会议考勤与出勤考核制度

会议考勤与出勤考核制度会议考勤与出勤考核制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引》，结合集团母公司关于员工考勤管理的相关规定，以及公司为规范内部会议管理、防控管理风险、提升运营效率的内部需求，制定本制度。旨在明确公司全体员工会议考勤与出勤管理的标准、程序与责任，确保公司各项决策与工作部署的顺利实施，维护良好的工作秩序，促进企业健康稳定发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及其全体员工。凡涉及公司会议的组织、参与、考勤及相关出勤管理事项，均须遵守本制度规定。具体适用场景包括但不限于：公司董事会、监事会、经理层会议；部门例会、专题会议；项目启动会、总结会；培训会议；外部合作会议等所有由公司或部门组织的正式会议及需要考勤登记的出勤活动。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“会议考勤管理”是指公司依据法律法规及本制度规定，对各类会议的召开时间、地点、参与人员、出勤状态进行记录、统计、核查和评价的管理活动，旨在确保会议参与纪律，保证会议效果。（二）“出勤考核”是指公司依据员工岗位职责、工作安排及本制度规定，对员工在规定工作时间内是否按时到岗、是否参与指定活动（如会议）等情况进行监督、记录、评估，并作为员工绩效评价、薪酬调整、职务晋升等人力资源管理依据的系统性管理措施。（三）“合规出勤”是指员工严格遵守公司关于工作时间、会议参与、请假报备等各项规章制度，按时到岗、按规定参加会议、履行请假手续并获批准的行为状态。第四条公司会议考勤与出勤考核管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保所有应参与会议的人员均纳入考勤范围，所有需要考核的出勤活动均有明确标准和记录要求，实现管理无死角。（二）“责任到人”原则：明确会议组织者、考勤执行者、员工本人等各方在会议考勤与出勤考核中的具体职责，确保责任主体清晰、可追溯。（三）“风险导向”原则：重点关注会议组织不力、考勤失真、出勤纪律涣散等可能影响公司决策效率、工作秩序、声誉形象及合规性的风险点，实施差异化管控。（四）“客观公正”原则：采用统一的考勤标准、方法和工具，确保考勤记录和考核结果的客观、准确、公平、透明，避免主观臆断和偏袒。（五）“持续改进”原则：定期评估会议考勤与出勤考核管理的效果，根据内外部环境变化、管理需求调整，不断完善制度体系、优化管理流程、提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对会议考勤与出勤考核管理工作负总责，承担领导责任和最终责任。应定期听取相关管理工作汇报，审批重大管理决策，确保相关管理工作符合公司战略目标和合规要求。第六条公司分管人力资源、行政或相关业务的负责人对会议考勤与出勤考核管理工作负直接领导责任。负责组织制定、修订和解释本制度及相关实施细则；推动制度的宣贯落实；监督指导各部门、各单位履行管理职责；协调解决管理中出现的重大问题。第七条设立公司会议考勤与出勤考核管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为公司层面的专项管理决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人或其授权人担任组长，分管人力资源、行政或相关业务的负责人担任副组长，成员由人力资源部、行政部、办公室以及相关重点业务部门的负责人组成。领导小组主要履行以下职责：1.统筹规划公司会议考勤与出勤考核管理工作，审议相关管理制度和重大事项；2.协调解决跨部门、跨单位的会议考勤与出勤考核管理争议或重大问题；3.审议年度会议组织计划、考勤数据分析报告、出勤考核结果应用方案等；4.