会议资料保密与安全管理制度

会议资料保密与安全管理制度会议资料保密与安全管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》等国家法律法规，以及《企业内部控制基本规范》《集团公司企业合规管理办法》等集团母公司相关规定，结合公司实际管理需求，为防控会议资料管理过程中的专项风险，规范业务流程，保障公司信息安全，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各级会议资料的制定、传递、使用、存储、销毁等全生命周期管理，以及涉及会议资料管理的各类业务场景，包括但不限于董事会、监事会、经理办公会、专题研讨会、项目评审会等。第三条本制度下列术语定义如下：（一）会议资料专项管理：指公司为确保会议资料在制定、传递、使用、存储、销毁等各个环节的安全性、保密性，而建立的一整套管理制度、流程和技术措施的总称。其核心目标是预防会议资料泄露、篡改、丢失等风险，保障公司信息安全，维护公司合法权益。（二）会议资料专项风险：指在会议资料管理过程中，因管理制度不健全、流程不规范、技术措施不到位、人员意识薄弱等原因，可能导致会议资料泄露、篡改、丢失，对公司造成经济损失、声誉损害或信息安全威胁的风险。（三）会议资料合规：指公司会议资料的管理活动符合国家法律法规、行业准则、公司内部管理制度及有关标准的要求，确保会议资料管理的合法合规性。第四条会议资料专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：会议资料专项管理应覆盖公司所有会议资料的制定、传递、使用、存储、销毁等各个环节，以及所有涉及会议资料管理的部门和人员。（二）责任到人原则：明确会议资料专项管理的组织架构、职责分工和人员权限，确保每个环节、每个岗位都有明确的责任人，实现责任全覆盖。（三）风险导向原则：以防范会议资料专项风险为导向，重点关注高风险环节和高风险资料，采取有针对性的管理措施，有效控制风险。（四）持续改进原则：定期对会议资料专项管理体系进行评估，及时发现问题，持续优化管理制度、流程和技术措施，不断提升管理水平和风险防控能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司会议资料保密与安全管理第一责任人，对公司会议资料保密与安全管理工作负总责。其主要职责包括：批准会议资料专项管理制度；督促落实会议资料保密与安全管理工作；协调解决重大会议资料保密与安全问题。第六条公司分管领导为公司会议资料保密与安全管理直接责任人，负责组织、协调、监督公司会议资料保密与安全管理工作。其主要职责包括：组织制定会议资料专项管理制度；领导会议资料专项管理领导小组开展工作；督促各部门、下属单位落实会议资料保密与安全管理工作；报告重大会议资料保密与安全问题。第七条公司设立会议资料保密与安全管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成。领导小组下设办公室，办公室设在[指定部门，如办公室或信息安全部]，负责日常管理工作。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司会议资料保密与安全管理工作，制定年度工作计划。（二）审议公司会议资料保密与安全管理制度及重大事项。（三）审批重要会议资料的密级和保密期限。（四）监督、检查公司会议资料保密与安全管理工作，评估管理效果。（五）组织处理重大会议资料保密与安全问题。第八条公司[指定牵头部门，如办公室或信息安全部]为会议资料保密与安全管理的牵头部门，负责统筹公司会议资料保密与安全管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作。其主要职责包括：（一）起草公司会议资料保密与安全管理制度，并组织实施。（二）组织开展公司会议资料专项风险排查，评估风险等级，制定风险防控措施。