公章的管理制度

公章的管理制度公章管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《企业印章管理办法》等国家相关法律法规，参照《集团母公司印章管理办法》及公司内部风险防控需求制定。为进一步规范公章使用管理，防控印章管理风险，保障公司合法权益，维护公司形象，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司公章的制作、保管、使用、监督及违规处理等事项，均须遵循本制度规定。公司业务范围内的公章使用场景，包括但不限于合同签订、文件印发、对外授权、资产处置等，均需严格执行本制度。第三条本制度中的核心术语定义如下：1.“XX专项管理”：指公司对公章的全面管控活动，包括印章的申请、刻制、保管、使用、变更、注销等全生命周期管理，以及相关风险的识别、评估与处置。2.“XX风险”：指因公章管理不善可能导致的法律纠纷、财产损失、声誉损害等风险，包括印章被盗用、违规使用、保管不当等引发的潜在危害。3.“XX合规”：指公章使用行为符合国家法律法规、公司内部制度及业务场景要求，确保印章管理的合法性、规范性和有效性。4.“XX监督评价”：指公司对公章管理制度的执行情况、风险防控效果及合规性进行的定期或不定期审查、评估与改进。第四条公司公章管理的核心原则如下：1.全面覆盖：公章管理覆盖公司所有部门及业务场景，确保无死角、无遗漏。2.责任到人：明确各层级、各部门及个人的印章管理职责，确保责任主体清晰可追溯。3.风险导向：以防范印章管理风险为工作重点，优先采取预防性措施，强化动态管控。4.持续改进：根据内外部环境变化，定期优化公章管理制度，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司公章管理的第一责任人，对公章管理的全面合规性负总责；分管领导为公司公章管理的直接责任人，负责具体组织、协调和监督制度的落实。第六条设立公司公章管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，财务部、法务部、办公室等相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹公司公章管理的顶层设计，协调跨部门问题，审批重大印章使用事项，并定期召开会议评估管理效果。第七条领导小组的主要职责包括：1.统筹协调：制定公章管理制度，统筹各部门印章管理需求，协调解决印章使用中的争议问题。2.决策审批：审核重大印章使用申请，如涉及重大资产处置、对外战略合作等，需经领导小组集体决策。3.监督评价：定期对各部门公章管理情况进行检查，评估制度执行效果，提出改进要求。第八条牵头部门（办公室）负责公章管理的日常统筹工作，具体职责包括：1.制度建设：牵头制定、修订和解释本制度，确保制度与公司战略及业务需求匹配。2.印章申请：审核各部门印章使用申请，确保申请事由合规、流程完整。3.监督考核：定期对各部门印章使用情况进行抽查，对违规行为进行通报和考核。4.培训宣贯：组织全员开展印章管理培训，提升员工合规意识。第九条专责部门（法务部、财务部）负责专业领域的印章合规管理，具体职责包括：1.法务部：负责合同类印章使用的合规审核，提供法律支持，处理印章纠纷。2.财务部：负责资金审批、税务登记等印章使用的合规监督，防范财务风险。第十条业务部门及下属单位负责本领域印章使用的具体落实，主要职责包括：1.需求申请：根据业务场景填写印章使用申请表，明确使用事由、使用范围及期限。2.日常管理：指定专人负责本部门印章的临时保管，确保使用登记完整。3.风险防控：开展本部门印章使用风险排查，及时上报异常情况。第十一条基层执行岗（使用人）承担印章使用的直接合规责任，具体要求如下：1.岗位承诺：签署印章使用合规承诺书，明确个人责任。2.风险上报：发现印章异常使用或被盗用等情况，须立即向部门负责人及办公室报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条印章刻制管理业务操作合规标准：需刻制印章的部门须向办公室提交申请，附印章用途说明及审批意见。办公室审核通过后，统一委托具备资质的刻章机构制作，并严格核对印章规格、名称等信息。印章刻制完成后，由办公室统一领取并登记备案。禁止性行为：严禁私自刻制印章，严禁使用不合格的刻章机构。专项风险防控点：刻章委托过程中的信息泄露风险，需确保用途说明、印章样式等资料保密。第十三条印章保管管理业务操作合规标准：公司公章由办公室指定专人双锁保管，财务章、合同章等特殊印章由财务部、法务部分别指定专人保管，确保“人走章走，人离章锁”。保管人须签署保管责任书，明确失职后果。禁止性行为：严禁将印章交由非指定人员保管，严禁印章与保管人分离时间超过规定时限。