对会议考勤与出勤考核管理的有效性进行总体评价，提出改进方向；5.审批重大风险事件的处理方案和责任追究意见。领导小组下设办公室（可设在人力资源部或行政部，具体由公司决定），负责处理领导小组日常事务，包括会议组织、文件起草、信息传递、资料整理、督办落实等。第八条人力资源部作为会议考勤与出勤考核管理的牵头部门，主要职责包括：1.负责本制度的起草、修订、解释和发布实施；2.统筹公司层面重要会议的组织协调与考勤管理；3.指导、监督各部门、各单位会议考勤与出勤考核工作的开展；4.负责建立和维护公司统一的会议考勤与出勤考核信息管理系统；5.定期汇总、分析全公司会议考勤与出勤考核数据，编制分析报告，为管理决策提供依据；6.负责员工因公外出、特殊工作安排等的审批与记录管理；7.组织开展相关管理制度的培训宣贯工作；8.参与重大考勤异常或违规事件的调查处理。第九条行政部（或办公室）作为日常行政事务管理的专责部门，在会议考勤与出勤考核管理中承担以下职责：1.负责公司内部会议场所的预定、管理与服务保障；2.协助人力资源部进行部分会议的组织通知和现场考勤服务；3.负责公司印章、通知文件等与会议组织、通知相关的行政事务处理；4.负责会议记录的整理、归档和保管；5.监督检查会议通知的及时性和准确性，确保参会人员知晓会议安排；6.配合人力资源部进行会议考勤数据的核实与确认工作。第十条各部门、各下属单位作为会议考勤与出勤考核管理的具体落实主体，其主要职责包括：1.负责本部门、本单位各类会议的策划组织、通知发布和现场管理；2.严格按照本制度规定，落实会议考勤记录工作，确保考勤数据真实、准确、完整；3.负责本部门、本单位员工会议出勤情况的统计、汇总和初步审核；4.建立本部门、本单位会议考勤与出勤考核管理的台账或记录系统；5.及时发现并报告本部门、本单位在会议考勤与出勤考核管理中存在的问题和风险；6.负责对本部门、本单位员工进行会议纪律和出勤要求的日常教育和监督；7.配合人力资源部、行政部（或办公室）开展相关检查、调查和审计工作。第十一条各级管理人员和基层执行岗位员工作为会议考勤与出勤考核管理的直接执行者，应履行以下合规操作责任：1.各级管理人员（包括部门负责人、项目负责人、班组长等）应带头遵守会议纪律和出勤规定，认真履行管理职责，确保本管辖范围内人员按时参加会议；2.管理人员负责监督下属员工的出勤情况，及时纠正违规行为，按规定审批员工请假；3.基层执行岗位员工（包括会议组织者、考勤记录员、参会人员等）应认真学习并严格遵守本制度及相关要求，按要求参与会议，如实记录考勤信息，配合管理人员开展工作；4.所有员工均有义务及时报告异常情况，如无法按时参加会议需提前请假，发现会议考勤管理中的漏洞或风险应及时向直接上级或人力资源部报告；5.签订合规承诺书，明确个人在会议考勤与出勤考核管理中的责任和义务，自觉接受监督检查。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议组织与通知规范。会议组织者（通常是部门或项目负责人）在决定召开会议前，应明确会议目的、议题、参会人员、时间、地点、形式（线下/线上/混合）等要素。会议通知必须至少提前[根据公司实际情况设定时间，如：2个工作日]发出，并通过公司规定的官方渠道（如内部邮件系统、企业微信、钉钉或其他指定通讯工具）送达每位应参会人员。通知内容应清晰、完整，包括会议主题、时间、地点（或线上会议链接及密码）、参会要求、是否需要准备材料等。重要会议或涉及跨部门协调的会议，应抄送相关领导或部门。禁止性行为：会议通知发出过晚，导致参会人员无法合理安排时间；会议通知要素不全或信息错误，影响会议效果；未经批准擅自召开或变更会议安排。专项风险防控点：确保会议通知的及时性、准确性和完整性，防止因通知不到位导致参会率低、会议流于形式或产生误解；关注重要会议的组织协调，防范因协调不力影响决策进程的风险。