会议组织协调与沟通制度

会议组织协调与沟通制度会议组织协调与沟通制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及《集团公司内部管理制度汇编》等行业准则与集团母公司相关规定，结合企业实际管理需求，旨在防控会议组织过程中的专项风险，规范会议组织与沟通行为，提升管理效能，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各级会议的组织策划、召开执行、记录归档、成果落实等全流程管理，以及与会议相关的各类沟通协调活动。第三条本制度下列术语定义如下：（一）会议专项管理：指企业为规范会议活动，防控会议组织过程中的合规风险、管理风险及安全风险，所建立的一整套管理规范、流程机制和保障措施。（二）会议专项风险：指在会议组织与执行过程中可能出现的，可能导致企业经济损失、声誉损害、法律责任或管理效率低下的各类风险。（三）会议合规：指会议活动的策划、组织、执行、记录、归档等各环节均符合国家法律法规、企业内部规章制度及行业规范的要求。（四）会议沟通协调：指在会议筹备、召开、后续跟进等环节中，为确保会议目标实现而进行的内外部信息传递、意见交流、分歧解决等管理工作。第四条会议专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：确保所有会议活动均纳入制度化管理范畴，覆盖会议策划、组织、执行、归档、落实等各环节。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在会议组织与沟通中的职责权限，确保责任主体清晰、可追溯。（三）风险导向原则：重点关注会议组织过程中的潜在风险点，实施分级分类管控，优先防范重大风险。（四）持续改进原则：定期评估会议专项管理效果，根据内外部环境变化及时优化管理措施，不断提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议专项管理负总责，承担第一责任人的责任；分管领导对会议专项管理工作负直接责任，负责组织领导、统筹协调和监督检查。第六条公司设立会议专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，各部门、下属单位主要负责人为成员。领导小组负责统筹公司会议专项管理工作，研究决策重大事项，协调解决跨部门问题，监督评价管理成效。第七条会议专项管理领导小组下设办公室，办公室设在[牵头部门名称]，由[牵头部门名称]主要负责人兼任办公室主任。办公室具体负责：（一）统筹公司会议专项管理制度建设，组织开展制度宣贯和培训。（二）组织协调公司级重要会议的筹备和召开工作。（三）指导各部门、下属单位开展会议专项管理工作。（四）定期收集、分析会议专项管理情况，向领导小组报告工作。（五）协调解决会议专项管理中的重大问题。第八条各部门、下属单位负责人为本单位会议专项管理工作的第一责任人，承担全面领导责任；各部门、下属单位指定专人负责本单位会议专项管理工作的日常事务。第九条牵头部门职责如下：（一）统筹公司会议专项管理制度建设，根据国家法律法规、行业准则和集团母公司规定，结合企业实际，制定和完善会议专项管理制度。（二）组织开展会议专项风险识别和评估，建立风险清单和防控措施。（三）监督、检查各部门、下属单位会议专项管理工作的执行情况，组织开展考核评价。（四）组织开展会议专项管理培训，提升员工会议组织与沟通能力。（五）负责公司级重要会议的会务组织和协调工作。第十条专责部门职责如下：（一）负责会议专项管理制度的合规性审核，提出制度优化建议。（二）参与会议专项风险识别和评估，提供专业咨询和技术支持。（三）负责会议文件、资料的审核和归档管理。（四）组织对会议专项管理进行流程优化和技术创新。（五）参与公司级重要会议的会务组织，提供专业支持。第十一条业务部门、下属单位职责如下：（一）贯彻落实公司会议专项管理制度，结合本领域实际，制定具体实施细则。（二）组织开展本领域会议专项风险识别和评估，落实风险防控措施。（三）负责本部门、本单位会议活动的组织、执行和监督。（四）及时报告会议专项管理中发现的重大问题。（五）配合公司开展会议专项管理考核评价。