企业内部会议管理制度

企业内部会议管理制度企业内部会议管理制度第一章总则第一条制度制定的政策依据本企业内部会议管理制度依据以下法律法规、行业准则及集团母公司规定制定：1.《中华人民共和国公司法》及相关修订条例中关于公司治理和决策程序的规定；2.《企业内部控制基本规范》及配套指引中关于会议管理的要求；3.《中华人民共和国合同法》中关于决策程序和决议效力的规定；4.《中华人民共和国档案法》中关于会议记录和资料管理的规范；5.集团母公司《企业合规管理办法》中关于会议决策合规性的要求；6.本企业《风险管理规定》中关于会议决策风险防控的指导原则。同时，为防控专项决策风险、规范业务流程、提升管理效率、加强风险防控能力，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于企业总部各部门、下属各单位及全体员工。具体适用范围包括：1.公司各级管理层会议，包括董事会、监事会、经营决策会、专题研讨会等；2.部门内部及跨部门工作协调会、业务推进会、项目评审会；3.下属单位向总部的汇报会、工作部署会、决策评审会；4.与外部机构（如客户、供应商、合作伙伴）的商务洽谈会、技术交流会；5.适用于所有涉及公司战略决策、业务运营、风险防控、合规管理等方面的会议。本制度涵盖会议的策划、准备、召开、记录、纪要形成及后续落实的全过程管理。第三条核心术语定义1.会议专项管理：指企业对各类会议活动进行系统性规划、组织、实施、监督和改进的管理活动，旨在规范会议程序、控制会议风险、提高会议效率、确保决策质量，并符合法律法规及内部制度要求。2.决策风险：指在会议决策过程中可能出现的偏差、失误或违规行为，可能导致公司经济损失、声誉损害或法律责任，包括但不限于决策程序不当、决策内容违规、决策执行偏差等。3.合规管理：指企业依据法律法规、行业准则和内部制度，对会议活动进行全流程合规性审查和控制的管理活动，确保会议决策和过程符合相关规定。4.风险防控：指企业通过识别、评估、应对和监控会议相关风险，采取预防和补救措施，降低风险发生的可能性和影响程度的管理活动。第四条专项管理核心原则1.全面覆盖原则：会议专项管理覆盖公司所有层级、所有类型、所有参与者的会议活动，确保无死角、无遗漏。2.责任到人原则：明确会议管理的组织领导、牵头部门、专责部门、业务部门及参与人员的职责，建立责任追究机制。3.风险导向原则：以风险防控为首要目标，重点关注重大决策、敏感议题、关键流程的合规性和风险管控。4.持续改进原则：定期评估会议管理效果，及时发现问题，优化流程，完善制度，实现螺旋式上升。5.效率优先原则：在确保合规的前提下，优化会议组织，提高决策效率，避免形式主义和冗余会议。6.公开透明原则：除涉密会议外，会议的议题、时间、地点、参与人员、决策结果等应适当公开，接受监督。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责1.公司主要负责人作为会议管理的第一责任人，全面领导会议管理工作，审批重大会议决策。2.公司分管领导作为会议管理的直接责任人，负责组织协调会议管理工作，监督重大会议的决策过程和结果。3.公司主要负责人和分管领导有责任确保所有会议决策符合国家法律法规、行业准则和公司内部制度要求，防范重大决策风险。4.决策层应定期听取会议管理情况汇报，研究解决会议管理中的重大问题，推动会议管理水平的提升。第六条专项管理领导小组1.设立企业内部会议管理专项领导小组（以下简称"领导小组"），负责统筹协调企业会议管理工作。2.领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人担任成员。3.领导小组主要职能包括：-制定和完善会议管理制度；-审议重大会议的议题和方案；-组织开展会议管理培训和宣传；-定期评估会议管理效果；-研究解决会议管理中的重大问题。4.领导小组下设办公室，挂靠在公司[牵头部门名称]（如办公室或合规部），负责领导小组日常工作。第七条三类主体职责1.牵头部门职责：-统筹规划公司会议管理工作，制定会议管理制度和实施细则；-组织开展会议风险评估和管控；-监督检查各部门会议管理情况，定期开展考核评价；-组织开展会议管理培训和宣贯工作；-建立会议管理信息系统，实现会议管理信息化；-负责会议档案的收集、整理和保管。2.