第十三条参会资格与名单管理。会议组织者应根据会议议题和性质，确定必要的参会人员范围，编制参会名单。参会资格的确定应基于工作相关性、决策需求或信息知悉权。参会名单应在会议通知中明确，并在会议召开前最终确定。对于有特定要求的会议（如保密会议），应明确标注参会资格限制和保密级别。禁止性行为：随意扩大参会范围，导致会议冗长低效；将无关人员强行纳入参会名单；未按规定执行保密会议的资格审核。专项风险防控点：精准界定参会人员范围，防止无关人员干扰会议秩序或泄露敏感信息；确保决策类会议的决策者到位，防范因关键人物缺席导致决策失误的风险。第十四条会议签到与考勤记录。会议组织者或指定专人（如会议记录员、行政人员）负责会议签到和考勤记录工作。签到方式可根据会议规模和性质选择，如人工签到（签到表）、电子签到（扫描二维码、指纹识别、人脸识别）、系统自动记录（线上会议系统）等。考勤记录应真实反映参会人员的到会状态，包括签到时间、签退时间（如适用）、请假情况（需附有效请假批准记录）等。考勤记录应妥善保存，会议结束后[根据公司实际情况设定时间，如：一周内]整理归档。禁止性行为：代签、替签；伪造考勤记录；对请假人员未做特殊标记或记录；未按规定保存考勤记录。专项风险防控点：确保考勤记录的真实性和准确性，防止因考勤失实影响会议效果评估和员工考核；加强对电子签到系统的数据安全防护，防范数据篡改或泄露风险。第十五条请假与迟到早退管理。员工因故不能按时参加会议，应按照公司《请假管理规定》提前履行请假手续，获得直接上级或人力资源部批准后方可视为有效请假。会议组织者或考勤记录员应核实请假批准记录，并在考勤记录中注明请假事由和批准人。对于未经批准擅自缺席会议的，按旷工或无正当理由不参加活动处理。对于会议期间擅自离场（未经组织者同意或未履行批准手续）的，按迟到或早退处理。会议组织者应根据会议时长和性质，合理界定允许的迟到、早退范围，并明确相应的处理方式。禁止性行为：无正当理由不请假缺席会议；伪造请假记录；会议期间未经许可擅自长时间离场；将非会议原因的请假冒充为会议请假。专项风险防控点：规范会议请假流程，防止借故缺席会议影响工作部署；加强对员工出勤纪律的教育和监督，防范会议期间纪律涣散风险。第十六条会议纪律与行为规范。参会人员应遵守会议纪律，包括准时参会、不迟到早退、不随意离场；专心听讲、积极思考、参与讨论；手机调至静音或关闭状态，不在会议期间从事与会议无关的活动；尊重会议组织者和其他参会人员，文明发言，控制发言时间；爱护会场环境，保持整洁。禁止性行为：会议期间接打电话、玩手机、处理私事；随意打断他人发言或进行无关干扰；在会议场所吸烟、喧哗；泄露会议内容，特别是保密会议内容。专项风险防控点：维护良好的会议秩序，确保会议能够高效、有序进行；保护商业秘密和知识产权，防范信息泄露风险。第十七条考勤数据统计与结果应用。会议组织者或人力资源部负责定期（如每月或每季度）统计各部门、各单位的会议出勤数据。统计内容应包括会议名称、日期、应参会人数、实参会人数、平均参会率、请假人数及事由、迟到早退人次等。统计分析应采用统一格式，形成报告。会议出勤情况作为员工日常行为考核、绩效评价、评优评先、晋升发展等的重要参考依据。对于参会率持续偏低或存在严重考勤问题的部门或个人，人力资源部应进行约谈提醒，并要求制定改进措施。禁止性行为：瞒报、漏报会议出勤数据；利用考勤数据进行不正当竞争或报复员工；将会议出勤与绩效考核简单挂钩，未考虑实际困难和特殊情况。专项风险防控点：确保会议出勤统计数据的准确性和完整性，为管理决策和绩效考核提供可靠依据；坚持公平公正原则，合理运用考勤考核结果，激发员工积极参与会议的积极性。第十八条违规处理与责任追究。对于违反本制度规定的行为，公司将根据情节严重程度、造成后果大小及员工认错态度，给予相应处理。处理方式包括：批评教育、通报批评、取消评优资格、扣减绩效奖金、降职降级、直至解除劳动合同。