行政公文写作标准模板正式文件撰写指南

行政公文写作标准模板正式文件撰写指南适用范围与典型应用场景本指南适用于各级机关、企事业单位、社会团体在处理行政管理事务时需制发的正式公文，包括但不限于以下场景：上级机关对下级机关的指令性文件（如通知、意见、批复）下级机关向上级机关的请示、报告类文件平行单位或不相隶属单位之间的商洽函、告知函内部管理制度、工作部署、会议纪要等规范性文件涉及人事任免、表彰奖励、财务审批等专项事务的正式文件标准化撰写流程与操作步骤第一阶段：前期准备与需求分析明确发文目的：清晰界定文件需解决的问题、传达的核心信息及预期效果。确定文件类型：根据内容性质选择适当文种（如“请示”需一事一请，“通知”需事项明确）。收集基础信息：包括政策依据、数据支撑、相关单位意见等，保证内容客观准确。第二阶段：公文结构设计与内容起草规范标题拟定格式：“发文机关+事由+文种”（如“公司关于2024年度工作安排的通知”）要求：简洁明了，不超过25字，避免使用“关于……的申请”“……的报告”等冗余表述。主送机关确定上行文：只写一个主送机关（如“市人民”）下行文：可写多个主送机关，用顿号分隔（如“各分公司、各部门：”）内容组织开头：说明发文依据或背景（如“根据《管理办法》规定……”）主体：分条列项阐述具体事项，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四级序号结尾：提出执行要求或过渡语（如“请认真贯彻执行”“特此通知”）附件与注释附件：在后注明“附件：1.X材料”，附件标题需与提及一致注释：对专业术语或特殊情况的简要说明（置于成文日期下方）第三阶段：格式规范与校对审核版面格式设置页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm字体字号：标题二号小标宋体，三号仿宋GB2312，一级标题黑体行距：固定值28磅，段前段后间距0.5行要素完整性检查必须包含：发文机关标志、发文字号、签发人、成文日期、印章禁漏项：涉密文件需标注密级和保密期限，紧急文件需标注“特急”三级审核流程初审：起草人自查内容准确性、格式规范性复核：部门负责人审核业务逻辑与政策合规性终审：分管领导确认文件效力与发布范围第四阶段：印发与归档管理排版印刷：使用A4纸张，双面印刷，左侧装订用印规范：骑年盖月，印章清晰居中电子归档：扫描件保存为PDF格式，命名规则“发文机关-文种-日期”公文要素规范模板与检查表表1：标准公文格式要素表要素位置规范要求示例内容文头红色分隔线上宽156mm，下宽140mm——发文机关标志2号小标宋体，居中市人民文件发文字号机关代字〔年份〕序号号X府发〔2024〕12号签发人3号楷体，“签发人：”后为姓名签发人：*市长标题2号小标宋体，居中关于开展安全生产检查的通知主送机关3号仿宋，顶格写各县（区）人民：3号仿宋，首行缩进2字符（详见内容）附件说明下空一行左空2字符附件：1.检查清单发文机关署名成文日期上方，右空4字符市人民成文日期3号仿宋，阿拉伯数字2024年3月15日印章距成文日期3-4mm，居中（加盖公章）表2：公文常见问题自查清单检查项合格标准常见错误示例标题完整性包含发文机关、事由、文种关于加班的通知（缺发文机关）数字使用年份用六角括号“〔〕”2024年（错误）序号层级不超过四级，序号后无标点1、（错误，应为“1.”）成文日期阿拉伯数字，不虚位2024年03月15日（错误）印章位置上不压，下压成文日期印章覆盖日期撰写规范与风险防控要点语言表达规范用语准确：使用“应”“须”“严禁”等规范表述，避免“大概”“可能”等模糊词汇。称谓统一：机关名称首次出现用全称，后续可用规范简称（如“国务院”可简称“国务院”）。避免歧义：时间表述用“2024年3月15日前”而非“近期”，地点明确至“会议室”。内容合规性要求政策依据：引用文件需注明文号和标题（如“依据《条例》（国发〔2023〕5号）”）。权限对应：请示类文件需一文一事，不得夹带报告内容；批复需针对请示事项明确答复。数据真实：涉及统计数据需标注来源（如“据财务部统计，2023年……”）。流程风险防控涉密管理：标注密级的文件需通过机要渠道传递，严禁使用非加密邮箱发送。时效控制：紧急文件应在“特急”后注明具体时限（如“特急：24小时内报送”）。版本控制：修改文件需重新编号，并在注明“修订版”及修订日期。特殊场景处理联合行文：主办机关在前，其他机关按级别或惯例排序，印章依次排列。会议纪要：需记录出席人（主任、副局长等）、决议事项及行动项（明确责任部门与