专责部门职责：-负责会议业务的合规审核，确保会议程序和内容符合相关规定；-参与重大会议的风险评估和方案论证；-优化会议管理流程，提高会议效率；-负责会议记录的规范化和标准化；-参与会议决策的风险处置和事后分析。3.业务部门/下属单位职责：-负责落实本领域会议管理要求，组织开展日常会议管理；-开展本领域会议风险评估和防控；-组织开展本部门会议管理培训和宣贯；-负责本部门会议记录的规范化和标准化；-及时上报会议管理中发现的重大问题。第八条基层执行岗合规操作责任1.基层执行岗位员工应严格遵守会议管理制度，按规定程序和标准参加和主持会议。2.会议记录员有责任确保会议记录的完整、准确、及时，并按规定归档。3.参会人员有责任遵守会议纪律，不得泄露会议秘密，不得提出与会议议题无关的事项。4.会议决策事项的执行人有责任按照会议决议执行工作，并及时反馈执行情况。5.所有员工都有义务及时上报发现的会议管理违规行为或潜在风险。第九条职责协同机制1.领导小组负责统筹协调各部门会议管理工作，建立联席会议制度，定期研究解决重大问题。2.牵头部门负责制定会议管理标准和流程，并提供业务指导和技术支持。3.专责部门负责对会议业务的合规性进行监督和审核。4.业务部门/下属单位负责落实会议管理要求，开展本领域会议管理。5.各部门应建立信息共享机制，及时沟通会议管理情况，形成管理合力。第三章专项管理重点内容与要求第十条会议分类管理1.战略决策类会议：包括董事会、监事会、经营决策会等，涉及公司重大投资、重大资产处置、重大担保、重大合同、重大人事任免等事项。2.业务运营类会议：包括部门工作例会、项目协调会、业务推进会等，涉及日常业务管理、项目执行、风险管理等事项。3.专题研讨类会议：包括专题研讨会、培训会、经验交流会等，涉及专业领域知识、技能提升、经验分享等事项。4.外部协调类会议：包括与客户、供应商、合作伙伴的商务洽谈会、技术交流会等，涉及业务合作、市场开拓等事项。不同类型的会议应有不同的管理标准和要求，确保分类管理的有效实施。第十一条会议策划与准备1.议题管理：-会议议题应具体、明确、可操作，避免空泛和重复；-重大会议议题应提前进行充分调研和论证；-会议议题应经会议组织者审核，确保合规性和必要性。2.方案制定：-会议方案应包括会议名称、时间、地点、参会人员、议题、议程、预期成果、风险防控措施等；-重大会议方案应经领导小组审议，确保方案的科学性和可行性。3.通知发布：-会议通知应提前发布，并包含会议的所有必要信息；-会议通知应明确参会人员、会议时间、地点、议程、准备材料等；-重大会议通知应至少提前3个工作日发布，并提醒参会人员做好充分准备。4.资料准备：-会议所需资料应提前准备，并确保资料的准确性和完整性；-重大会议资料应经专责部门审核，确保合规性和必要性；-会议资料应根据参会人员需求进行分类，并提前分发。第十二条会议组织与实施1.会议签到：-重大会议应进行签到，并留存签到记录；-签到记录应作为会议有效性判断的重要依据。2.会议主持：-会议应由指定主持人主持，确保会议按议程进行；-主持人应控制会议时间，避免超时；-主持人应维护会议秩序，确保会议纪律。3.会议记录：-所有会议均应有专人记录，并确保记录的完整性和准确性；-会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论内容、决议事项等；-重大会议记录应由专责部门审核，确保记录的合规性和准确性。4.会议纪律：-参会人员应遵守会议纪律，不得迟到、早退、缺席；-参会人员应专注会议议题，不得从事与会议无关的活动；-参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容。第十三条会议决策与决议1.决策程序：-会议决策应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，集体决策；-重大决策应经充分讨论，形成共识；-重大决策应按规定程序报批，确保合规性。2.决议形成：-会议决议应明确、具体、可执行，避免模糊和歧义；-会议决议应经参会人员签字确认，确保决议的合法性和有效性；-重大会议决议应经领导小组审议，确保决议的科学性和合规性。3.决议执行：-会议决议应指定专人负责执行，并明确执行时限和责任人；-执行人应按照会议决议执行工作，并及时反馈执行情况；-领导小组应监督会议决议的执行情况，确保决议得到有效落实。第十四条会议纪要管理1.