合同管理及印章使用规范

合同管理及印章使用规范在企业运营中，合同作为明确权利义务的法律文书，印章作为意志表达的法定凭证，二者管理的规范性直接关系到企业权益的维护与风险的防控。基于实务经验与合规要求，梳理合同管理及印章使用的核心规范，为企业经营筑牢风险防线。一、合同管理：全流程风险防控合同管理需贯穿起草、审核、签订、履行、归档全周期，通过精细化管控降低法律风险。（一）起草环节：筑牢条款合规基础合同起草应以法律法规、行业规范及企业制度为依据，优先采用经法务审定的标准文本。若需定制条款，需提前与法务沟通，确保权利义务设置清晰对等：标的描述需明确规格、数量、质量标准（如“产品合格率≥98%”）；价款支付需约定节点（如“货到验收后3个工作日内付至70%”）与方式（对公账户转账）；违约责任需兼具约束性与可操作性（如“逾期交货按日支付合同金额0.5%的违约金”），避免“协商解决”等模糊表述。（二）审核环节：多部门协同把关合同需经业务、法务、财务三部门协同审核，形成闭环管理：业务部门初审：核查业务逻辑合理性（如交货周期是否匹配产能）、对方履约能力（如历史合作记录）；法务部门复核：审查法律合规性（如免责条款是否无效、争议管辖是否明确）；财务部门校验：评估财税合规性（如发票类型、付款周期对现金流的影响）。审核意见应以书面形式反馈，修改后重新流转；重大合同（如标的额超[X]或涉重大权益变动）需提交管理层审议。（三）签订环节：主体与形式双重验证签订前需严格审查对方主体资格：核查营业执照、资质证书有效性，通过“国家企业信用信息公示系统”查询工商信息，确认无经营异常、失信被执行等风险；法定代表人签字需与备案笔迹核对，授权代表需出具经公证的授权委托书（明确权限与期限）。签字盖章时，仅可使用公章或合同专用章，严禁以财务章、部门章代替；需确保骑缝章完整覆盖文件页码，防止篡改。（四）履行环节：动态跟踪与证据留存建立合同履行台账，记录交货、付款、验收等关键节点，由专人定期核对进度。若遇以下情况，需签订书面协议：合同变更：如标的调整、付款周期延长；合同解除：明确权利义务清算（如已付款项退还、损失分担）。如发生争议，第一时间固定证据（邮件、签收单、沟通录音等），并启动法务介入程序，避免证据灭失或诉讼时效经过。（五）归档环节：电子与纸质双轨管理合同原件由档案管理部门按业务类型、签订时间分类存档，同步电子扫描件至OA或合同管理系统。归档文件需包含：合同文本、审批单、对方资质文件；变更协议、争议处理记录等全套资料。保存期限需符合《档案法》及行业规定，确保审计、合规检查可追溯。二、印章使用：权责清晰的刚性约束印章是企业意志的法定表达，使用需遵循“专人保管、分级审批、全程留痕”原则，杜绝滥用风险。（一）印章保管：专人专责与安全管控企业公章、合同专用章、财务专用章等应分别指定专人保管（如公章由行政部专人保管，财务章由财务部负责人保管），保管人需签订《印章保管责任书》。印章需存放于带锁保险柜，非工作时间封存；保管人离职/调岗时，需办理书面交接手续，监交人全程见证。（二）使用审批：分级授权与流程闭环用印前需填写《用印申请表》，注明事由、文件名称、份数及对方信息，按以下层级审批：常规合同：部门负责人初审→法务复核→分管领导审批；重大事项（如对外担保、关联交易）：总经理/董事会审议。紧急情况下确需先行用印的，需24小时内补全审批手续，严禁“先斩后奏”。（三）用印登记：全程留痕与风险隔离每次用印需在《印章使用登记簿》记录：用印时间、文件摘要、申请人、审批人、份数；用印文件留存复印件/扫描件存档。严禁在空白纸张、空白合同上加盖印章；确因业务需要（如银行开户）的，需经董事长/总经理特批，注明“仅限[具体事项]使用，有效期至[日期]”，并专人跟踪文件回收。三、风险防控与责任追究：以制度约束行为（一）常见风险警示合同风险：主体资格审查不严（与“空壳公司”签约）、条款模糊（质量标准无量化指标）、履行监控缺失（货款超期未催收）；印章风险：私盖印章、空白用印、保管人违规外借印章，易导致企业承担缔约过失、违约责任甚至担保责任。（二）违规责任追究对违规签订合同、滥用印章的行为，视情节给予：行政处分：警告、降职、调岗；经济处罚：扣减绩效奖金；刑事追责：造成重大损失或涉嫌犯罪的，移交司法机关。同时建立“违规行为黑名单”，对多次违规人员解除劳动合同，形成