专项风险防控点：保管人离职、失联等可能导致印章失控的风险，需建立动态监管机制。第十四条印章使用审批业务操作合规标准：印章使用须填写《印章使用申请表》，经部门负责人、分管领导审批后报办公室备案。涉及重大事项（如亿元以上合同、对外投资等）需经领导小组审批。禁止性行为：严禁未经审批擅自使用印章，严禁超范围、超期限使用印章。专项风险防控点：审批流程不规范导致的越权使用风险，需强化电子审批与人工复核双控制。第十五条印章外借管理业务操作合规标准：确需外借印章的部门须提供书面申请，说明借用事由、借用期限及接收方资质，经领导小组审批后方可办理。外借期间，办公室需跟踪使用情况，并在借用期满后及时收回。禁止性行为：严禁将印章借给非公司员工或外部单位，严禁无理由拒绝回收印章。专项风险防控点：外借印章失控风险，需建立借用登记、跟踪、核销全流程管理。第十六条印章变更与注销管理业务操作合规标准：印章名称、规格等发生变更时，须向办公室提交申请，经审批后重新刻制并注销旧章。印章遗失或损坏时，须立即上报并说明原因，经调查属实后申请重新刻制。禁止性行为：严禁隐瞒印章变更、遗失等情况，严禁继续使用已注销的印章。专项风险防控点：变更、注销不及时导致的法律纠纷风险，需建立台账动态管理。第十七条电子印章管理业务操作合规标准：公司推广电子印章应用，电子印章的使用须符合《电子签名法》及相关技术规范，确保数据安全与可追溯。电子印章的管理参照实体印章标准执行，需建立电子印章台账。禁止性行为：严禁电子印章与实体印章冲突使用，严禁未经授权的电子印章授权。专项风险防控点：电子印章被盗用、篡改风险，需加强加密技术及权限管理。第十八条印章使用记录管理业务操作合规标准：每次印章使用须在《印章使用登记簿》上详细记录，包括使用时间、事由、使用人、审批人等信息，并保留相关文件复印件。记录簿由办公室统一管理，每年装订归档。禁止性行为：严禁伪造、篡改印章使用记录，严禁不登记直接使用印章。专项风险防控点：记录不完整导致的责任追溯风险，需确保记录的真实性、完整性。第十九条违规处理业务操作合规标准：对印章管理违规行为，视情节严重程度给予警告、通报批评、经济处罚等处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。禁止性行为：严禁包庇印章违规行为，严禁以印章谋取私利。专项风险防控点：违规处理不及时导致的员工再次违规风险，需建立标准化处罚流程。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制根据国家法律法规变化、集团母公司制度要求及公司业务调整，办公室牵头组织本制度的修订，确保制度的时效性与适用性。修订后的制度需经领导小组审议通过后发布实施。第二十一条风险识别预警机制公司每年开展印章管理风险排查，重点排查印章保管、使用、外借等环节的风险点，对发现的问题进行分级评估并发布预警通知。办公室负责跟踪整改落实情况。第二十二条合规审查机制将印章使用合规审查嵌入业务流程，涉及重大事项的印章使用须经法务部、财务部前置审核，确保符合公司制度及业务合规要求。未经合规审查的印章使用，一律不得实施。第二十三条风险应对机制对一般违规行为，由办公室责令整改并通报批评；对重大违规行为（如印章被盗用导致公司损失），由领导小组组织专项调查，明确责任并采取补救措施。应急流程需明确上报时限及责任协同要求。第二十四条责任追究机制界定印章管理违规情形及处罚标准，包括但不限于：未经审批使用印章、印章外借未登记、印章保管不当等。违规行为将计入绩效考核，情节严重的给予纪律处分。第二十五条评估改进机制公司每半年对印章管理制度的执行效果进行评估，重点关注印章使用规范性、风险防控有效性等指标，对发现的问题及时优化流程，完善制度。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障公司主要负责人、分管领导及各部门负责人须明确印章管理职责，将印章管理纳入年度工作计划，确保制度落实有组织、有人员、有资源保障。第二十七条考核激励机制将印章管理合规情况纳入部门年度绩效考核，对印章管理优秀的部门给予奖励，对存在重大问题的部门实行一票否决。个人印章管理责任落实情况与绩效挂钩。第二十八条培训宣传机制分层级开展印章管理培训，管理层需接受合规履职培训，一线员工需掌握印章操作规范。通过内网、宣传栏等渠道普及印章管理知识，提升全员合规意识。第二十九条信息化支撑引入印章管理系统，实现印章使用申请、审批、记录的电子化管理，实时监控印章使用状态，提升管理效率与风险防控能力。第三十条文化建设编制《印章管理合规手册》，发布全员合规承诺书，通过典型案例通报、合规知识竞赛等形式，营造“人人重合规、事事守规范”的管理氛围。第三十一条报告制度各部门须建立印章管理报告