合同文档审核及签署流程标准化模板

合同文档审核及签署流程标准化模板一、适用范围与典型场景二、标准化操作流程详解（一）合同发起与起草责任主体：业务部门（经办人：某某）操作说明：业务部门根据合作需求，收集合作方主体信息（如营业执照、法定代表人证件号码明等），明确合作标的、数量、质量标准、价款、履行期限、违约责任等核心要素；按照企业合同示范文本（或通用模板）起草合同初稿，保证内容完整、表述准确，无歧义条款；填写《合同发起申请表》（见模板1），注明合同名称、合作方类型（企业/个人）、合同金额、履行期限、关键业务需求等信息，连同合同初稿一并提交至部门负责人审核。输出物：合同初稿、《合同发起申请表》（二）部门初审责任主体：业务部门负责人（审核人：某某）操作说明：业务部门负责人重点审核合同的业务条款合理性，包括：合作需求与合同内容是否匹配、价款与市场行情是否一致、履行期限是否满足业务计划、违约责任是否对等；审核通过后，在《合同发起申请表》“部门初审意见”栏签署意见并签字，连同合同初稿提交至法务部门；若审核不通过，需明确修改意见退回经办人修订。输出物：部门负责人签署的《合同发起申请表》（三）法务合规审核责任主体：法务部门（审核人：某某）操作说明：法务部门重点审核合同的法律合规性，包括：主体资格：合作方是否具备相应的民事行为能力、经营范围是否覆盖合作内容；条款合法性：是否存在违反法律法规、部门规章的条款（如格式条款是否履行提示义务、知识产权归属是否明确）；风险点识别：违约责任、争议解决方式、不可抗力等条款是否存在法律风险，合同文本是否完整（如附件是否齐全、引用文件是否有效）；审核通过后，在《合同发起申请表》“法务审核意见”栏签署“同意”意见；若存在风险，需出具《法务审核意见书》（见附件1），列明具体修改建议及法律依据，退回业务部门协商修订。输出物：法务审核意见签署的《合同发起申请表》或《法务审核意见书》（四）商务谈判与修订（如涉及）责任主体：业务部门（经办人：某某）、法务部门（支持人：某某）操作说明：业务部门根据法务或上级提出的修改意见，与合作方进行商务谈判，协商调整合同条款；谈判达成一致后，业务部门修订合同文本，形成合同修订版；若涉及重大条款变更（如金额、履行期限、违约责任等），需重新提交法务部门审核；填写《合同谈判修订记录表》（见模板2），记录谈判时间、参与人员、主要争议点及最终解决方案，作为合同修订依据。输出物：合同修订版、《合同谈判修订记录表》（五）最终审批责任主体：分管领导/总经理（审批人：某某）操作说明：根据合同金额、业务重要性分级审批（示例：金额≤10万元由分管领导审批，金额＞10万元由总经理审批）；审批人重点审核：合同是否符合企业战略目标、审批流程是否完整、重大风险是否已有效控制；审批通过后，在《合同发起申请表》“最终审批意见”栏签署“同意签署”意见；若审批不通过，需明确原因并终止流程。输出物：最终审批签署的《合同发起申请表》（六）用印与签署责任主体：行政部（用印人：某某）、业务部门（签署人：某某）操作说明：业务部门凭最终审批通过的《合同发起申请表》及合同文本，至行政部申请用印；行政部核对审批手续是否齐全、合同文本是否与审批版本一致，确认无误后加盖企业公章或合同专用章（骑缝章）；用印完成后，业务部门与合作方安排签署：企业方签署人需为法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》，见模板3），签字需清晰可辨，签署日期需与用印日期一致；合作方为企业的，需加盖其公章及法定代表人签字章；为个人的，需签字并按捺手印；签署完成后，业务部门收回合同原件，核对份数（通常一式两份，双方各执一份；若需多份，需在申请表中注明）。输出物：签署完成的合同原件（七）归档与管理责任主体：行政部/档案室（归档人：某某）、业务部门操作说明：行政部在收到合同原件后3个工作日内完成归档：合同文本扫描存档（电子档），按“合同编号-合作方名称-合同类型”命名；合同原件（含附件、审批文件、谈判记录等）入柜保存，建立《合同归档台账》（见模板4），记录合同编号、名称、签署日期、存放位置、借阅记录等信息；业务部门留存合同复印件或电子档，作为后续履约跟踪的依据；合同履行完毕或终止后，业务部门需提交《合同履行情况报告》，归入合同档案。输出物：电子及纸质合同档案、《合同归档台账》三、核心流程表单模板模板1：合同发起申请表合同编号合作方名称合同类型（采购/服务/合作等）合同金额（元）履行期限发起部门经办人联系方式申请日期核心业务需求说明部门初审意见负责人签字：______日期：______法务审核意见审核人签字：______日期：______最终审批意见审批人签字：______日期：______模板2：合同谈判修订记录表合同编号谈判时间谈判地点我方参与人员对方参与人员主要争议点修订方案最终协商结果谈判负责人签字：______日期：______模板3：授权委托书（模板）授权委托书本人（本单位）________（姓名/名称：________，证件号码号/统一社会信用代码：________）系________（项目/合同名称）的法定代表人，现授权________（姓名：________，职务：________）作为我方授权代表，负责与________（合作方名称）就上述合同进行谈判、签署及后续履约相关事宜。授权期限自______年_月_日至______年_月_日，授权代表在授权范围内签署的文件，我方均予以承认。授权人（签字/盖章）：________日期：______年_月_日模板4：合同归档台账归档编号合同编号合同名称合作方签署日期存放位置借阅记录（借阅人/日期/归还日期）四、关键风险控制点主体资质审核：合作方为企业的，需核验其营业执照、近一年度报告及法定代表人证件号码明；为个人的，需核验证件号码原件及履约能力证明（如资产证明、过往业绩），避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。条款完整性：合同必须包含标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法等核心条款，避免“口头约定”或“模糊表述”（如“价款面议”需明确具体金额或计算方式）。审批权限合规：严格按分级审批流程执行，不得越级审批；涉及关联交易的，需额外提交关联交易审批表，保证程序公正。签署规范性：签署人需与授权委托书一致，签字盖章需清晰（公章需加盖在名称或