（三）监督、检查各部门、下属单位会议资料保密与安全管理工作，组织开展考核评估。（四）组织开展公司会议资料保密与安全培训，提高员工保密意识和安全技能。（五）负责公司会议资料保密与安全信息的收集、整理、分析、上报等工作。第九条公司[指定专责部门，如法务部或合规部]为会议资料保密与安全管理的专责部门，负责会议资料保密与安全领域的业务合规审核、流程优化、风险处置等工作。其主要职责包括：（一）审核公司会议资料保密与安全管理制度及其实施情况的合规性。（二）参与公司会议资料专项风险排查，提出风险防控建议。（三）参与公司重大会议资料保密与安全事件的处置，提供法律支持。（四）组织开展会议资料保密与安全相关法律法规的研究，提出合规建议。（五）监督、检查各部门、下属单位会议资料保密与安全合规情况，提出改进建议。第十条公司各部门、下属单位负责落实本领域会议资料保密与安全管理工作要求，开展日常风险防控。其主要职责包括：（一）制定本部门、下属单位会议资料保密与安全管理制度及实施细则。（二）组织开展本部门、下属单位会议资料专项风险排查，制定风险防控措施。（三）监督、检查本部门、下属单位员工会议资料保密与安全行为，纠正违规行为。（四）组织开展本部门、下属单位会议资料保密与安全培训，提高员工保密意识和安全技能。（五）报告本部门、下属单位会议资料保密与安全问题，配合公司开展问题调查和处理。第十一条公司基层执行岗员工应严格遵守会议资料保密与安全管理制度，履行以下合规操作责任：（一）按照规定权限和程序制作、传递、使用、存储、销毁会议资料。（二）妥善保管会议资料，防止会议资料丢失、被盗或被非法复制、传播。（三）发现会议资料丢失、被盗或被非法复制、传播等风险事件，及时报告部门负责人和公司[指定牵头部门]。（四）接受公司会议资料保密与安全培训，提高保密意识和安全技能。（五）签署岗位合规承诺书，承诺遵守会议资料保密与安全管理制度。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议资料制定环节应严格遵守以下合规标准：（一）根据会议内容和性质，确定会议资料的密级和保密期限。（二）明确会议资料的制作人员、审核人员、签发人员等，并履行相应职责。（三）会议资料内容应真实、准确、完整，符合公司相关规定。（四）会议资料制作应使用符合保密要求的设备和软件，并做好制作过程的保密管理。第十三条会议资料传递环节应严格遵守以下合规标准：（一）根据会议资料密级和传递范围，选择合适的传递方式，如机密文件交换、加密邮件、加密传输等。（二）明确会议资料传递的接收人员、传递时间、传递路线等，并做好记录。（三）会议资料传递过程中应采取必要的保密措施，防止会议资料泄露。（四）禁止将会议资料传递给未经授权的人员。第十四条会议资料使用环节应严格遵守以下合规标准：（一）根据会议资料密级和使用范围，确定会议资料的使用人员。（二）明确会议资料的使用目的、使用时间、使用地点等，并做好记录。（三）会议资料使用过程中应采取必要的保密措施，防止会议资料泄露。（四）会议资料使用完毕后，应及时归还或销毁。第十五条会议资料存储环节应严格遵守以下合规标准：（一）根据会议资料密级，选择合适的存储场所和存储设备，如保险柜、加密硬盘、加密U盘等。（二）明确会议资料存储的保管人员、存储时间、存储位置等，并做好记录。（三）会议资料存储场所和存储设备应采取必要的物理安全措施和技术安全措施，防止会议资料泄露。（四）定期对会议资料存储场所和存储设备进行检查，确保安全可靠。第十六条会议资料销毁环节应严格遵守以下合规标准：（一）根据会议资料密级和销毁方式，选择合适的销毁方法，如粉碎销毁、焚烧销毁等。（二）明确会议资料销毁的执行人员、销毁时间、销毁地点等，并做好记录。（三）会议资料销毁过程中应采取必要的保密措施，防止会议资料泄露。（四）销毁记录应妥善保管，保存期限不少于五年。第十七条禁止违反会议资料保密与安全规定，有下列行为：（一）擅自复制、传播、提供会议资料。（二）将会议资料用于非指定用途。（三）擅自更改会议资料内容。