合同管理文档撰写及审核模板

合同管理文档撰写及审核工具模板一、适用业务场景业务合作类：如采购与供应、销售代理、服务外包（咨询、技术支持、广告投放等）、战略合作协议等；项目实施类：如工程建设、研发委托、系统集成、项目分包等；资产与权益类：如房屋租赁、设备租赁、知识产权许可/转让、股权代持等；内部管理类：如劳动合同、保密协议、竞业限制协议、内部承包协议等。涉及主体包括企业与企业、企业与个人、企业内部部门间合作，需由业务部门发起、法务部门审核、财务部门协同、管理层审批，保证合同签订与履行全流程可控。二、操作流程指引（一）需求发起与资料准备需求提出：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（见表1），明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（如服务内容、交付标准、付款方式、合作期限等）、预算金额及紧急程度。资料收集：同步收集合作方主体资格证明文件（如营业执照、事业单位法人证书等复印件，加盖公章）、授权委托书（如签约非法定代表人）、过往合作履约记录（如有）、特殊行业资质（如食品经营许可证、施工资质等），保证合作方具备履约能力。（二）合同草案拟定模板选择：根据合同类型优先选用企业标准合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无标准模板时参考行业示范文本，避免条款遗漏。核心条款填写：主体信息：填写合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，与证明文件保持一致；标的与内容：明确产品名称/服务类型、规格型号、数量、质量标准（如国标行标或双方约定标准）、履行期限（具体到年月日或里程碑节点）；权利义务：列明双方核心责任（如供货方按时交付、采购方按时付款，服务方提供技术支持、委托方配合验收等）；价格与支付：约定合同总价、计价方式（固定单价/总价）、币种、付款条件（如预付款比例到货款/进度款比例质保金比例）、支付账户（需与企业对公账户一致）；违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标、拖欠款项等）对应的违约金计算方式（如日万分之五）或赔偿范围，上限不超过合同总额的30%；争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，如被告所在地法院）方式，避免“既仲裁又诉讼”的无效条款；其他约定：如保密条款（明保证密范围、期限）、不可抗力（定义及处理方式）、合同生效条件（签字盖章后生效）、份数（一式X份，双方各执X份，存档X份）等。附件整理：将技术参数、图纸、服务方案、验收标准等作为附件，与具有同等法律效力，需在中注明“附件：1.X；2.X”。（三）内部审核流程业务部门初审：部门负责人审核合同内容与业务需求一致性、条款可行性（如交付周期是否合理、预算是否超支），签字确认后提交法务部门。法务部门审核：重点审核法律合规性（如条款是否违反法律法规、是否存在法律风险）、权责对等性（如双方权利义务是否平衡）、文字表述准确性（如歧义条款、模糊表述），出具《合同审核意见表》（见表2），标注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改意见。财务部门审核：审核付款方式、资金安排是否符合财务制度，发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税务责任等约定是否明确，防范财务风险。管理层审批：根据合同金额（如10万元以上需总经理审批，50万元以上需董事会审批）及重要性，提交对应层级管理层审批，最终签署《合同审批单》作为签订依据。（四）外部沟通与修订意见反馈：将法务、财务审核意见反馈至业务部门，由业务部门与合作方沟通修订，重大条款变更需重新履行内部审核流程。确认版本：双方确认最终合同文本（需标注“最终版本”及版本号），避免口头承诺或非最终版本签署。（五）合同签署与生效签署规范：企业方：由法定代表人或授权代表人签字（需附《授权委托书》），并加盖企业公章（合同专用章）或合同骑缝章；合作方：核对签字人身份（如证件号码复印件）及印章真实性（如公章与营业执照名称一致），必要时要求合作方提供法定代表人证件号码明。生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效（另有约定的除外），生效后1日内将原件移交至档案管理部门。（六）归档与管理档案编号：按“合同类型-年份-序号”规则编号（如“采-2024-001”），登记《合同台账》（见表3），记录合同名称、编号、签约方、金额、履行期限、归档日期、责任人等信息。分类存放：将合同正本、附件、审批单、沟通记录等资料统一归档，电子版同步存储至企业合同管理系统，保存期限不少于合同履行完毕后5年（涉及知识产权、保密事项的保存期限按约定执行）。履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付、验收、付款），定期向法务、财务部门反馈，发觉履约异常（如逾期违约）及时启动应对机制。三、核心表格模板表1：合同需求申请表申请部门需求人申请日期合作方名称统一社会信用代码合作方联系人及电话合同类型（勾选）□采购□销售□服务□租赁□其他：________合同预算金额预计签约日期业务需求描述（可附页）：（如合作背景、标的物/服务具体要求、核心目标等）附件清单（可附页）：□合作方营业执照复印件□授权委托书□资质证明□其他：________部门负责人签字：____________日期：____________表2：合同审核意见表合同名称合同编号审核环节（勾选）□业务初审□法务审核□财务审核□管理层审批审核部门/人审核日期审核意见（可附页）：法律合规性：__________________________条款完整性：__________________________权责对等性：__________________________风险提示：__________________________修改建议：__________________________审核结果（勾选）□同意□修改后同意□不同意（说明原因：________）

审核人签字：____________日期：____________表3：合同台账序号合同编号合同名称签约方合同金额（元）履行期限签署日期归档日期责任人履行状态（□正常□异常□已完成）12…………四、关键风险提示条款完整性：避免遗漏标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心条款，防止合同无效或履行争议。法律合规性：禁止约定违反法律法规的条款（如“合同签订后无需验收”“违约金一律不予支持”），保证条款符合《民法典》《招标投标法》等规定。主体资格审查：签约前核实合作方主体资格，避免与无民事行为能力企业、被吊销营业执照企业签约，防范“签约主体不适格”风险。权责对等原则：避免单方面加重己方责任（如“逾期付款需承担日千分之三违约金，但逾期交付无需承担违约金”），保证双方权利义务平衡。风险规避措施：付款条件与履约进度挂钩（如预付款不超过30%，到货验收后支付60%，质保期满后支付10%）；质量标准明确可验收（如“符合GB/T19001-2016标准，以第三方检测报告为准”）；争议解决优先选择企业所在地法院或仲裁机构，降低异地维权成本。保密与知识产权：涉及技术秘密、商业信息的合同，需明保证密范围、期限及违约责