纪要编制：-会议纪要应在会议结束后及时编制，并确保内容的完整性和准确性；-会议纪要应包括会议基本信息、议题讨论情况、决议事项、执行责任人、执行时限等；-重大会议纪要应由专责部门审核，确保纪要的合规性和准确性。2.纪要分发：-会议纪要应分发给所有参会人员和相关人员；-重大会议纪要应经领导小组审批后分发。3.纪要归档：-会议纪要应按照档案管理规定进行归档，并妥善保管；-会议纪要应作为后续工作的重要依据，并接受监督检查。第十五条会议风险管理1.风险识别：-会议组织者应识别会议可能存在的风险，包括决策风险、信息安全风险、合规风险等；-风险识别应结合会议类型、议题内容、参会人员等因素进行综合判断。2.风险评估：-对识别出的风险进行评估，确定风险等级和影响程度；-风险评估应采用定量和定性相结合的方法，确保评估的科学性和准确性。3.风险应对：-根据风险评估结果，制定风险应对措施，包括风险规避、风险转移、风险减轻、风险接受等；-风险应对措施应具体、可行，并明确责任人和执行时限。4.风险监控：-对风险应对措施的实施情况进行监控，确保措施得到有效执行；-对风险发生的可能性进行持续监控，及时调整风险应对策略。第十六条会议资源管理1.会议室管理：-会议室应合理规划，满足不同类型会议的需求；-会议室应配备必要的设备，确保会议顺利进行；-会议室应定期维护，保持良好状态。2.会议费用管理：-会议费用应按照公司财务制度进行管理，确保费用合理、合规；-重大会议费用应经领导小组审批，确保费用必要性和合理性；-会议费用应建立台账，定期进行审核和公示。3.会议物资管理：-会议所需物资应提前准备，并确保物资的质量和数量；-会议物资应按照规定进行管理和使用，避免浪费和流失；-会议结束后，物资应及时回收和整理。第十七条会议后评估与改进1.效果评估：-会议结束后，应及时评估会议效果，包括会议目标的达成情况、参会人员的满意度等；-会议效果评估应采用定量和定性相结合的方法，确保评估的科学性和准确性。2.问题分析：-对会议中发现的问题进行分析，找出问题原因，并提出改进措施；-问题分析应客观、全面，避免片面性和主观性。3.持续改进：-根据会议效果评估和问题分析结果，持续改进会议管理，提升会议质量；-建立会议管理持续改进机制，定期开展评估和改进工作。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制1.定期评估：-每年对会议管理制度执行情况进行评估，查找问题和不足；-评估结果应作为制度修订的重要依据。2.动态调整：-根据国家法律法规、行业准则和公司内部制度的变化，及时调整会议管理制度；-根据业务发展的需要，及时优化会议管理流程。3.修订程序：-会议管理制度的修订应经过起草、征求意见、审议、发布等程序；-修订后的制度应及时发布，并组织培训宣贯。4.版本管理：-建立会议管理制度版本管理机制，确保制度的有效性和可追溯性；-废止的制度应进行归档，并做好新旧制度的衔接。第十九条风险识别预警机制1.风险清单：-建立会议风险清单，明确各类会议可能存在的风险；-风险清单应定期更新，确保风险识别的全面性和准确性。2.定期排查：-每季度对会议管理风险进行排查，识别新的风险点；-风险排查应结合实际案例和数据分析，确保风险排查的有效性。3.分级评估：-对排查出的风险进行分级评估，确定风险等级和影响程度；-风险评估应采用定量和定性相结合的方法，确保评估的科学性和准确性。4.预警发布：-对重大风险应发布预警通知，提醒相关部门和人员注意；-预警通知应明确风险内容、影响程度、应对措施等。第二十条合规审查机制1.事前审查：-重大会议方案应进行合规审查，确保方案符合相关规定；-合规审查应由专责部门负责，确保审查的专业性和权威性。2.事中监督：-重大会议应进行现场监督，确保会议按程序进行；-现场监督应由指定人员负责，确保监督的有效性。3.事后审查：-重大会议决议应进行事后审查，确保决议的合规性和有效性；-事后审查应由专责部门负责，确保审查的全面性和深入性。4.刚性约束：-未经合规审查的会议不得召开，未经合规审查的决议不得执行；-合规审查结果是会议管理考核的重要依据。第二十一条风险应对机制1.分级处置：-对一般风险由业务部门/下属单位负责处置，重大风险由领导小组负责处置；-风险处置应制定应急预案，确保处置的及时性和有效性。2.责任协同：-风险处置应建立责任协同机制，明确各部门和人员的职责；-责任协同应建立沟通协调机制，确保信息畅通和协同高效。