涉及违反公司其他规章制度或国家法律法规的，将依法依规从重处理。对于弄虚作假、情节严重的，公司将追究相关责任人的责任，包括但不限于部门负责人、会议组织者、考勤记录员等。禁止性行为：包庇纵容违规行为；对违规人员处理不公或处理不及时。专项风险防控点：严肃处理违反会议考勤与出勤考核纪律的行为，形成有效震慑，维护制度的严肃性和权威性；明确责任追究机制，确保管理责任落实到位。第十九条特殊情况下的考勤管理。对于涉及国家安全、商业秘密等特殊保密要求的会议，其考勤管理应严格遵守国家相关法律法规和公司保密规定，采取更严格的措施确保参会人员资格和会议内容的安全。对于员工因公出差期间需要参加紧急或重要会议的，应提前向直接上级和人力资源部报告，经批准后可视为有效参会，但需妥善安排出差与参会事宜，并按规定补办相关手续。对于因公司统一安排的外派培训、学习等导致无法参加会议的，应提供相关证明材料，经部门负责人审核后可免除参会责任。禁止性行为：将非会议活动冒充为特殊情况免除参会责任；因个人原因未履行报备手续而缺席重要会议。专项风险防控点：确保特殊情况下会议考勤管理的合规性与可行性，既能保证工作需要，又能维护员工合法权益；加强对外派人员的管理，确保其按要求履行参会义务。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制。本制度将根据国家法律法规、政策文件的更新调整，公司组织架构、业务模式的变革，以及管理实践中的经验反馈，进行定期或不定期的修订和完善。人力资源部负责牵头组织制度的评估和修订工作，修订方案应提交领导小组审议，审议通过后由公司主要负责人批准发布。每年至少进行一次全面评估，评估结果作为制度修订的重要依据。制度修订后，应及时向下传达，并组织开展相关培训。专项风险防控点：确保制度始终与外部环境变化和内部管理需求保持同步，防止因制度滞后导致管理失效或合规风险。第二十一条风险识别预警机制。公司应建立会议考勤与出勤考核管理的风险识别和预警机制。人力资源部应定期（如每半年或每年）组织相关部门对会议组织、通知、签到、请假、记录、统计、应用等环节进行风险排查，识别可能存在的管理漏洞、操作风险、合规风险等。对识别出的风险点进行分级评估（如一般风险、较大风险、重大风险），并根据风险评估结果发布预警通知，要求相关部门采取措施进行防范或整改。风险信息应纳入公司整体风险管理框架。专项风险防控点：提前识别和评估会议考勤与出勤考核管理中的潜在风险，做到早发现、早预警、早处置，防止风险扩大或发生。第二十二条合规审查机制。将会议考勤与出勤考核管理的要求嵌入到相关业务流程和决策环节中，实现合规审查的闭环管理。对于重要会议的召开计划、大型会议的组织方案等，应进行事前合规审查，确保符合本制度及相关规定。对于会议考勤记录、请假批准记录等，应进行事中或事后合规审查，确保真实、准确、完整。对于会议出勤情况的应用，应进行事前评估，确保符合公平公正原则。建立“未经合规审查不得实施”的原则，确保所有管理活动都在制度框架内运行。禁止性行为：绕过合规审查程序组织实施会议或进行出勤考核；对不符合规定的会议或出勤情况予以通过或认可。专项风险防控点：通过关口前移的合规审查，从源头上防范管理风险，确保会议考勤与出勤考核工作的合法合规。第二十三条风险应对机制。对于风险识别预警机制中发现的已发生风险事件或潜在风险隐患，应建立分级响应和处置机制。一般风险由发现部门或人力资源部负责采取措施进行整改，并跟踪落实情况。较大风险由人力资源部牵头，协调相关部门制定专项整改方案，报领导小组审批后实施。重大风险或涉及公司整体利益的重大合规风险，由领导小组负责组织制定应急预案，明确责任部门、处置流程、协同方式，并按规定向公司主要负责人和上级主管部门报告。风险处置过程中，应注重信息沟通和责任协同，确保处置效果。专项风险防控点：建立快速响应和有效处置机制，控制风险事件的影响范围和程度，维护公司利益和声誉。