第十二条基层执行岗职责如下：（一）严格遵守会议专项管理制度，按照职责分工，认真履行工作职责。（二）在会议组织与沟通过程中，确保各项操作符合制度要求。（三）及时报告工作中发现的会议专项风险和问题。（四）积极参加会议专项管理培训，提升业务能力。（五）签署岗位合规承诺书，明确自身合规责任。第三章专项管理重点内容与要求第十三条会议策划环节管控：（一）会议立项：所有会议活动均需履行立项程序，明确会议目的、时间、地点、参会人员、预算等要素，经部门、下属单位负责人审核后报公司会议专项管理领导小组办公室备案。（二）会议方案：会议方案应包括会议议程、时间安排、地点安排、参会人员、经费预算、风险防控措施等内容，经部门、下属单位负责人审核后报公司会议专项管理领导小组办公室审批。（三）会议通知：会议通知应明确会议主题、时间、地点、议程、参会人员、注意事项等内容，提前送达参会人员，确保参会人员充分准备。第十四条会议组织环节管控：（一）会场布置：会场布置应安全、整洁、有序，符合会议要求。大型会议应制定会场布置方案，并进行安全检查。（二）设备调试：会议召开前，应提前调试会议设备，确保设备运行正常。配备专人负责设备维护和应急处理。（三）人员服务：会议期间，应提供必要的人员服务，如签到、引导、茶歇等，确保参会人员需求得到满足。第十五条会议执行环节管控：（一）会议纪律：会议期间，参会人员应遵守会议纪律，服从会议安排，认真参与讨论。（二）会议记录：会议记录应全面、准确、完整，反映会议主要内容和决议。重要会议应指定专人负责记录。（三）会议保密：涉及国家秘密、商业秘密或内部机密的会议，应采取保密措施，确保会议信息安全。第十六条会议沟通协调环节管控：（一）会前沟通：会议召开前，应加强与参会人员的沟通协调，确保参会人员充分了解会议内容和要求。（二）会中沟通：会议期间，应加强与会人员之间的沟通协调，促进交流讨论，确保会议目标的实现。（三）会后沟通：会议结束后，应及时跟进会议成果的落实情况，确保会议决议得到有效执行。第十七条会议成果落实环节管控：（一）会议决议：会议决议应明确、具体、可操作，经会议主持人签字确认后生效。（二）决议传达：会议决议应及时传达至相关部门和人员，确保相关人员知晓并执行。（三）决议落实：相关部门和人员应根据会议决议，制定具体落实方案，明确责任人和完成时限，确保会议决议得到有效落实。（四）落实监督：公司会议专项管理领导小组办公室应定期检查会议决议的落实情况，对未按期落实或落实不到位的，应督促整改。第十八条会议档案管理环节管控：（一）档案范围：会议档案包括会议通知、会议方案、会议记录、会议决议、会议签到表、会议影像资料等。（二）档案收集：会议结束后，应及时收集会议档案，确保档案完整、齐全。（三）档案整理：会议档案应进行分类、编号、登记，确保档案管理规范。（四）档案保管：会议档案应指定专人保管，确保档案安全、保密。（五）档案利用：会议档案应按规定程序利用，确保档案利用合规。第十九条会议经费管理环节管控：（一）预算控制：会议经费应纳入预算管理，严格执行预算标准，不得超预算支出。（二）审批程序：会议经费支出应履行审批程序，经部门、下属单位负责人审核后报公司财务部门审批。（三）报销程序：会议经费报销应提供合规票据，经部门、下属单位负责人审核后报公司财务部门报销。（四）审计监督：公司财务部门应定期对会议经费进行审计，确保经费使用合规、高效。第二十条会议安全风险管理环节管控：（一）安全检查：会议召开前，应进行安全检查，消除安全隐患。大型会议应制定安全方案，并组织演练。（二）应急预案：会议期间，应制定应急预案，明确应急处置流程和责任人，确保突发事件得到及时处置。（三）安全培训：会议组织人员应接受安全培训，提升安全意识和应急处置能力。（四）责任追究：对因安全责任不落实导致发生安全事件的，应依法依规追究责任。第四章专项管理运行机制第二十一条制度动态更新机制：（一）定期评估：公司会议专项管理领导小组办公室应每年对会议专项管理制度执行情况进行评估，提出修订建议。（二）及时修订：根据评估结果、国家法律法规、行业准则和集团母公司规定的变化，及时修订会议专项管理制度。（三）广泛征求意见：修订会议专项管理制度前，应广泛征求各部门、下属单位的意见，确保制度科学合理。（四）发布实施：修订后的会议专项管理制度经公司会议专项管理领导小组审批后，正式发布实施。