合同履行过程跟进记录与反馈系统

合同履行过程跟踪记录与反馈系统使用指南一、系统适用场景与核心价值在企业日常运营中，合同从签订到履行完毕涉及多部门协同、多节点管控，容易出现信息滞后、责任不清、风险难预警等问题。本系统适用于各类需要长期跟踪履约进度的场景，包括但不限于：制造业采购合同：原材料采购订单的交付、验收、付款全流程跟踪；IT服务外包合同：项目需求调研、开发测试、上线运维的节点管控；建筑工程施工合同：进度报审、质量验收、款项拨付的动态记录；长期服务协议：年度运维、售后支持等持续性服务的履约反馈。通过系统化跟踪，可实现“进度可视化、问题可追溯、风险可预警”，提升履约效率，降低合同纠纷风险，保障企业合法权益。二、系统操作全流程详解（一）合同履行跟踪初始化：奠定管控基础操作目标：将合同关键信息转化为可跟踪的结构化数据，明确履约路径。操作步骤：录入合同基础信息：在系统中创建合同档案，填写合同编号、合同名称、签约双方、合同金额、签订日期、履行期限等核心字段，并合同扫描件作为附件。分解关键履约节点：根据合同条款，将履约过程拆解为若干关键节点（如“预付款支付”“首批货物交付”“阶段性成果验收”“质保金返还”等），明确每个节点的“节点名称”“计划完成时间”“交付成果标准”（如“需提供《验收合格表》盖章扫描件”）。分配责任人与协同人：为每个节点指定唯一负责人（如采购专员、项目经理），并添加跨部门协同人（如财务部、法务部），保证信息同步。示例：某设备采购合同可分解为“预付款支付（合同签订后10个工作日）”“设备生产完成（第30天）”“现场安装调试（第45天）”“最终验收（第50天）”4个节点，分别由采购经理、生产主管、技术工程师、质量专员负责。（二）履行过程动态记录：实时更新进度操作目标：跟踪每个节点的实际进展，记录执行过程中的细节信息。操作步骤：节点状态更新：负责人在节点计划完成时间前3天开始跟踪，完成后在系统中将节点状态更新为“已完成”，并交付成果（如验收报告、照片、邮件往来记录）；若延迟，需选择“延迟”并填写“预计完成时间”及“延迟原因”（如“供应商生产延误”“客户需求变更”）。进度说明补充：对于复杂节点，需填写“进度说明”，详细描述当前进展（如“设备已完成80%生产，剩余核心部件待供应商*交付”）。异常情况标记：若发觉可能影响履约的异常（如对方单位未按约定提供场地），需在系统中标记“异常”，并关联具体问题描述。注意：每日登录系统查看待办节点，避免遗漏；涉及跨部门协作的节点，需同步在协同群中提醒。（三）问题反馈与协同处理：高效解决履约障碍操作目标：针对履约中出现的问题，建立“提报-响应-处理-闭环”的快速处理机制。操作步骤：问题提报：发觉问题后，由责任人发起“问题反馈”，填写“问题描述”“影响节点”“紧急程度”（一般/紧急/特急）、“相关附件”（如对方违约函、现场照片），并指定处理部门（如法务部、采购部）。责任部门响应：处理部门收到问题后，2小时内响应，初步判断问题性质（责任归属、是否影响合同继续履行），并制定初步处理方案（如“发函催告”“协商变更条款”“启动违约条款”）。跟踪解决进度：处理部门定期在系统中更新问题处理进度（如“已发送催告函，等待对方*回复”），直至问题解决后，将状态更新为“已关闭”，并附最终处理结果（如“对方已承诺延期交付，签订补充协议”）。示例：若施工合同中“场地交付”节点延迟，项目经理发起问题反馈，法务部响应后判断为发包人违约，起草《履约催告函》发送，并在系统中跟踪函件签收回执，最终促成双方签订《延期交付协议》。（四）定期汇总与风险预警：主动管控履约风险操作目标：通过数据汇总分析，提前识别履约风险，为决策提供支持。操作步骤：周期性汇总：系统自动按日/周/月《合同履行汇总报表》，包含“合同总数”“正常履行数”“延迟履行数”“未解决异常数”“风险等级分布”（低/中/高）等指标。