第二十四条责任追究机制。对在会议考勤与出勤考核管理中存在违法违规行为、失职渎职或导致风险事件发生的单位和个人，应依法依规追究责任。责任追究的范围包括但不限于：会议组织不力、通知不及时不准确、考勤记录失真、滥用职权审批请假、泄露会议信息、利用职权谋取私利等。责任追究的方式包括：通报批评、诫勉谈话、绩效扣减、纪律处分（警告、记过、降级、撤职）、解除劳动合同等。责任追究应坚持实事求是、客观公正、惩前毖后、治病救人的原则，做到有责必问、问责必严。责任追究过程应记录在案，并接受监督。专项风险防控点：通过明确的责任追究机制，强化管理人员的责任意识和员工的合规意识，防止违规行为的发生。第二十五条评估改进机制。公司应建立对会议考勤与出勤考核管理有效性进行定期评估的机制。评估内容应包括：制度执行情况、风险控制效果、管理效率、员工满意度等。评估方法可以采用问卷调查、数据分析、专项审计、座谈访谈等多种形式。评估结果应及时向领导小组和公司主要负责人汇报，作为改进管理工作的主要依据。对于评估中发现的流程漏洞、制度缺陷或管理短板，应制定整改计划，明确责任人和完成时限，持续优化管理体系，提升管理水平和效能。专项风险防控点：通过持续的自我评估和改进，不断完善管理机制，提升风险防控能力，实现管理工作的螺旋式上升。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。公司各级领导干部应高度重视会议考勤与出勤考核管理工作，将其作为履行管理职责的重要内容。主要负责人应亲自部署、亲自推动，分管领导应具体抓落实、负直接责任。各级管理人员应切实履行管理职责，加强对本部门、本单位相关工作的领导和监督。人力资源部应发挥专业优势，提供政策支持、业务指导和监督检查。各部门、各单位应指定专人负责具体工作的落实和协调。通过建立清晰的责任链条，形成一级抓一级、层层抓落实的管理格局。第二十七条考核激励机制。将会议考勤与出勤考核管理的执行情况纳入各部门、各单位的年度绩效考核范围，与部门绩效奖金、评优评先、资源配置等挂钩。同时，将员工个人遵守会议纪律和出勤规定的情况纳入个人绩效考核和评优评先的参考因素，对表现突出的员工予以表彰奖励。对于连续多次无故不参加会议或严重违反会议纪律的员工，应在绩效评定中予以体现，情节严重的可按规定给予相应处理。通过建立正向激励和反向约束相结合的机制，引导员工自觉遵守规定。专项风险防控点：通过科学的考核激励，提升各部门、各单位和员工参与会议考勤与出勤考核管理的积极性和主动性，确保管理要求落到实处。第二十八条培训宣传机制。人力资源部应定期组织开展会议考勤与出勤考核管理制度的培训宣贯工作，培训对象应覆盖公司所有员工，特别是各级管理人员和基层执行岗位人员。培训内容应包括制度条款、操作流程、责任要求、案例分析等。培训形式可以采用集中授课、在线学习、案例研讨、知识竞赛等多种方式。通过培训，使员工充分理解制度规定，掌握操作方法，增强合规意识。同时，应利用公司内部宣传栏、网站、公众号等多种渠道，加强制度的宣传教育，营造“人人知晓制度、人人遵守制度”的良好氛围。专项风险防控点：通过有效的培训宣传，提升员工对会议考勤与出勤考核管理的认知度和执行力，夯实管理基础。第二十九条信息化支撑。公司应积极利用信息技术手段，建设或完善会议考勤与出勤考核管理的信息化系统。该系统应具备会议计划管理、通知发布、在线报名、电子签到、考勤数据自动采集与统计、报表生成、信息查询等功能，实现会议管理全流程的线上化、自动化和智能化。通过信息化系统，可以大幅提高管理效率，减少人为差错，增强数据的安全性、准确性和可追溯性。人力资源部、行政部（或办公室）应协同推进系统的建设、应用和优化工作。专项风险防控点：通过信息化建设，提升会议考勤与出勤考核管理的效率和水平，实现精细化管理，降低管理成本。第三十条文化建设。公司将积极培育诚信守时、遵规守纪、高效执行的会议文化。通过制定并发布《会议行为规范