第二十二条风险识别预警机制：（一）定期排查：公司会议专项管理领导小组办公室应每年组织各部门、下属单位开展会议专项风险排查，识别潜在风险点。（二）分级评估：对排查出的风险点，应进行分级评估，确定风险等级。（三）发布预警：对重大风险点，应发布预警通知，要求相关部门和人员采取措施进行防控。（四）持续监控：对已识别的风险点，应持续监控，及时掌握风险变化情况。第二十三条合规审查机制：（一）嵌入流程：将会议专项合规审查嵌入会议策划、组织、执行、成果落实等各环节，确保全过程合规。（二）关键节点：在会议立项、会议方案审批、会议通知发布、会议记录、会议决议落实等关键节点，开展合规审查。（三）未经审查不得实施：未经合规审查的会议活动，不得组织实施。（四）审查记录：应完整记录合规审查过程和结果，并存档备查。第二十四条风险应对机制：（一）分级处置：对一般风险，由部门、下属单位负责人负责处置；对重大风险，由公司会议专项管理领导小组负责处置。（二）应急流程：制定风险应对应急预案，明确应急处置流程和责任人。（三）责任协同：风险应对过程中，应加强部门、下属单位之间的协同配合，确保风险得到有效控制。（四）上报要求：对重大风险事件，应立即上报公司会议专项管理领导小组，并采取有效措施控制风险。第二十五条责任追究机制：（一）违规情形：对违反会议专项管理制度的行为，应依法依规追究责任。（二）处罚标准：根据违规情节轻重，采取警告、通报批评、经济处罚、降职降级、纪律处分等措施。（三）联动考核：将违规行为纳入绩效考核，与绩效工资、评优评先挂钩。（四）严肃处理：对情节严重、造成重大损失的违规行为，应依法依规严肃处理。第二十六条评估改进机制：（一）定期评估：公司会议专项管理领导小组办公室应每年对会议专项管理体系有效性开展评估，提出改进建议。（二）流程优化：根据评估结果，优化会议专项管理流程，提升管理效率。（三）技术创新：推广应用信息技术，提升会议专项管理信息化水平。（四）持续改进：不断完善会议专项管理体系，提升管理水平。第五章专项管理保障措施第二十七条组织保障：（一）领导重视：公司主要负责人、分管领导应高度重视会议专项管理工作，定期研究解决重大问题。（二）部门协同：各部门、下属单位应加强协同配合，形成工作合力。（三）人员配备：各部门、下属单位应配备专（兼）职人员负责会议专项管理工作。（四）培训提升：定期组织会议专项管理培训，提升员工业务能力。第二十八条考核激励机制：（一）纳入考核：将会议专项合规情况纳入部门、个人年度考核，作为评优评先的重要依据。（二）正向激励：对会议专项管理工作表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。（三）反向约束：对违反会议专项管理制度的行为，依法依规追究责任。（四）绩效挂钩：将会议专项合规情况与绩效工资、评优评先挂钩。第二十九条培训宣传机制：（一）分层级培训：对公司领导层、中层管理人员、基层员工进行分层级培训，提升不同层级人员的会议专项管理能力。（二）培训内容：培训内容包括会议专项管理制度、会议组织技巧、会议沟通协调、会议风险防控等。（三）培训方式：采用集中授课、案例分析、现场教学等多种培训方式，提升培训效果。（四）宣传引导：通过公司内部刊物、网站、宣传栏等多种渠道，宣传会议专项管理制度，营造良好氛围。第三十条信息化支撑：（一）系统建设：建设会议专项管理信息系统，实现会议活动全流程信息化管理。（二）流程自动化：将会议策划、组织、执行、成果落实等环节流程自动化，提升管理效率。（三）风险实时监控：通过系统实现会议专项风险的实时监控，及时预警和处置风险。（四）数据分析：利用系统数据分析功能，为会议专项管理决策提供支持。第三十一条文化建设：（一）发布手册：编制《会议专项合规手册》，明确会议专项管理要求，指导员工行为。（二）签订承诺：组织员工签订会议专项合规承诺书，明确合规责任。（三）营造氛围：通过开展主题活动、宣传典型等方式，营造全员合规氛围。（四）文化渗透：将会议专项合规文化融入企业文化，提升员工合规意识。第三十二条报告制度：（一）风险事件报告：发生会议专项风险事件，应立即上报公司会议专项管理领导小组，并采取有效措施控制风险。（二）年度管理情况报告：公司会议专项管理领导小组办公室应每年编