销售合同标准化审查及签订流程

销售合同标准化审查及签订流程工具指南一、适用业务场景本流程适用于企业各类销售合同的标准化管理与风险控制，具体场景包括但不限于：新客户首次合作：与未建立合作关系的客户签订销售合同时需通过标准化审查明确双方权利义务，降低合作风险。常规订单续签：针对已合作客户的常规订单续签，保证合同条款与历史合作逻辑一致，避免条款冲突。大额/特殊条款合同：合同金额超过企业规定阈值（如人民币50万元），或涉及定制化产品、分期交付、特殊付款条件等复杂条款时，需强化审查力度。跨区域销售合同：企业不同区域分支机构与客户签订的合同，需统一审查标准，保证符合总部合规要求及当地法规。二、标准化操作流程（一）合同发起与信息填写责任主体：销售经理（或业务经办人）。操作内容：根据客户需求及协商结果，在合同管理系统中发起合同模板调用，选择对应类型（如《产品销售合同》《服务销售合同》）。填写合同基础信息，包括但不限于：合同编号（按规则，如“年份-部门-序号”）、客户全称（与营业执照一致）、合同主体双方地址、联系方式、签约地点、合同签订日期、合同金额（含大写）、产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式（如预付款比例、尾款支付条件）、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。附件：如技术协议、报价单、客户营业执照复印件（首次合作需加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需）、授权委托书（如签约非法定代表人）等。输出成果：完整的《销售合同（草案）》及附件材料。（二）多部门协同审查责任主体：销售部、法务部、财务部（根据合同金额及复杂程度可增加技术部、审计部）。审查内容及职责：销售部初审：核对合同内容与业务洽谈结果是否一致，保证产品/服务信息、数量、价格、交付时间等业务条款准确无误。审查客户需求是否有特殊约定，且企业具备履约能力（如库存、产能、资质等）。法务部审查：重点审查合同主体合法性（客户营业执照是否有效、是否在经营期内）、条款合规性（是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）、权利义务对等性（是否存在单方面加重企业责任的“霸王条款”）、违约责任明确性（违约情形、赔偿标准是否可量化）、争议解决方式约定（如明确约定由企业所在地法院管辖）。检查合同附件与逻辑是否一致，避免矛盾。财务部审查：审查合同金额、付款方式、开票信息（如税率、开票时间）是否符合企业财务制度，收款账户是否为企业对公账户（防范个人账户收款风险）。评估客户信用状况（如历史付款记录、资信评级），对大额合同需核查客户近期财务报表（如有）。输出成果：各部门在《合同审查表》中填写审查意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明修改建议及法律风险点。（三）合同修改与确认责任主体：销售经理（根据审查意见修改）、法务部/财务部（确认修改结果）。操作内容：若审查意见为“修改后同意”，销售经理需在2个工作日内完成合同条款修改，并再次提交至审查部门确认。涉及核心条款（如合同金额、付款方式、违约责任）的重大修改，需与客户重新协商并获得书面确认（如邮件、记录等，需截图存档）。修改完成后，由法务部、财务部在《合同审查表》中签署“修改确认”意见，保证所有风险点已闭环。输出成果：经审查部门确认的《销售合同（终稿）》及《合同审查表》。（四）最终审批与用印责任主体：企业法定代表人（或授权审批人）、行政部（用印管理）。操作内容：销售经理将终版合同及《合同审查表》提交至最终审批人（如总经理、分管销售副总）签署审批意见。审批通过后，行政部核对合同文本与审批材料是否一致，确认无误后加盖企业合同专用章（或公章），严禁在空白合同或未审批合同上用印。用印完成后，行政部留存合同原件1-2份（根据企业归档要求），其余返还销售部。输出成果：已加盖企业印章的正式销售合同。（五）合同签订与交付责任主体：销售经理、客户方签约人。操作内容：销售经理与客户约定签约方式（现场签约或电子签约），现场签约需双方当面签署，保证签约人身份真实（核对证件号码件，留存复印件）；电子签约需通过企业指定的第三方电子合同平台（如e签宝、法大大），保证签约过程留痕、合同不可篡改。合同签订后，销售部在1个工作日内将合同原件（或电子合同）交付至客户方，并获取客户方盖章回执（或电子回执）。销售经理将客户回执扫描存档，并在合同管理系统中更新合同状态为“已签订”。输出成果：双方已签署的正式合同及客户回执。（六）归档与跟踪管理责任主体：销售部、档案管理部门。操作内容：销售部在合同签订后3个工作日内，将合同正本、审查表、附件材料、客户回执等整理成册，提交至档案管理部门归档。档案管理部门按“合同编号-客户名称-签订日期”规则分类存放，建立电子台账，保证合同可快速检索。销售部负责跟踪合同履行情况（如交付进度、验收确认、收款进度），对逾期未履约或付款异常的合同，及时上报管理层并启动风险应对措施（如发函催告、协商变更条款等）。输出成果：完整的合同档案、电子台账及履行跟踪记录。三、配套工具表单（一）《销售合同审查表》审查项目审查内容审查部门审查意见（可勾选或填写）修改要求（如有）合同主体信息客户名称、统一社会信用代码、地址、联系方式是否与营业执照一致销售部/法务部□同意□修改后同意□不同意业务条款产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间/地点是否准确无误销售部□同意□修改后同意□不同意付款条款付款方式、比例、时间、账户信息是否符合财务制度财务部□同意□修改后同意□不同意法律条款违约责任、争议解决方式、知识产权条款等是否合法、明确、对等法务部□同意□修改后同意□不同意附件完整性技术协议、报价单、客户资质证明等附件是否齐全，与逻辑是否一致销售部/法务部□同意□修改后同意□不同意审批结论综合审查意见最终审批人□批准□退回修改审查人签字审查日期（二）《合同审批流程表》审批节点审批人审批内容审批时限审批意见业务发起销售经理确认合同草案与业务需求一致发起时填写销售部审核销售总监审核业务条款合理性及履约能力1个工作日法务部审查法务专员/经理审核法律合规性及风险点2个工作日财务部审查财务经理审核付款条款及客户信用1个工作日最终审批总经理/授权人审批合同整体可行性与风险可控性2个工作日流程完成时间（三）《销售合同台账表》合同编号客户名称合同类型签订日期合同金额（元）履行状态（待履行/履行中/已完成/已终止）归档编号负责人2024-销-001*科技有限公司产品销售2024-03-15200,000履行中G202403001*经理2024-销-002*商贸有限公司服务销售2024-03-2080,000待履行G202403002*主管四、关键风险提示主体资格审查风险：首次合作客户需核验营业执照原件（或加盖公章的复印件），确认经营范围是否包含所售产品/服务，避免与无经营资质的客户签约。条款表述模糊风险：避免使用“尽快”“大约”“合理”等模糊词汇，关键条款（如交付时间、违约金比例）需量化明确，防止履行时产生争议。审批流程缺失风险：严禁“先签后批”或跳过审查环节，保证所有合同经多部门协同审查及最终审批后再用印，杜绝“人情合同”。用印管理风险：合同用印前需核对文