（四）未经批准，擅自将会议资料带出公司。（五）将会议资料交给未经授权的人员。（六）泄露会议资料内容。（七）其他违反会议资料保密与安全规定的行为。第十八条会议资料专项风险的重点防控点包括：（一）会议资料泄露风险：指会议资料在制定、传递、使用、存储、销毁等环节因管理不善、技术缺陷、人员疏忽等原因被非法获取、泄露的风险。（二）会议资料篡改风险：指会议资料在传输、存储过程中被非法修改、破坏的风险。（三）会议资料丢失风险：指会议资料因管理不善、设备故障、自然灾害等原因丢失的风险。（四）会议资料滥用风险：指会议资料被用于非指定用途或被用于非法目的的风险。（五）会议资料存储安全风险：指会议资料存储场所和存储设备存在安全隐患，导致会议资料泄露、丢失的风险。第四章专项管理运行机制第十九条公司应建立会议资料专项管理制度动态更新机制，根据国家法律法规、行业准则、公司内部管理制度及有关标准的变化，及时修订会议资料保密与安全管理制度，确保制度的适用性和有效性。具体流程如下：（一）[指定牵头部门]负责收集、整理国家法律法规、行业准则、公司内部管理制度及有关标准的最新变化。（二）[指定牵头部门]组织相关部门、下属单位对会议资料保密与安全管理制度进行评估，提出修订建议。（三）公司会议资料保密与安全管理领导小组审议修订建议，并批准修订方案。（四）[指定牵头部门]负责组织修订会议资料保密与安全管理制度，并发布实施。第二十条公司应建立会议资料专项风险识别预警机制，定期开展专项风险排查，分级评估风险等级，发布预警通知，并采取相应的风险防控措施。具体流程如下：（一）[指定牵头部门]负责制定会议资料专项风险排查计划，明确排查范围、排查内容、排查方法等。（二）各部门、下属单位按照排查计划开展风险排查，识别会议资料专项风险，并评估风险等级。（三）[指定牵头部门]汇总各部门、下属单位的风险排查结果，进行风险评估，确定高风险环节和高风险资料。（四）[指定牵头部门]根据风险评估结果，发布预警通知，并提出风险防控建议。（五）各部门、下属单位根据预警通知，采取相应的风险防控措施。第二十一条公司应建立会议资料专项合规审查机制，将会议资料保密与安全审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，明确“未经审查不得实施”的原则。具体流程如下：（一）在业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，应进行会议资料保密与安全审查。（二）[指定专责部门]负责组织会议资料保密与安全审查，审查内容包括会议资料密级、保密期限、传递方式、使用范围、存储方式、销毁方式等。（三）审查通过后，方可进行业务决策、合同签订、项目启动等关键节点的工作。（四）未经审查，不得进行业务决策、合同签订、项目启动等关键节点的工作。第二十二条公司应建立会议资料专项风险应对机制，分级处置一般/重大风险事件，明确应急流程、责任协同及上报要求。具体流程如下：（一）一般风险事件：由[指定牵头部门]负责组织处置，及时采取措施，防止风险扩大，并报告公司会议资料保密与安全管理领导小组。（二）重大风险事件：由公司会议资料保密与安全管理领导小组负责组织处置，及时采取措施，防止风险扩大，并报告公司主要负责人和分管领导。（三）应急流程：包括风险事件的发现、报告、处置、调查、评估、改进等环节。（四）责任协同：各部门、下属单位应协同配合，共同处置风险事件。（五）上报要求：及时、准确、完整地报告风险事件情况。第二十三条公司应建立会议资料专项责任追究机制，界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分。具体规定如下：（一）违规情形：包括违反会议资料保密与安全规定的行为，如擅自复制、传播、提供会议资料，将会议资料用于非指定用途，擅自更改会议资料内容，未经批准，擅自将会议资料带出公司，泄露会议资料内容等。（二）处罚标准：根据违规情节严重程度，给予警告、记过、降级、撤职、开除等处分，并取消评优资格。