采购管理流程与供应商模板

采购管理流程与供应商管理工具模板一、适用场景与价值本工具模板适用于企业日常采购业务的全流程管理，涵盖从采购需求提报到供应商绩效评估的各个环节。具体场景包括：常规采购：生产物料、办公用品、服务类采购等标准化需求；新供应商引入：首次合作的供应商资质审核与评估；采购流程规范化：统一采购标准，保证流程合规、透明；供应商关系维护：通过定期评估优化供应商结构，提升供应链稳定性。通过使用本模板，企业可实现采购流程标准化、供应商管理精细化，降低采购风险，提升采购效率与成本控制能力。二、采购管理全流程操作指南（一）采购需求提报与审批需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交货期及预算金额，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。需求审核：采购部收到需求后，核对需求的合理性（如数量是否匹配库存、预算是否在可控范围内），必要时与需求部门沟通调整，形成《采购需求审核表》。审批流转：根据采购金额分级审批（如5000元以下由采购经理审批，5000-50000元由分管副总审批，50000元以上由总经理*审批），审批通过后进入供应商寻源环节。（二）供应商寻源与资质审核寻源渠道：公开寻源：通过行业平台、招标网站发布采购信息，邀请潜在供应商报价；定向寻源：针对特定物料/服务，从合格供应商库中筛选3家以上供应商发出询价邀请；新增供应商：若现有供应商无法满足需求，通过市场调研或同行推荐收集潜在供应商信息。资质审核：采购部向候选供应商索取《供应商资质审核表》及相关证明材料（营业执照、行业许可证、质量体系认证、过往合作业绩证明等）；法务部或合规专员审核资质文件的真实性与有效性（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖本次采购内容），形成《供应商资质审核报告》，审核通过者进入询比价环节。（三）询比价与供应商确定询价执行：向资质审核通过的供应商发出《询价单》，明确物料/服务规格、数量、交货期、付款方式及报价要求，要求供应商在规定时间内（如2个工作日）提供书面报价（需加盖公章）。比价分析：采购部汇总各供应商报价，填写《询比价记录表》，从价格、质量保障、交货期、付款条件、售后服务等维度进行综合评估，必要时组织技术部、财务部共同参与评审，确定候选供应商排序。确定供应商：根据比价结果及审批权限（如候选供应商第一名可直接确定，需经采购经理审批；若价格差异超过10%，需提交分管副总审批），最终确定合作供应商，结果同步至需求部门与财务部。（四）采购合同签订与订单下达合同拟定：采购部根据谈判结果，使用《采购合同模板》拟定合同条款，包括双方基本信息、物料/服务详情、价格与支付方式、质量标准、交付验收、违约责任、争议解决等关键内容，法务部*审核合同条款的合规性。合同审批与签订：合同按审批权限流转（如金额低于50000元由采购经理与分管副总审批，50000元以上需总经理*最终审批），审批通过后由双方授权代表签字盖章，合同正本交采购部、财务部、需求部门存档。订单下达：采购部根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物料/服务信息、数量、交货地址、联系人及要求，供应商确认后订单生效。（五）订单执行与交付验收订单跟踪：采购部定期与供应商沟通订单进度（如生产状态、发货安排），保证供应商按约定交货期履约，若出现延期风险，及时协调处理并同步至需求部门。物料交付：供应商按订单要求发货，同时提供送货单、质检报告（如适用）等随货文件；需求部门核对到货物料/服务的名称、规格、数量是否与订单一致，确认无误后签收。质量验收：外观与数量验收：需求部门当场核对物料包装、外观及数量，如有破损、短缺，当场拍照取证并联系供应商处理；质量检测：对有质量要求的物料（如生产原料），由质检部*按合同约定的质量标准进行检测，填写《物料验收单》，判定合格/不合格；验收结果处理：合格物料办理入库手续，不合格物料由采购部协调供应商退换货，相关记录存档。（六）结算付款与供应商评估结算申请：供应商根据交付验收情况开具结算凭证（如收据、结算单），采购部核对订单信息、验收单、结算凭证的一致性，确认无误后填写《付款申请表》，附相关合同、验收单等材料。付款审批：财务部审核付款申请的合规性与资金预算，按审批权限流转（如50000元以下由财务经理审批，50000元以上需分管副总审批），审批通过后安排付款。