查内容包括采购流程合规性、合同条款合理性、供应商资质有效性等。未经审查的采购项目一律不得执行。第十八条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，并报采购部备案。（二）重大风险由领导小组牵头成立专项工作组，制定应对方案，必要时启动应急预案。（三）风险处置过程须全程记录，处置结果报备内审部备案。第十九条责任追究机制：对违反本制度的，根据情节严重程度采取以下措施：（一）轻微违规：通报批评，责令整改。（二）一般违规：取消当事人年度评优资格，并处以X万元以下罚款。（三）重大违规：解除劳动合同，并追究法律责任。第二十条评估改进机制：每年12月，采购部牵头组织对制度有效性的评估，内容包括风险防控成效、流程效率提升等，评估结果作为制度优化的依据。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：公司主要负责人应定期听取采购管理工作汇报，分管领导每月召开专题会议解决管理难题，确保制度执行有足够资源支持。第二十二条考核激励机制：将采购合规情况纳入部门年度绩效考核，对合规表现突出的部门给予X万元奖励；对个人违规行为实行“一票否决”，取消评优资格。第二十三条培训宣传机制：（一）管理层：每年开展合规履职培训，重点讲解法律红线与管理要求。（二）一线员工：每半年开展操作规范培训，通过案例教学强化风险意识。（三）定期发布《采购合规简报》，通报制度更新与典型案例。第二十四条信息化支撑：采购部应建立电子采购平台，实现供应商管理、招标流程、合同履约等环节的自动化管控，通过系统工具实时监控风险点。第二十五条文化建设：（一）编制《采购合规手册》，明确各环节操作指引，人手一册。（二）每年签署《合规承诺书》，要求全体员工签字确认。（三）设立合规举报热线，鼓励员工举报违规行为。第二十六条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件须在X小时内上报领导小组，并附处置方案。（二）年度管理报告：12月31日前提交《年度采购管理报告》，内容包括风险事件汇