（三）联动绩效考核：将会议资料保密与安全合规情况纳入部门/个人年度绩效考核，与绩效、评优挂钩。（四）纪律处分：对违反会议资料保密与安全规定的行为，依法给予纪律处分。第二十四条公司应建立会议资料专项评估改进机制，定期对会议资料保密与安全管理体系有效性开展评估，优化流程漏洞。具体流程如下：（一）[指定牵头部门]负责制定会议资料保密与安全管理体系评估计划，明确评估范围、评估内容、评估方法等。（二）各部门、下属单位按照评估计划开展评估工作，收集评估数据，分析评估结果。（三）[指定牵头部门]汇总各部门、下属单位的评估结果，进行综合评估，确定会议资料保密与安全管理体系的有效性。（四）根据评估结果，提出优化会议资料保密与安全管理体系建议。（五）公司会议资料保密与安全管理领导小组审议优化建议，并批准优化方案。（六）[指定牵头部门]负责组织实施优化方案，不断提升会议资料保密与安全管理体系的有效性。第五章专项管理保障措施第二十五条公司应建立会议资料专项管理的组织保障，明确各层级领导对会议资料保密与安全管理的推进责任。具体规定如下：（一）公司主要负责人对公司会议资料保密与安全管理工作负总责，领导会议资料保密与安全管理工作，协调解决重大会议资料保密与安全问题。（二）公司分管领导对会议资料保密与安全管理工作负直接责任，组织、协调、监督公司会议资料保密与安全管理工作。（三）公司各部门、下属单位负责人对本部门、下属单位会议资料保密与安全管理工作负直接责任，督促落实会议资料保密与安全管理工作，报告重大会议资料保密与安全问题。（四）公司基层执行岗员工应严格遵守会议资料保密与安全管理制度，履行岗位合规操作责任。第二十六条公司应建立会议资料专项管理的考核激励机制，将会议资料保密与安全合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩。具体规定如下：（一）将会议资料保密与安全合规情况纳入部门年度考核，考核内容包括会议资料保密与安全管理制度建设、风险防控、培训宣贯、问题处置等。（二）将会议资料保密与安全合规情况纳入个人年度考核，考核内容包括岗位合规操作、风险上报、培训学习等。（三）将会议资料保密与安全合规情况与绩效、评优挂钩，对会议资料保密与安全工作表现突出的部门和个人，给予表彰奖励；对会议资料保密与安全工作表现不好的部门和个人，给予批评教育，并取消评优资格。第二十七条公司应建立会议资料专项管理的培训宣传机制，分层级开展专项培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训。具体规定如下：（一）公司会议资料保密与安全管理领导小组负责制定培训计划，明确培训内容、培训对象、培训方式等。（二）[指定牵头部门]负责组织实施培训，采用多种培训方式，如集中授课、在线培训、案例教学等。（三）管理层应接受合规履职培训，学习会议资料保密与安全相关法律法规、公司内部管理制度及有关标准，提高合规意识和管理能力。（四）一线员工应接受操作规范培训，学习会议资料制作、传递、使用、存储、销毁等操作规范，提高保密意识和安全技能。（五）定期开展培训效果评估，根据评估结果，不断优化培训内容和培训方式。第二十八条公司应建立会议资料专项管理的信息化支撑，通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控等，提升管理效率和effectiveness。具体措施如下：（一）开发或引进会议资料保密与安全管理系统，实现会议资料制作、传递、使用、存储、销毁等全生命周期管理。（二）通过系统工具，实现会议资料制作、传递、使用、存储、销毁等流程的自动化，提高管理效率。（三）通过系统工具，实现会议资料专项风险的实时监控，及时发现风险，采取应对措施。（四）通过系统工具，实现会议资料保密与安全信息的收集、整理、分析、上报，提高管理effectiveness。第二十九条公司应建立会议资料专项管理的文化建设，如发布专项合规手册、签订合规承诺书，营造