会议风险评估与应对措施制度

会议风险评估与应对措施制度会议风险评估与应对措施制度第一章总则第一条制度制定依据本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国突发事件应对法》《企业内部控制基本规范》及行业相关风险管理准则制定，同时遵循集团母公司关于全面风险管理体系建设的指导意见，结合企业内部强化风险防控、规范会议管理需求，旨在建立健全会议风险评估与应对机制，防范化解会议组织过程中的潜在风险，保障会议活动安全、高效、有序开展。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司内部各类会议的策划、组织、实施及会后管理等全流程活动，包括但不限于：-公司董事会、监事会、经营决策会议；-部门级业务会议、专题研讨会；-外部合作会议、客户接待会议；-常态化工作会议、临时性应急会议等。第三条核心术语定义1.“会议专项管理”：指企业围绕会议活动的风险识别、评估、控制、处置及持续改进的一整套管理活动，涵盖会议策划、流程审批、资源调配、安全保障、合规监督等环节。2.“会议风险”：指会议活动在策划、组织、执行或结束后可能引发的人员安全、信息泄露、决策失误、合规违规等负面影响或损失的可能性。3.“合规管理”：指会议活动严格遵守国家法律法规、行业准则及企业内部规章制度，确保决策程序合法、操作行为规范、责任边界清晰。4.“风险分级管控”：指根据风险发生的可能性及影响程度，将会议风险划分为一般风险、较大风险、重大风险，并采取差异化管控措施。第四条专项管理核心原则1.全面覆盖：确保会议各环节风险识别无遗漏，管控措施无盲区；2.责任到人：明确各级管理人员及执行岗位的风险防控职责；3.风险导向：优先管控高风险环节，优化低风险流程；4.持续改进：通过动态评估与复盘优化风险管理机制；5.协同联动：强化跨部门协作，确保风险处置高效协同。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人为会议风险评估与应对的第一责任人，负责统筹审定重大会议风险管控策略；分管领导为直接责任人，承担专项管理制度落实的领导责任，审定年度风险管理计划及重大风险处置方案。第六条专项管理领导小组设立“会议风险评估与应对管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司分管领导担任组长，成员包括：战略规划部、安全管理部、合规风控部、办公室等相关部门负责人。领导小组职能包括：-统筹制定和修订会议风险管理制度；-决策审批重大会议风险管控方案；-协调跨部门风险处置工作；-年度内审与绩效考核监督。第七条职责划分（一）牵头部门职责1.战略规划部（或综合管理部）：统筹专项管理制度建设，负责会议风险识别清单编制、流程优化、培训宣贯及年度考核；2.安全管理部：审核会议场所安全条件，指导应急预案制定，监督现场安全措施落实；3.合规风控部：审核会议决策程序的合规性，监督关联交易、利益输送等高风险行为管控。（二）专责部门职责1.办公室：负责会议资源调配、供应商尽职调查、后勤保障及风险事件初步上报；2.财务部：审核会议预算合理性，监督资金审批权限合规；3.法务部：审核会议合同条款、保密协议的法律风险。（三）业务部门/下属单位职责1.落实本领域会议专项管理要求，开展日常风险自查；2.识别业务特殊性风险（如敏感信息讨论、异地会议安全等），制定差异化管控措施；3.实时上报风险事件，配合专责部门处置。第八条基层执行岗责任1.岗位人员须签署《会议合规操作承诺书》，明确风险报告义务；2.严格执行会议流程规范，拒绝执行存在合规风险的指令；3.发现重大风险隐患须第一时间上报直属领导及安全管理部。