风险指标分析：设置风险预警阈值（如“延迟节点超过3个”“异常问题未解决超过5个工作日”），当触发阈值时，系统自动向合同管理部门负责人发送预警提醒。风险应对决策：合同管理部门根据预警信息，组织相关部门召开履约风险分析会，制定应对措施（如“暂停支付进度款”“启动备选供应商方案”）。注意：高风险合同需重点关注，每周跟踪进展直至风险解除。（五）履行完成与归档闭环：保证全流程可追溯操作目标：完成合同履约收尾，实现资料归档与经验沉淀。操作步骤：验收确认：最后一个节点完成后，负责人《合同履行完成确认书》（需双方盖章），并在系统中标记合同状态为“已履行完毕”。资料归档：将合同履行过程中的所有记录（节点更新、问题处理、沟通函件、验收文件等）整理归档，形成该合同的完整履约档案，支持后续查阅或审计。经验总结：合同管理部门组织负责人填写《履约经验总结表》，提炼“履约亮点”“存在问题”“改进建议”，同步至企业知识库，为后续合同管理提供参考。三、核心记录模板工具（一）合同履行跟踪总表合同编号合同名称对方单位合同金额（元）履行期限关键节点数量当前状态负责人CG-2024-001设备采购合同A科技有限公司1,000,0002024-01-01至2024-03-314履行中张*节点1：预付款支付节点2：设备生产完成节点3：现场安装调试节点4：最终验收已完成（2024-01-05）已完成（2024-02-20）进行中（计划2024-03-15）未开始（计划2024-03-25）（二）合同关键节点记录表合同编号节点名称计划完成时间实际完成时间负责人完成情况说明附件清单CG-2024-001设备生产完成2024-02-182024-02-20李*设备已完成全部生产工序，通过出厂前质检《出厂检验报告》（编号：QC2024001）生产进度照片5张CG-2024-001现场安装调试2024-03-15-王*已完成设备基础安装，正在进行软件调试安装现场视频1段，调试日志（截至2024-03-10）（三）合同履行问题反馈与处理表问题编号问题描述发觉时间影响节点紧急程度责任部门处理方案处理结果关闭时间WT-2024-003发包人未按约定提供施工场地，导致安装调试延迟2024-03-08现场安装调试紧急法务部*1.发送《履约催告函》；2.协商签订《场地延期交付协议》2024-03-12签订协议，约定延期至3月20日交付场地2024-03-13WT-2024-004供应商交付的设备配件存在质量问题2024-02-25设备生产完成一般采购部*1.要求供应商*免费更换；2.扣减5%货款2024-03-05完成更换，质保金扣款确认函已收到2024-03-06（四）合同履行定期汇总分析表（2024年3月）汇总周期合同总数正常履行数延迟履行数未解决异常数风险等级分布（低/中/高）改进建议2024年3月151032低：10；中：4；高：11.加强与供应商*的交期沟通，提前确认生产进度；2.优化场地交付流程，明确发包人责任节点四、高效使用关键要点（一）保证数据及时性与准确性节点状态、问题反馈等信息需在发生后24小时内录入系统，避免信息滞后导致判断失误；的附件需清晰完整（如验收报告需盖章扫描件），保证可追溯性。（二）明确权责边界，避免推诿每个节点需指定唯一负责人，跨部门协作时通过“协同人”功能同步信息，责任部门需在规定时限内响应问题（一般问题24小时，紧急问题2小时），保证问题快速落地。（三）建立跨部门沟通机制合同管理部门每周组织一次履约例会，通报系统中的高风险合同和未解决问题，协同相关部门制定解决方案；涉及重大风险（如对方违约可能造成重大损失）时，需立即上报管理层。（四）动态调整风险预警阈值根据企业历史履约数据，定期优化风险预警指标（如将“延迟节点超过3个”