供应商绩效评估：采购部每季度/年度对合作供应商进行绩效评估，使用《供应商绩效评估表》，从质量合格率、交期达成率、价格竞争力、服务响应速度、配合度等维度打分（总分100分）；根据评估结果将供应商分为A类（优秀，≥90分）、B类（良好，80-89分）、C类（合格，70-79分）、D类（不合格，<70分）；对A类供应商优先合作，对C类供应商发出整改通知，对D类供应商终止合作，评估结果更新至《合格供应商名录》。三、核心模板工具清单（一）采购需求申请表字段名称填写说明需求部门如生产部、行政部申请人*需求部门经办人申请日期提交申请的日期物料/服务名称需采购的具体物品或服务（如A4纸、设备维修）规格型号物料的详细规格或服务的具体要求需求数量明确采购数量（单位：件/套/批等）用途说明采购的具体用途（如生产领用、办公使用）期望交货期要求供应商交付的日期（格式：YYYY-MM-DD）预算金额本次采购的最高预算（元）部门负责人*意见需求部门负责人签字确认采购部审核意见采购部对需求合理性审核意见审批结果最终审批状态（通过/驳回）及审批人*签字（二）供应商资质审核表字段名称填写说明供应商名称合作单位全称统一社会信用代码营业执照上的统一社会信用代码注册地址供应商营业执照注册地址联系人*供应商对接人姓名联系方式供应商对接人联系方式（仅用于内部沟通）经营范围营业执照注明的经营范围资质文件清单需提供的证明材料（如营业执照、行业许可证、ISO9001认证、业绩合同复印件等）文件审核结果合格/不合格（由法务部或合规专员填写）审核意见对供应商资质的综合评价审核人*法务部或合规专员签字审核日期资质审核完成的日期（三）询比价记录表字段名称填写说明询价单编号本次询价的唯一标识（如XJ-2024-001）采购需求编号关联的《采购需求申请表》编号物料/服务名称询价的物品或服务规格型号物料的详细规格需求数量询价数量供应商名称参与报价的供应商（至少3家）报价（元）各供应商的报价（含税/不含税需注明）交货期供应商承诺的交货时间付款条件供应商要求的付款方式（如预付30%到货付70%）质量保障供应商提供的质量承诺（如质保期、退换货政策）综合评分（100分）价格（40分）、质量（30分）、交期（15分）、服务（15分）等维度打分结果推荐供应商根据比价结果推荐的供应商名称评审人*采购部、技术部、财务部参与评审人员签字评审日期完成比价评审的日期（四）采购合同模板（关键条款节选）甲方（采购方）：[公司全称]，法定代表人：*，地址：[公司地址]乙方（供应商）：[供应商全称]，法定代表人：*，地址：[供应商地址]采购内容：详见《采购订单》（作为合同附件），数量、规格以订单为准。合同金额：人民币[金额]元（大写：[金额大写]），含13%增值税。交付：乙方应于YYYY年MM月DD日前将货物送至甲方指定地点[地址]，运费由乙方承担。验收：甲方应在收到货物后3个工作日内验收，验收合格签收；质量问题应在7日内提出，乙方负责退换。付款：验收合格后，乙方开具全额增值税专用发票，甲方收到发票后30日内支付合同金额的100%。违约责任：一方违约，应向对方支付合同总额5%的违约金；逾期交货/付款，按日万分之五支付违约金。争议解决：因合同产生的争议，双方协商解决，协商不成提交甲方所在地人民法院诉讼。（五）供应商绩效评估表字段名称评分标准得分质量合格率（30分）≥98%得30分，95%-97%得20分，90%-94%得10分，<90%得0分交期达成率（25分）100%得25分，95%-99%得20分，90%-94%得15分，<90%得0分价格竞争力（20分）低于市场均价5%以上得20分，与市场均价持平得15分，高于5%以内得10分，高于5%以上得0分服务响应速度（15分）24小时内响应得15分，48小时内响应得10分，超过48小时得5分配合度（10分）积极配合需求（如紧急加单）得10分，一般配合得5分，不配合得0分总分等级评定A类（≥90分）、B类（80-89分）、C类（70-79分）、D类（<70分）改进建议对C/D类供应商的具体整改要求（如提升质量合格率至95%）评估人*采购部负责人签字评估日期完成评估的日期四、使用关键要点提醒（一）流程合规性严格执行审批权限分级，杜绝越级审批；合同签订前务必经法务部*审核，避免法律风险；询比价环节需保留至少3家供应商报价记录（特殊情况如独家供应商需书面说明原因），保证价格公允。（二）数据真实性采购需求、供应商资质、验收记录等需留存原件或扫描件，电子档案与纸质档案同步管理，保存期限不少于3年；供应商绩效评估需基于客观数据（如验收合格率、交期延误次数），避免主观臆断。（三）供应