3.上报要求：-对重大风险事件应及时上报，并按要求提供相关信息；-上报内容包括事件基本情况、影响程度、处置措施、处置结果等。4.应急流程：-制定会议风险应急流程，明确应急响应程序和措施；-应急流程应定期演练，确保应急响应的有效性。第二十二条责任追究机制1.违规情形：-明确会议管理违规情形，包括会议程序违规、决策内容违规、风险防控不到位等；-违规情形应分类细化，确保责任追究的针对性和准确性。2.处罚标准：-制定会议管理违规处罚标准，明确处罚方式和程度；-处罚标准应与违规程度相适应，确保处罚的公平性和合理性。3.联动机制：-建立会议管理责任追究联动机制，将违规处罚与绩效考核、纪律处分相结合；-联动机制应明确各部门职责，确保责任追究的落实。4.公开通报：-对重大会议管理违规行为应进行公开通报，形成警示效应；-公开通报应实事求是，避免扩大化和绝对化。第二十三条评估改进机制1.定期评估：-每半年对会议管理效果进行评估，包括会议效率、决策质量、风险防控等；-评估结果应作为制度改进的重要依据。2.专项评估：-对重大会议或会议管理中的突出问题进行专项评估，深入分析原因，提出改进措施；-专项评估应采用多种方法，确保评估的全面性和深入性。3.持续改进：-根据评估结果，持续改进会议管理，提升会议质量；-建立会议管理持续改进机制，定期开展评估和改进工作。4.优化建议：-评估结果应提出优化建议，包括制度完善、流程优化、技术应用等；-优化建议应具有可操作性，确保建议的实用性和有效性。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障1.领导责任：-公司主要负责人和分管领导应定期听取会议管理情况汇报，研究解决重大问题；-领导应带头遵守会议管理制度，发挥示范作用。2.部门协同：-牵头部门应加强与专责部门、业务部门/下属单位的沟通协调，形成管理合力；-各部门应建立信息共享机制，及时沟通会议管理情况。3.人员配备：-配备足够的会议管理专业人员，确保会议管理工作的有效开展；-加强会议管理人员的培训，提升专业能力。4.资源保障：-提供必要的会议管理资源，包括人力、物力、财力等；-确保会议管理工作的顺利开展。第二十五条考核激励机制1.纳入考核：-将会议管理情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效挂钩；-将会议管理情况纳入个人年度考核，考核结果与评优评先挂钩。2.正向激励：-对会议管理工作表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；-建立会议管理激励机制，激发员工参与会议管理的积极性。3.负向约束：-对会议管理违规行为进行责任追究，形成有效约束；-建立会议管理问责机制，确保责任追究的落实。4.考核标准：-制定会议管理考核标准，明确考核指标和评分方法；-考核标准应客观、公正，确保考核的有效性。第二十六条培训宣传机制1.分层培训：-对管理层开展合规履职培训，提升决策能力和风险意识；-对专责部门开展业务技能培训，提升专业能力；-对基层执行岗开展操作规范培训，提升执行能力。2.培训内容：-培训内容应包括会议管理制度、会议管理流程、会议风险管理、会议技术应用等；-培训内容应结合实际案例，增强培训的针对性和实用性。3.培训方式：-采用多种培训方式，包括集中授课、在线学习、案例研讨等；-培训方式应灵活多样，确保培训效果。4.宣传普及：-通过多种渠道宣传会议管理制度，提高员工知晓率和参与度；-利用公司内网、宣传栏等平台，宣传会议管理知识和经验。第二十七条信息化支撑1.系统建设：-建设会议管理信息系统，实现会议管理信息化；-系统功能应包括会议计划、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要等。2.流程自动化：-通过系统实现会议管理流程自动化，提高工作效率；-系统应支持会议管理全流程线上操作，实现无纸化办公。3.实时监控：-通过系统实现会议管理实时监控，及时发现问题；-系统应提供数据分析功能，支持会议管理决策。4.数据安全：-加强会议管理信息系统安全防护，确保数据安全；-建立数据备份机制，防止数据丢失。第二十八条文化建设1.合规文化：-培育会议管理合规文化，增强员工合规意识；-通过宣传、培训等方式，营造全员合规氛围。2.责任文化：-培育会议管理责任文化