会议记录与行动计划模板版

会议记录与行动计划模板通用版一、适用范围与典型场景二、详细操作流程（一）会前准备明确会议目标：会议组织者需提前梳理会议核心目的（如“确定Q3产品迭代方向”“解决项目跨部门协作卡点”），并围绕目标设计会议议程。通知参会人员：提前1-2个工作日发送会议通知，包含时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如“请各部门提交Q2工作总结PPT”），并确认参会人员名单。准备模板工具：提前打印或创建电子版会议记录与行动计划模板（可参考本文“模板结构与内容说明”部分），指定专人担任记录员（建议由会议组织者或助理担任）。（二）会中记录基本信息记录：会议开始后，首先记录会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人，以及参会人员（含请假人员，需注明请假事由）。议题讨论跟踪：按照议程逐项记录讨论内容，重点标注：各方观点：简要概括不同参会人的核心意见（如“*建议优先优化用户登录流程，当前转化率仅5%”）；关键信息：数据、事实、引用的重要依据（如“根据用户调研报告，70%用户反馈注册步骤繁琐”）；分歧点：存在争议的内容，需记录不同立场的理由（如“认为需优先考虑技术实现难度，则强调用户体验优先”）。决议与行动项确认：每个议题讨论结束后，当场明确：决议事项：即“会议结论”（如“决议：Q3产品迭代优先优化登录流程，简化注册步骤至3步以内”）；行动项：包含具体任务、负责人、截止时间、所需支持（如“行动项：由负责完成登录流程优化方案，8月15日前提交，需协调前端开发资源”）。（三）会后整理与分发记录复核与补全：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议录音（如有）、笔记补充完善记录，保证内容准确、无遗漏，重点核对决议事项与行动项的完整性。分发与确认：将整理后的会议记录发送至所有参会人员，并附上“请于24小时内核对内容，如有异议请反馈”的提示，保证大家对会议结果达成共识。归档与同步：确认无误后，将会议记录归档至团队共享文档（如企业网盘、项目管理工具），并抄送相关领导或协作部门，保证信息同步。（四）行动项跟进与闭环定期跟踪：行动项负责人需按照截止时间推进任务，记录人或项目经理可通过周例会、项目管理工具（如钉钉、飞书、Trello）每周更新行动项进展。异常处理：若行动项延期或遇到阻碍，负责人需提前1天说明原因并协调资源，必要时提请会议讨论解决方案。结果复盘：所有行动项完成后，记录人需在会议记录中标注“已完成”，并附上成果说明（如“登录流程优化方案已上线，新用户注册转化率提升至8%”），形成“任务-执行-反馈”的闭环。三、模板结构与内容说明（一）会议基本信息表字段填写说明会议名称需体现会议主题，如“2024年Q3产品规划研讨会”日期YYYY年MM月DD日时间开始时间-结束时间（如“14:00-16:00”）地点/线上线下会议室编号或线上会议（如“腾讯会议：X–”）主持人负责把控会议流程的人员记录人负责记录会议内容的人员参会人员列出实际参会人员姓名（用代替，如“、、”），请假人员需注明“请假：*（事由）”会议目标简述本次会议需达成的核心目的（1-2句话）（二）议题讨论与决议记录表议题编号议题主题讨论要点（记录关键观点、数据、分歧）决议事项1Q3产品迭代优先级：用户登录转化率低（5%），需优化；：技术团队当前资源紧张，建议先修复已知bug；数据：用户调研显示70%反馈注册繁琐。决议：优先优化登录流程，简化注册步骤；同步修复高优先级bug。2跨部门协作机制：建议建立周进度同步会；：提议使用项目管理工具实时跟踪任务；分歧：是否需指定专职协调人。决议：每周五16:00召开跨部门进度会，使用飞书项目工具跟踪任务；暂不设专职协调人。（三）行动计划跟踪表行动项编号任务描述负责人截止时间所需支持/资源当前状态（待执行/进行中/已完成/延期）成果/备注（完成后填写）ACT-001完成登录流程优化方案*2024-08-15*协调前端开发资源进行中已完成初稿，待技术评审（2024-08-10）ACT-002修复已知高优先级bug（3个）*2024-08-20测试团队配合回归测试待执行——ACT-003组织跨部门周进度会（首次）*2024-08-16预订会议室，通知参会人员进行中已发送会议通知，参会人员确认无误四、使用要点与注意事项记录客观简洁：避免主观评价（如“*的方案不切实际”），只记录事实与观点；语言精炼，用短语、短句代替冗长描述，重点突出“决议”与“行动项”。行动项可执行：任务描述需具体（如“提交用户调研报告”而非“做调研”），负责人需明确到个人（避免“相关部门”等模糊表述），截止时间需精确到“日”。信息同步及时：会议记录需在24小时内分发，行动项进展需定期同步（建议每周更新），保证所有相关人员实时掌握动态。模板灵活调整：根据会议类型调整模板字段（如“复盘会