商贸公司数据管理制度

商贸公司数据管理制度一、总则1.目的为了规范商贸公司的数据管理，确保数据的准确性、完整性、安全性和可用性，提高数据的利用价值，为公司的决策提供可靠的依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于商贸公司所有部门和员工在业务活动中产生的数据的管理。二、数据分类及定义1.业务数据包括销售数据、采购数据、库存数据、客户数据、供应商数据等，是公司日常业务活动中产生的核心数据。2.财务数据涵盖收入、支出、利润、资产负债等财务相关的数据。3.统计数据由业务数据和财务数据经过汇总、分析得到的各类统计报表数据。4.其他数据如文档、图片、音频、视频等非结构化数据。三、数据管理职责1.数据管理员（1）负责制定和完善数据管理制度，监督制度的执行情况。（2）负责公司数据的统一管理，包括数据的收集、存储、备份、恢复、清理等工作。（3）确保数据的安全性和保密性，防止数据泄露和丢失。（4）为各部门提供数据查询、统计和分析服务。2.各部门负责人（1）负责本部门数据的准确性和完整性，确保数据及时、准确地录入系统。（2）对本部门的数据进行审核和审批，确保数据的真实性和合法性。（3）配合数据管理员做好数据管理工作，提供必要的数据支持。3.员工（1）严格按照公司规定的流程和要求录入数据，确保数据的准确性和完整性。（2）对自己录入的数据负责，不得随意篡改和删除数据。（3）保守公司数据的秘密，不得将数据泄露给无关人员。四、数据收集与录入1.数据收集各部门应按照公司规定的时间和要求，及时收集业务活动中产生的数据，并确保数据的真实性和准确性。2.数据录入（1）数据录入应遵循“谁产生、谁录入”的原则，由数据产生部门的员工负责录入系统。（2）录入数据时，应严格按照系统要求的格式和规范进行，不得随意更改数据格式和内容。（3）对于重要数据，应进行双人复核，确保数据的准确性。五、数据存储与备份1.数据存储（1）公司采用专业的数据存储设备和软件，对数据进行集中存储和管理。（2）数据存储应按照数据的分类和重要程度进行分级存储，确保重要数据的安全性和可用性。2.数据备份（1）数据管理员应定期对公司数据进行备份，备份频率根据数据的重要程度和更新频率确定。（2）备份数据应存储在安全可靠的地方，防止数据丢失和损坏。（3）在发生数据丢失或损坏时，应及时进行数据恢复，确保业务的正常进行。六、数据查询与统计1.数据查询（1）各部门员工可根据工作需要，向数据管理员提出数据查询申请。（2）数据管理员应根据申请的内容和权限，及时为员工提供数据查询服务。（3）查询数据时，应严格遵守公司的数据保密制度，不得将查询到的数据泄露给无关人员。2.数据统计（1）数据管理员应根据公司的要求，定期对数据进行统计和分析，生成各类统计报表。（2）统计报表应准确、及时地反映公司的业务情况和经营状况，为公司的决策提供支持。七、数据安全与保密1.数据安全（1）公司采用先进的安全技术和措施，确保数据的安全性。包括防火墙、入侵检测系统、数据加密等。（2）严格控制数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应的数据。（3）定期对数据存储设备和系统进行安全检查和维护，防止数据泄露和丢失。2.数据保密（1）公司员工应严格遵守公司的数据保密制度，不得将公司数据泄露给无关人员。（2）对于涉及公司商业秘密和敏感信息的数据，应采取更加严格的保密措施，确保数据的安全。八、数据清理与销毁1.数据清理（1）数据管理员应定期对公司数据进行清理，删除无用的数据和过期的数据，释放存储空间。（2）清理数据时，应经过相关部门负责人的审批，并做好数据备份工作。2.数据销毁（1）对于不再需要的数据，应按照公