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议策划与审批环节-业务部门提交会议申请时须附《会议风险预评估表》，包含议题敏感度、参与人员背景、场地安全条件等要素；-合规风控部对涉及重大决策、外部合作议题的会议，开展前置合规审查；-严禁未经审批擅自召开涉及财务审批、资产处置等高风险议题的会议。第十条供应商与第三方管理-供应商（如酒店、租赁服务商）须通过资质审查，签订保密协议；-外部专家、参会代表需进行背景核查，必要时签署保密承诺；-禁止向关联方采购服务，确需合作需经领导小组审批。第十一条会议场所与设备安全-安全管理部对会议场所（室内/室外）开展安全检查，确保消防设施、电力系统、应急通道符合标准；-大型会议须制定应急预案，明确疏散路线、急救措施及联络机制；-信息化设备（如视频会议系统）需进行安全测试，防止黑客攻击或数据泄露。第十二条参会人员管控-敏感议题会议须严格审核参会人员权限，禁止无关人员列席；-涉及外籍人员参会需符合外事管理规定，提前报备安全风险；-严禁利用会议进行利益输送，如违规安排宴请、礼品馈赠等。第十三条信息保密管理-会议材料须标注保密级别，销毁时严格执行销毁流程；-涉密会议须采取物理隔离或加密传输措施，禁止使用公共网络讨论敏感议题；-违规泄露会议信息者按企业保密制度追究责任。第十四条财务审批与费用控制-财务部依据预算审核会议费用，大额支出需经分管领导审批；-禁止超预算列支、虚列会议费用，严禁设立“小金库”用于会议支出；-会议结束后须及时归档财务凭证，接受审计监督。第十五条异地会议与特殊场景管控-异地会议需提前评估交通、住宿、疫情防控等风险，报领导小组备案；-海外会议须符合当地法律法规，避免涉及政治敏感议题；-紧急状态下的临时会议需压缩流程，同步启动风险补漏措施。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制-牵头部门每年对照法规变化、业务调整，修订会议风险清单及管控措施；-遇重大风险事件后，领导小组须召开专题会议优化制度漏洞。第十七条风险识别预警机制-每季度开展会议风险排查，由安全管理部牵头，各部门配合；-风险评估采用“可能性×影响程度”模型，划分为三级预警（蓝色、黄色、红色），并发布预警通知。第十八条合规审查机制-会议启动前需完成合规审查，关键环节（如招标采购、决策审批）嵌入“一票否决”条款；-法务部对重大会议合同开展合规抽查，不合格项不得启动。第十九条风险应对机制1.一般风险：由业务部门自行整改，合规风控部跟踪复核；2.较大风险：启动专项处置方案，涉及跨部门协同的提交领导小组决策；3.重大风险：立即启动应急预案，暂停会议或调整议题，并上报集团母公司备案。第二十条责任追究机制-违规操作导致风险的，按《企业违规行为处罚条例》追究责任，包括：-岗位绩效扣减；-通报批评；-构成犯罪的移送司法机关；-领导责任与部门责任联动追究，未履行监管责任的分管领导承担连带责任。第二十一条评估改进机制-每半年对风险管理有效性开展评估，形成《会议风险评估报告》；-问题清单纳入部门年度考核，未改进的予以通报。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障-各级领导须在月度会议上部署风险防控任务，纳入述职考核；-设立“会议风险管理联络员”制度，各部门指定专人负责信息传递。第二十三条考核激励机制-年度考核时，专项合规得分占部门总分的10%，与评优、晋升挂钩；-对主动上报风险隐患并有效处置的部门给予奖励。第二十四条培训宣传机制-每年组织全员培训，内容包括：-风险识别方法；-合规操作流程；-应急处置步骤；-制作《会议风险防控手册》，发放至各岗位。第二十五条信息化支撑-开发会议管理系统，实现：-风险预警自动推送；-合规审批线上化；-风险事件台账电子化。第二十六条文化建设-每年发布《会议合规倡议书》，要求全员签署；-在企业内刊开设“合规案例”专栏，宣传风险防范经验。第二十七条报告制度-风险事件须在2小时内上报至办公室，24小时内形成初步报告；-年度管理情况报告须在次年3月前提交领导小组及集团母公